车辆报销管理制度通知

车辆报销管理制度通知一、总则（一）目的为加强公司车辆费用的管理，规范车辆报销流程，合理控制费用支出，提高车辆使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有车辆，包括公司自有车辆和租赁车辆。（三）基本原则1.预算控制原则：车辆费用报销应严格按照年度预算执行，确保费用支出在预算范围内。2.合规性原则：报销费用必须符合国家法律法规和公司相关规定，严禁虚报、冒领等违规行为。3.真实性原则：报销凭证必须真实、有效，能够准确反映车辆使用情况和费用支出明细。4.审批流程规范原则：严格执行费用报销审批流程，确保审批环节严谨、公正。二、车辆费用分类及报销标准（一）车辆购置费用1.定义：指公司因购置车辆而发生的各项费用，包括车辆价款、购置税、保险费、上牌费等。2.报销标准：车辆购置必须按照公司规定的流程进行审批，经批准后购置的车辆方可报销相关费用。购置车辆的费用应根据公司实际需求和预算安排，合理选择车辆型号和配置，避免不必要的浪费。车辆购置税按照国家规定的税率计算，保险费根据车辆价值和保险条款确定，上牌费按照当地车管所的收费标准执行。（二）车辆保险费用1.定义：指为公司车辆购买的各类保险费用，包括交强险、商业险等。2.报销标准：车辆保险应按照公司规定的保险范围和保额进行购买，确保车辆在使用过程中的风险得到有效保障。保险费用应根据车辆价值、使用性质、行驶里程等因素进行合理定价，不得购买过高或不必要的保险险种。保险费用的报销应提供正规的保险发票和保险单，报销金额以实际支付的保险费用为准。（三）车辆维修保养费用1.定义：指公司车辆因维修、保养而发生的各项费用，包括零部件更换、工时费、保养费等。2.报销标准：车辆维修保养应按照车辆使用说明书和保养手册的要求进行，定期进行保养和维护，确保车辆性能良好。车辆维修保养必须选择正规的维修保养厂家，维修保养费用应合理、透明，不得虚报、冒领。维修保养费用的报销应提供维修保养发票、维修清单、结算单等相关凭证，报销金额以实际发生的费用为准。（四）车辆加油费用1.定义：指公司车辆因加油而发生的费用。2.报销标准：车辆加油应按照公司规定的加油卡管理制度执行，使用公司统一办理的加油卡进行加油。加油费用应根据车辆实际行驶里程和油耗标准进行合理报销，严禁使用加油卡为非公司车辆加油。加油费用的报销应提供加油发票和加油记录清单，报销金额以实际加油金额为准。（五）车辆过路过桥费用1.定义：指公司车辆在行驶过程中因通过收费站、桥梁等而发生的费用。2.报销标准：车辆过路过桥费用应根据实际行驶路线和收费标准进行报销，确保费用支出真实、合理。过路过桥费用的报销应提供正规的发票和过路费清单，报销金额以实际支付的费用为准。（六）车辆租赁费用1.定义：指公司因业务需要租赁车辆而发生的费用。2.报销标准：车辆租赁必须按照公司规定的租赁流程进行审批，经批准后签订租赁合同。租赁费用应根据租赁车型、租赁期限、租赁方式等因素进行合理定价，确保租赁费用合理、公正。租赁费用的报销应提供租赁合同、租赁发票等相关凭证，报销金额以实际支付的租赁费用为准。三、车辆费用报销流程（一）报销申请1.车辆使用人员在完成车辆相关费用支出后，应及时填写《车辆费用报销申请表》，详细注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息。2.将填写完整的《车辆费用报销申请表》及相关报销凭证（如发票、维修清单、加油记录等）一并提交给部门负责人。（二）部门负责人审核1.部门负责人对本部门车辆使用人员提交的报销申请进行审核，重点审核费用发生的真实性、合理性、必要性，以及是否符合公司相关规定。2.如审核通过，部门负责人在《车辆费用报销申请表》上签字确认；如审核不通过，应注明原因并退回报销申请。（三）财务审核1.财务部门收到报销申请后，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，检查报销金额是否符合报销标准，报销凭证是否齐全、有效。2.财务人员根据公司财务制度和相关规定，对报销费用进行核算和记账，确保费用报销准确无误。3.如财务审核通过，财务人员在《车辆费用报销申请表》上签字确认；如审核不通过，应注明原因并退回报销申请。