项目公司印章管理制度

项目公司印章管理制度总则目的为加强项目公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用流程，特制定本制度。适用范围本制度适用于项目公司各部门及下属分支机构，适用于项目公司所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。印章管理原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.专人负责原则：明确专人负责印章管理，确保印章安全。3.审批使用原则：印章使用须经严格审批，确保用印事项合法、合规、合理。4.登记备案原则：对印章的刻制、启用、变更、停用、销毁等情况进行详细登记备案。印章的刻制与启用印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。2.审批通过后，由综合管理部门统一办理印章刻制手续，选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，综合管理部门应及时将印章移交印章保管人，并填写《印章交接登记表》。印章启用1.新印章启用前，须在公司内部发布启用通知，明确印章名称、启用日期、使用范围等信息。2.印章保管人应在《印章使用登记簿》上记录印章启用时间，并留存印章印模。印章的保管保管人员1.项目公司应指定专人负责印章保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，须经公司领导批准，并办理书面委托手续。保管方式1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章盒等，确保印章安全。2.印章保管场所应配备必要的安全设施，如防盗、防火、防潮等设施，防止印章损坏或丢失。保管要求1.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应措施。2.印章保管人员应严格遵守印章保管规定，不得私自使用印章或在空白纸张、文件上加盖印章。3.印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，须办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方及监交人签字确认。印章的使用使用范围1.公章：用于项目公司对外的正式文件、报告、合同、协议等；代表公司签署重要文件、信函等；办理公司各类资质申报、证照年检等手续；其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章：用于项目公司签订各类合同、协议等经济往来文件。3.财务专用章：用于项目公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法人章：用于项目公司法定代表人授权的特定事项，如支票背书、法人授权书签字等。5.部门章：用于项目公司各部门内部文件、通知、报表等，不得对外使用。使用流程1.申请：用印部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：根据用印事项的性质和金额，按照公司审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项由公司分管领导审批；重大事项由公司总经理审批。3.用印：印章保管人在审核《印章使用申请表》及相关审批手续齐全后，方可在规定位置加盖印章，并在《印章使用登记簿》上记录用印时间、用印事项、用印人等信息。4.登记：用印完毕后，印章保管人应将《印章使用申请表》及相关文件资料存档保管，以备查阅。使用限制1.严禁在空白纸张、文件、合同上加盖印章。如因特殊情况需要先加盖印章的，须经公司领导批准，并在印章使用后及时补填相关内容。2.不得超范围、超权限使用印章，不得擅自将印章携带外出使用。如因工作需要携带外出的，须经公司领导批准，并办理书面借用手续，用印完毕后及时归还。3.印章使用必须清晰、端正，不得模糊、重叠。如发现印章损坏或字迹不清，应及时报告公司领导，并申请更换印章。印章的变更与停用印章变更1.因公司名称变更、经营范围调整、印章损坏等原因需要变更印章时，由综合管理部门填写《印章变更申请表》，详细说明变更原因及变更内容，并经公司领导审批。2.审批通过后，由综合管理部门按照印章刻制流程办理印章变更手续，新印章启用后，原印章同时废止。3.印章变更后，综合管理部门应及时在公司内部发布变更通知，更新相关文件资料，并对印章使用登记簿等进行相应调整。印章停用1.因公司机构调整、业务终止、印章损坏等原因需要停用印章时，由综合管理部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经公司领导审批。2.审批通过后，印章保管人应将停用印章交回综合管理部门，并在《印章使用登记簿》上注明停用日期。3.综合管理部门对停用印章进行封存保管，并按照规定进行销毁。印章的销毁销毁原因1.印章磨损严重，无法正常使用。2.印章停用后，不再具有使用价值。3.因公司名称变更、机构调整等原因，原印章已不再适用。销毁流程1.印章保管人填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、编号、启用时间、停用时间、销毁原因等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。2.审批通过后，由综合管理部门会同审计部门等相关人员对拟销毁印章进行审核，确认无误后，共同监督印章销毁过程。3.印章销毁可采用粉碎、焚烧等方式进行，确保印章无法复原。销毁过程中，应由专人负责记录销毁时间、地点、方式等信息，并填写《印章销毁登记表》。4.印章销毁完毕后，《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料由综合管理部门存档保管。监督与检查监督部门公司审计部门负责对印章管理情况进行定期监督检查，确保印章管理规范、安全。检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、变更、停用、销毁等环节。2.印章使用审批手续的完备性，是否存在未经审批擅自使用印章的情况。3.印章保管的安全性，印章保管场所是否符合要求，保管人员是否严格遵守保管规定。4.印章使用登记簿的记录情况，是否及时、准确、完整。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印