公司报销管理制度5篇

公司报销管理制度5篇一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项业务活动的顺利开展，特制定本报销管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，不得伪造、变造。2.合理性原则：报销费用应符合公司业务实际需要，具有合理性。3.合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规和公司相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写《费用申请表》，详细注明费用事由、预计金额、支付方式等，并按照公司审批权限提交相关领导审批。2.审批通过后，员工方可进行费用支出。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集整理相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并确保凭证内容完整、真实、合法。2.员工应在报销凭证上签字，并注明费用所属项目、日期等信息。3.将整理好的报销凭证粘贴在《费用报销单》上，按照报销单格式要求填写各项内容，如报销人姓名、部门、费用明细、金额等。4.填写完毕后，将《费用报销单》及相关报销凭证提交给部门负责人进行初审。（三）部门初审1.部门负责人对报销事项的真实性、合理性、合规性进行审核，重点审核费用是否与工作相关、金额是否合理、凭证是否齐全等。2.如审核通过，部门负责人在《费用报销单》上签字确认；如审核不通过，应注明原因并退回报销人。（四）财务审核1.报销凭证及《费用报销单》提交至财务部门后，财务人员对报销内容进行详细审核，包括发票真伪、报销标准、审批流程等。2.财务人员有权要求报销人提供补充说明或相关证明材料。3.如审核通过，财务人员在《费用报销单》上签字；如审核不通过，应及时与报销人沟通，说明原因并要求其修改或补充相关资料。（五）审批报销1.财务审核通过后的报销单据，按照公司审批权限提交给各级领导审批。2.审批人应认真审核报销内容，签署审批意见。如审批通过，在《费用报销单》上签字；如审批不通过，应说明理由并退回报销单。（六）报销支付1.经各级领导审批通过的报销单据，财务部门根据公司资金情况安排支付。2.支付方式包括现金支付、银行转账等。对于符合银行转账条件的报销款项，原则上采用银行转账方式支付。3.财务人员在完成报销支付后，应在《费用报销单》上加盖"已支付"印章，并将报销凭证归档保存。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：员工乘坐飞机应根据公司规定的职级标准选择舱位，经济舱机票实报实销。如因特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱，需提前经上级领导批准。火车票：按照实际购买的车票金额报销，原则上应乘坐火车硬座或硬卧，如因工作需要乘坐软卧或高铁一等座，需经上级领导批准。长途汽车票：按照实际购买的车票金额报销。市内交通费：员工在出差地市内因工作需要乘坐出租车、公交车等交通工具的费用，按照实际发生金额报销，但应注明乘坐事由。2.住宿费用根据公司出差目的地的不同，设定相应的住宿标准。一般地区按照[x]元/晚的标准报销，一线城市及经济发达地区按照[x]元/晚的标准报销。同性员工两人及以上一同出差，应合住标准间，如因特殊情况需要单独住宿，需经上级领导批准。3.餐饮补贴出差期间的餐饮补贴按照出差自然天数计算，标准为[x]元/天。员工应在出差地合理安排餐饮，原则上不再报销其他餐饮费用，但因业务招待等特殊情况除外。（二）业务招待费1.业务招待应遵循必要性、合理性、合规性的原则，严格控制招待费用支出。2.招待费用报销时，应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间、招待地点等信息，并附上相应的发票和消费清单。3.业务招待费的报销标准根据招待对象和业务性质确定，一般每次招待费用不得超过[x]元，如因特殊情况需要超过标准的，需提前经上级领导批准。（三）办公费1.办公用品、办公设备等的采购应按照公司相关规定进行，原则上应通过公司指定的供应商采购，并取得正规发票。2.办公费用报销时，应提供采购清单、发票等凭证，经部门负责人审核后报销。3.对于价值较高的办公设备，如电脑、打印机等，应按照公司固定资产管理规定进行采购和入账，不得在办公费中列支。（四）通讯费1.员工因工作需要使用个人手机或其他通讯设备的，公司给予一定的通讯补贴。通讯补贴标准根据员工职级确定，具体标准为[x]元/月。2.通讯补贴在工资中发放，不再另行报销通讯费用。但如员工因工作需要产生的特殊通讯费用，如长途话费、国际漫游费等，经部门负责人审核后可单独报销。（五）其他费用1.其他费用的报销标准根据公司实际情况和相关规定执行，如培训费用、会议费用、车辆费用等。2.员工在报销其他费用时，应提供相应的审批文件、发票、合同等凭证，按照规定的报销流程进行报销。四、报销凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。2.发票上应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具发票。4.对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销。（二）收据要求1.行政事业性收费收据、财政监制的收据等可以作为报销凭证，但应确保收据内容真实、合法。2.其他收据一般不得作为报销凭证，但在某些特殊情况下，如支付给个人的小额费用等，经财务部门审核同意后可以报销，但应注明原因。（三）其他凭证要求1.除发票和收据外，报销还可能需要提供其他相关凭证，如合同、协议、清单、审批文件等。2.这些凭证应与报销事项相关，能够证明费用支出的真实性、合理性和合规性。3.凭证应清晰、完整，如有复印件应注明"与原件相符"并加盖提供单位公章。五、报销期限（一）一般规定员工应在费用发生后[x]个工作日内办理报销手续，如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并在[x]个工作日内完成报销。（二）跨年费用对于当年发生的费用，原则上应在次年[x]月[x]日前报销完毕。如因特殊原因未能在规定时间内报销的，需经财务部门审核同意后，方可在次年报销，但应注明费用所属年度。六、特殊情况处理（一）预付款项1.因业务需要提前支付款项的，如采购预付款、出差借款等，员工应填写《预付款申请表》，按照公司审批权限提交相关领导审批。2.预付款项支付后，员工应在规定时间内办理报销手续，并冲抵预付款项。如预付款项有剩余，应及时退回公司。3.对于长期未办理报销手续的预付款项，财务部门有权从员工工资中扣除。（二）零星采购无发票情况1.员工在零星采购过程中，如因特殊原因无法取得发票的，应填写《无发票费用报销说明》，详细注明采购事项、金额、原因等，并提供相关证明材料，如采购清单、收据、送货单等。2.经部门负责人审核、财务部门审批后，可按照公司规定的报销流程报销，但报销金额不得超过[x]元。3.对于无发票费用报销，财务部门应定期进行统计和分析，如发现异常情况应及时与相关部门沟通核实。（三）多人共同费用1.多人共同发生的费用，如出差、培训、会议等，应由一人负责收集整理报销凭证，并填写《费用报销汇总表》，注明每个人的费用明细。2.报销时，应将《费用报销汇总表》及相关报销凭证一并提交给财务部门，按照规定的报销流程进行报销。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对报销情况进行审计，检查报销凭证的真实性、合法性、合理性，以及报销流程的执行情况。如发现问题，应及时要求相关部门和人员进行整改，并追究相关责任。（二）财务监督财务部门负责对报销业务进行日常监督，审核报销凭证和报销流程的合规性。对于不符合规定的报销事项，应及时提出整改意见，并拒绝报销。（三