（四）审批人审批1.根据公司费用报销审批权限规定，报销申请提交给相应的审批人进行审批。2.审批人应认真审核报销申请，对费用的真实性、合理性、必要性进行全面评估，做出审批决定。3.如审批通过，审批人在《车辆费用报销申请表》上签字批准；如审批不通过，应注明原因并退回报销申请。（五）报销支付1.经审批通过的报销申请，财务部门按照公司财务制度和相关规定进行报销支付。2.报销支付方式可以选择银行转账、现金支付等方式，具体支付方式根据公司财务规定和实际情况确定。3.财务人员在完成报销支付后，应及时将报销凭证进行整理、归档，以便日后查阅。四、车辆费用预算管理（一）预算编制1.每年末，公司各部门应根据下一年度的工作任务和车辆使用计划，编制本部门的车辆费用预算。2.车辆费用预算应包括车辆购置费用、保险费用、维修保养费用、加油费用、过路过桥费用、租赁费用等各项明细，并详细说明费用预算的依据和理由。3.各部门编制的车辆费用预算经部门负责人审核后，提交给公司财务部门。（二）预算审核与汇总1.财务部门收到各部门提交的车辆费用预算后，对预算的合理性、准确性进行审核。2.财务部门根据公司年度经营目标和财务状况，对各部门的车辆费用预算进行汇总和平衡，形成公司年度车辆费用预算草案。（三）预算审批1.公司年度车辆费用预算草案提交给公司管理层进行审批。2.公司管理层根据公司年度经营目标和财务状况，对车辆费用预算草案进行审议和批准，确定公司年度车辆费用预算。（四）预算执行与控制1.公司各部门应严格按照公司年度车辆费用预算执行，确保费用支出在预算范围内。2.财务部门应定期对车辆费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.如因特殊原因需要调整车辆费用预算，应按照公司预算调整流程进行审批，经批准后实施预算调整。五、车辆使用管理（一）车辆调度1.公司设立车辆调度岗位，负责公司车辆的调度和安排。2.车辆调度人员应根据公司业务需求和车辆使用情况，合理安排车辆的使用，确保车辆使用效率最大化。3.车辆调度人员应建立车辆使用台账，详细记录车辆的使用时间、使用人员、使用事由、行驶里程等信息。（二）车辆使用登记1.车辆使用人员在使用车辆前，应到车辆调度人员处进行车辆使用登记，填写《车辆使用登记表》，注明使用时间、使用人员、使用事由、预计行驶里程等信息。2.车辆调度人员根据车辆使用登记情况，合理安排车辆的使用，并发放车辆钥匙和相关证件。3.车辆使用人员在使用车辆过程中，应严格按照车辆使用登记表上注明的使用事由和行驶里程使用车辆，不得擅自改变使用用途和行驶路线。（三）车辆归还1.车辆使用完毕后，车辆使用人员应及时将车辆归还到指定地点，并将车辆钥匙和相关证件交还给车辆调度人员。2.车辆调度人员在车辆归还时，应检查车辆的外观、内饰、行驶里程、油量等情况，如发现车辆有损坏或异常情况，应及时通知车辆使用人员并进行处理。3.车辆使用人员应如实向车辆调度人员报告车辆使用过程中发生的问题和情况，如车辆故障、交通事故等，以便及时进行维修和处理。（四）车辆安全管理1.公司车辆必须定期进行安全检查和维护，确保车辆性能良好，安全设施齐全有效。2.车辆使用人员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车，不得疲劳驾驶、酒后驾驶、超速行驶等违规行为。3.如发生交通事故，车辆使用人员应立即停车，保护现场，及时报警，并向公司车辆调度人员报告。公司应积极配合相关部门进行事故处理，并按照公司相关规定进行理赔和责任追究。六、车辆费用报销的监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对车辆费用报销情况进行审计，检查报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销流程是否符合规定。2.内部审计部门应根据审计结果，提出改进建议和意见，督促相关部门和人员进行整改。（二）财务检查1.公司财务部门定期对车辆费用报销情况进行检查，重点检查报销费用是否符合报销标准，报销凭证是否齐全、有效，报销流程是否规范。2.财务部门应根据检查结果，及时发现和纠正车辆费用报销过程中存在的问题，确保费用报销准确无误。（三）违规