会计电算机管理制度

会计电算机管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会计电算机的使用与管理，提高会计工作效率，保证会计信息的准确性、及时性和安全性，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有使用会计电算机进行财务核算及管理的部门和人员。（三）管理原则1.合法性原则：严格遵守国家有关会计电算化的法律法规和财务制度。2.安全性原则：确保会计电算机系统的安全，防止数据丢失、泄露和被篡改。3.准确性原则：保证会计数据的录入、处理和输出准确无误。4.高效性原则：充分利用会计电算机技术，提高会计工作效率。二、会计电算机系统管理（一）系统选型与配置1.根据公司业务需求和发展规划，选择适合的会计电算化软件，并确保软件具备合法的版权和资质。2.按照软件要求配置相应的硬件设备，包括服务器、计算机、打印机、存储设备等，确保设备性能稳定、满足工作需求。3.对硬件设备进行定期检查和维护，及时更换老化或故障部件，保证设备正常运行。（二）系统安装与初始化1.由专业技术人员按照软件安装指南进行会计电算机系统的安装，确保安装过程顺利、无错误。2.在系统安装完成后，进行初始化设置，包括账套建立、会计科目设置、凭证类型设置、人员权限设置等，确保初始化数据准确无误。3.初始化完成后，对系统进行全面测试，检查各项功能是否正常，数据是否准确，确保系统能够正式投入使用。（三）系统升级与维护1.关注会计电算化软件供应商发布的软件升级信息，及时评估升级对公司财务工作的影响。2.根据评估结果，在确保数据安全和业务正常运行的前提下，安排专业技术人员进行系统升级操作。3.定期对会计电算机系统进行维护，包括数据备份、磁盘清理、病毒查杀等，确保系统运行速度和稳定性。4.建立系统维护日志，记录系统维护的时间、内容、维护人员等信息，以便追溯和查询。三、会计电算机操作管理（一）操作人员管理1.明确会计电算机操作人员的岗位职责，操作人员应经过专业培训，熟悉会计电算化软件的操作流程和功能。2.为每位操作人员设置独立的用户名和密码，并要求操作人员定期更换密码，确保账号安全。3.对操作人员的权限进行严格管理，根据工作需要授予相应的操作权限，严禁越权操作。（二）操作流程规范1.操作人员在使用会计电算机前，应检查设备及软件是否正常运行，如有异常及时报告。2.按照规定的会计核算流程进行操作，包括凭证录入、审核、记账、结账等，确保会计数据的准确性和完整性。3.在凭证录入过程中，应认真核对原始凭证，确保录入的凭证信息与原始凭证一致。对于不真实、不合法的原始凭证，有权拒绝录入。4.凭证录入完成后，应及时进行审核，审核人员应认真核对凭证内容，确保凭证无误后进行审核签字。审核通过的凭证才能进行记账操作。5.每月结账前，应对本月的会计数据进行全面核对，确保账账相符、账证相符、账实相符。结账后，应打印输出当月的会计报表和账簿。（三）数据备份与恢复1.定期对会计电算机系统中的数据进行备份，备份周期根据公司实际情况确定，一般为每天或每周备份一次。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，如磁带、光盘、移动硬盘等，并分别存储在不同的地点，以防数据丢失。3.建立数据备份登记制度，记录备份时间、备份内容、备份介质等信息，以便查询和管理。4.在需要恢复数据时，应按照规定的操作流程进行数据恢复操作，并确保恢复的数据准确无误。恢复数据前，应对备份数据进行检查，确保备份数据完整可用。四、会计电算机档案管理（一）档案内容1.会计电算机系统的各类文档资料，包括软件安装手册、操作手册、维护手册、用户手册等。2.会计凭证、账簿、报表等会计数据的电子备份文件。3.系统运行过程中产生的日志文件，如操作日志、错误日志、维护日志等。4.其他与会计电算机系统相关的重要资料。（二）档案存储与保管1.对会计电算机档案进行分类存储，建立相应的档案目录，便于查找和管理。2.档案存储介质应选择质量可靠、存储寿命长的产品，并定期对存储介质进行检查和维护，防止数据丢失。3.会计电算机档案应存放在安全、干燥、通风的环境中，避免受到潮湿、高温、磁性等因素的影响。4.档案保管期限应按照国家有关规定执行，期满后如需销毁，应按照规定的程序进行审批和销毁。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅会计电算机档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自复制、修改或删除档案内容。3.如需借阅会计电算机档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限和归还日期，并经部门负责人和财务负责人批准后，方可借阅。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记或损坏。借阅期满后，应及时归还档案。五、会计电算机安全管理（一）物理安全1.会计电算机设备应放置在专门的机房内，机房应具备防火、防盗、防潮、防尘、防静电等设施。2.机房应配备必要的安全设备，如灭火器、监控摄像头、门禁系统等，确保机房安全。3.对机房的温度、湿度、电力供应等环境条件进行实时监测，确保设备在适宜的环境中运行。（二）网络安全1.建立健全会计电算机网络安全管理制度，加强网络安全防护措施，防止网络攻击和数据泄露。2.安装防火墙、杀毒软件、入侵检测系统等网络安全软件，定期更新软件版本和病毒库，确保网络安全。3.对会计电算机网络进行定期扫描和漏洞检测，及时发现并修复网络安全漏洞。4.严格控制网络访问权限，限制外部人员对公司会计电算机网络的访问，对内部人员的网络访问进行审计和监控。（三）数据安全1.对会计电算机系统中的数据进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性。2.建立数据访问控制机制，根据操作人员的权限设置不同的数据访问级别，防止未经授权的人员访问数据。3.定期对数据进行备份，并将备份数据存储在安全的地方，以防止数据丢失。同时，对备份数据进行定期检查，确保备份数据的完整性和可用性。4.加强对会计电算机系统的审计和监控，记录所有与数据相关的操作，以便及时发现和处理异常情况。六、会计电算机培训与考核（一）培训计划1.根据公司业务发展和人员变动情况，制定会计电算机培训计划，明确培训内容、培训时间、培训对象等。2.培训内容应包括会计电算化软件的操作技能、系统管理知识、网络安全知识、数据备份与恢复等方面。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式，以满足不同人员的学习需求。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训工作，确保培训质量和效果。培训过程中，应注重理论与实践相结合，通过实际操作案例加深学员对培训内容的理解和掌握。2.为每位学员建立培训档案，记录培训时间、培训内容、考核成绩等信息，以便跟踪学员的学习情况。3.在培训结束后，对学员进行考核，考核方式可采用理论考试、实际操作考核等多种形式。考核成绩应作为学员晋升、调薪等的参考依据。（三）考核评估1.定期对会计电算机培训与考核工作进行评估，总结经验教训，不断改进培训内容和方式，提高培训质量和效果。2.根据考核评估结果，对表现优秀的学员和培训教师进行表彰和奖励，对未达到考核要求的学员进行补考或重新培训。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对会计电算机系统的使用与管理情况进行审计，检查制度执行情况、操作流程规范性、数据安全性等方面的问题。2.审计人员应深入了解会计电算机系统的运行情况，查阅相关资料和记录，与操作人员进行沟通，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）定期检查1.财务部门定期对会计电算机系统进行检查，包括设备运行状况、软件功能使用情况、数据准确性等方面的检查。2.检查人员应按照检查标准进行详细检查，填写检查记录，对发现的问题及时进行处理。对于重大问题，应及时向上级领导汇报。（三）问题整改1.针对内部审计和定期检查中发现的问题，相关部门应制定整改措施，明确整改责任人和整改