规范工程合同管理制度

规范工程合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类工程合同的管理，包括但不限于建筑工程、安装工程、装饰装修工程、市政工程等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规和政策的要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平、公正，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同义务。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.业务部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格进行审查，包括营业执照、资质证书、安全生产许可证等相关证照的真实性、有效性。2.审查合同对方的经营范围、经营状况、信誉等情况，确保其具备履行合同的能力。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，必要时可委托律师事务所等专业机构进行尽职调查。（二）合同条款拟定1.合同条款应明确、具体、完整，包括工程名称、地点、内容、规模、工期、质量标准、价款及支付方式、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等。2.对于工程质量条款，应明确质量验收标准、验收程序、质量保修期限及责任等。3.价款及支付方式条款应明确合同总价、计价方式、付款节点、支付比例等，确保支付条款合理、可行。（三）合同审批流程1.业务部门起草合同初稿后，应提交至法务部门进行合法性审查。法务部门应重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。2.经法务部门审查通过的合同，提交至财务部门进行财务条款审查。财务部门应审查付款方式、结算方式等是否符合公司财务规定，是否存在财务风险。3.业务部门、法务部门、财务部门审查通过后，合同提交至公司分管领导审批。分管领导根据合同内容及相关部门意见进行审批，签署审批意见。4.对于重大合同或涉及金额较大的合同，需提交至公司总经理办公会或董事会审议通过。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门与合同对方签订正式合同。签订合同时，应确保合同双方签字盖章齐全，合同文本内容与审批通过的文本一致。2.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室存档，并将合同副本分发给相关部门，如法务部门、财务部门、项目管理部门等。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，向项目管理部门、施工单位、监理单位等详细介绍合同内容、双方权利义务、违约责任等。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底人员签字确认。（二）工程进度管理1.项目管理部门应根据合同约定的工期要求，制定详细的工程进度计划，并组织施工单位按照计划实施。2.定期对工程进度进行检查和评估，及时发现和解决影响工程进度的问题。如因不可抗力或其他原因导致工程进度延误，应及时按照合同约定办理工期顺延手续。（三）工程质量管理1.施工单位应严格按照合同约定的质量标准进行施工，建立质量管理体系，加强质量控制。2.项目管理部门应加强对工程质量的监督检查，定期进行质量检查和验收。对不符合质量标准的工程，应责令施工单位限期整改，直至达到合同要求。（四）工程价款支付管理1.财务部门应按照合同约定的付款方式和付款节点，及时办理工程价款支付手续。2.付款前，业务部门应提交相关资料，如工程进度报告、质量验收报告、发票等，经项目管理部门审核确认后，财务部门进行付款审核。3.严格控制工程价款支付，确保支付金额准确无误，避免超付、误付等情况发生。（五）合同变更管理1.如因工程实际情况需要变更合同内容，业务部门应及时与合同对方协商，签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、原因、价款调整等事项，并按照合同审批流程进行审批。3.项目管理部门应根据变更协议调整工程进度计划、质量标准等，确保工程顺利进行。四、合同风险管理（一）风险识别与评估1.法务部门应定期对公司工程合同进行风险识别和评估，分析合同履行过程中可能存在的风险，如法律风险、财务风险、质量风险、安全风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，明确责任部门和责任人。（二）风险应对措施1.对于法律风险，加强合同合法性审查，聘请专业律师提供法律咨询服务，及时处理合同纠纷。2.对于财务风险，严格控制工程价款支付，加强财务审计和监督，防范资金风险。3.对于质量风险，加强工程质量监督检查，建立质量保证金制度，确保工程质量符合合同要求。4.对于安全风险，要求施工单位加强施工现场安全管理，购买足额的工程保险，防范安全事故发生。五、合同档案管理（一）档案收集1.业务部门在合同签订后，应及时将合同原件及相关资料交至公司档案室。相关资料包括合同审批表、合同变更协议、工程进度报告、质量验收报告、付款凭证等。2.档案室应指定专人负责合同档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料齐全、完整。（二）档案整理与归档1.档案室对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、项目名称、签订时间等顺序进行编号、装订。2.将整理好的合同档案存入档案柜，并建立电子档案目录，便于查询和管理。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.如需借阅合同档案，应填写《合同档案借阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、复印、转借他人，借阅期满后应及时归还档案室。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，确保合同签订、履行过程合法合规，减少纠纷发生的可能性。2.定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决潜在的问题，避免纠纷升级。（二）纠纷处理流程1.如发生合同纠纷，业务部门应及时向公司汇报，并与合同对方进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，申请仲裁或提起诉讼。在申请仲裁或提起诉讼前，应收集相关证据材料，如合同文本、往来函件、工程进度报告、质量验收报告等。3.公司应委托律师事务所等专业机构代理仲裁或诉讼案件，维护公司合法权益。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对工程合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合本制度要求。2.监督检查可采取自查、抽查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立工程合同管理考