部门资料借用管理制度

部门资料借用管理制度一、总则（一）目的为规范公司部门资料的借用行为，确保资料的安全与完整，提高资料的使用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间资料的借用管理。（三）基本原则1.确保资料安全原则：借用资料应保证其在借用期间不受损坏、丢失，不被擅自修改、传播。2.规范流程原则：严格按照规定的借用流程进行操作，明确各环节的责任人和时间要求。3.高效使用原则：在保证资料安全的前提下，尽量提高资料的借用效率，满足工作需要。二、资料定义与分类（一）资料定义本制度所指资料包括但不限于文件、档案、报表、数据、技术资料、图纸、合同等各类信息载体。（二）资料分类1.按部门分类：如行政部资料、财务部资料、市场部资料等，明确各部门所拥有的核心资料范围。2.按性质分类：机密资料：涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等重要且需严格保密的资料。重要资料：对公司业务开展有较大影响，具有一定价值的资料。一般资料：日常工作中一般性的资料，如一般性报表、通知等。三、借用流程（一）借用申请1.借用部门如需借用其他部门资料，应填写《资料借用申请表》，详细注明借用资料的名称、数量、借用目的、预计归还日期等信息。2.申请表需由借用部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）审批1.《资料借用申请表》提交至资料所属部门负责人进行审批。2.资料所属部门负责人应根据资料的性质、重要程度以及借用部门的需求等因素进行审核。对于机密资料和重要资料的借用，需经更高级别领导审批。3.审批通过后，资料所属部门负责人在申请表上签署意见并签字。（三）资料交接1.借用申请获得批准后，借用部门与资料所属部门进行资料交接。2.交接双方应在《资料借用登记表》上详细记录资料的名称、数量、版本、交接时间、交接人等信息，并签字确认。3.资料所属部门应按照申请表的要求，将资料整理齐全后移交给借用部门。对于重要资料和机密资料，应安排专人进行交接。（四）借用期限1.借用期限原则上根据借用目的和实际工作需要确定，但最长不得超过[具体期限]。2.如需延长借用期限，借用部门应在借用期限届满前[提前天数]向资料所属部门提出延期申请，填写《资料借用延期申请表》，经资料所属部门负责人审批同意后方可延期。（五）归还1.借用部门应在借用期限届满前，将借用的资料完整、无损地归还给资料所属部门。2.归还时，交接双方应再次核对资料的名称、数量、版本等信息，在《资料借用登记表》上记录归还时间、归还人等，并签字确认。3.资料所属部门应对归还的资料进行检查，如发现资料有损坏、丢失或擅自修改等情况，应及时与借用部门沟通，并按照公司相关规定进行处理。四、资料保管与保护（一）借用部门责任1.借用部门应指定专人负责借用资料的保管，确保资料的安全。2.不得擅自将借用资料转借他人或带出公司范围（因工作需要经批准的除外）。3.按照资料的性质和保管要求，妥善保管借用资料，防止资料受潮、损坏、丢失等情况发生。4.在借用期间，如需对资料进行复印、扫描等操作，应事先征得资料所属部门同意，并按照规定进行操作。（二）资料所属部门责任1.资料所属部门应对本部门资料的借用情况进行跟踪管理，及时提醒借用部门归还资料。2.定期对本部门资料进行清查盘点，确保资料的完整性和准确性。3.对重要资料和机密资料，应采取必要的保密措施，如设置访问权限、加密存储等。（三）保密要求1.对于涉及公司机密的资料，借用部门和个人应严格遵守公司的保密制度，不得向无关人员透露资料内容。2.在借用期间，借用人员应对资料的保密负责，如因借用人员原因导致资料泄露，借用人员应承担相应责任。3.资料使用完毕后，应按照公司规定对资料进行妥善处理，不得随意丢弃或传播。五、监督与检查（一）定期检查1.公司行政部定期对各部门资料借用情况进行检查，检查内容包括借用流程的执行情况、资料的保管情况、归还情况等。2.检查方式可采取查阅《资料借用申请表》、《资料借用登记表》、实地查看资料等。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，行政部应及时发出整改通知，要求相关部门和人员限期整改。2.如发现借用部门未按规定归还资料、擅自转借资料、损坏或丢失资料等情况，应根据情节轻重，对借用部门负责人和直接责任人进行批评教育、警告、罚款等处理。3.对于因资料借用导致公司机密泄露或造成重大损失的，将依法追究相关部门和人员的法律责任。六、培训与宣传（一）培训1.行政部定期组织公司员工进行资料借用管理制度培训，使员工了解制度的内容和要求。2.培训内容包括借用流程、资料保管与保护、保密要求、违规处理等方面。3.通过培训，提高员工对资料借用管理的重视程度，确保制度的有效执行。（二）宣传1.利用公司内部宣传栏、邮件、办公系统等渠道，宣传资料借用管理制度的重要性和相关规定。2.及时发布资料借用管理的最新动态和要求，使员工能够随时了解