配送公司采购管理制度

配送公司采购管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范配送公司采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保证所采购物资和服务的质量，降低采购成本，满足公司业务运营的需求。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、运输服务等各类物资和服务的采购。3.采购原则质量优先原则：所采购的物资和服务应符合国家相关标准、行业规范以及公司业务要求，确保质量可靠。成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商都有平等的机会参与竞争，不得偏袒任何一方。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行采购合同，维护公司利益和形象。二、采购组织与职责1.采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责统筹管理公司的采购工作。采购部门根据业务需要可设置采购经理、采购专员等岗位。2.采购部门职责制定采购计划：根据公司业务需求和库存情况，制定年度、季度和月度采购计划，明确采购物资和服务的种类、数量、时间等要求。供应商管理：开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核和评价。采购执行：按照采购计划和审批流程，组织实施采购活动，与供应商进行谈判、签订采购合同，并跟踪合同执行情况。采购成本控制：通过市场调研、供应商谈判等方式，降低采购成本，提高采购资金使用效率。质量控制：参与采购物资和服务的验收工作，确保所采购的物资和服务符合质量要求。信息管理：收集、整理和分析采购相关信息，为公司决策提供支持。3.其他部门职责需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、型号、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收和使用反馈。财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况。质量部门：参与采购物资和服务的质量验收工作，提供质量标准和检验方法，对不合格品提出处理意见。三、采购流程1.采购需求提出需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资和服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途、预计到货时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购需求的合理性、必要性进行审核，签署意见后报分管领导审批。2.采购计划制定采购部门根据批准的《采购申请表》，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资和服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。3.供应商选择与评估采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件。采购部门组织对合格供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务、信誉等方面。根据评估结果，建立供应商档案，确定合格供应商名单，并定期对供应商进行考核和评价。4.采购谈判与合同签订采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资和服务的价格、质量、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。采购人员根据谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规的要求，内容完整、条款清晰、表述准确。采购合同经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订采购合同。5.采购执行与跟踪采购部门按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资和服务的名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等信息。采购人员跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在问题，应及时采取措施解决，如要求供应商整改、更换供应商等。采购物资和服务到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。6.验收与付款需求部门按照采购合同和相关标准对采购物资和服务进行验收，验收合格后填写《验收单》。如发现质量问题或数量不符，应及时与供应商协商解决，并在《验收单》上注明问题情况。采购部门根据《验收单》和采购合同，办理付款申请手续。付款申请应附采购合同、发票、验收单等相关凭证。财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式1.集中采购适用范围：对于通用性强、采购量大、价值高的物资和服务，如办公用品、燃油、运输车辆等，采用集中采购方式。操作流程：采购部门根据公司需求，制定集中采购计划，统一组织采购活动。通过招标、询价、竞争性谈判等方式选择供应商，签订集中采购合同。各需求部门按照集中采购合同的要求，向采购部门申请领用所需物资和服务。2.分散采购适用范围：对于零星采购、紧急采购以及有特殊要求的物资和服务，采用分散采购方式。操作流程：需求部门填写《采购申请表》，经部门负责人和分管领导审批后，自行组织采购活动。采购人员可通过市场调研、询价等方式选择供应商，签订采购合同。采购完成后，需求部门应将采购情况报采购部门备案。3.招标采购适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。操作流程：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商按照招标文件的要求编制投标文件，提交投标报价、技术方案、售后服务承诺等内容。采购部门组织开标、评标活动，按照评标标准评选出中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标供应商与采购部门签订采购合同。4.询价采购适用范围：对于采购金额较小、市场价格比较透明的物资和服务，采用询价采购方式。操作流程：采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商提供报价单。采购人员对各供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商签订采购合同。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物资和服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，采购人员应将合同草案提交采购部门负责人审核，审核通过后报分管领导审批。审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订采购合同。2.合同执行采购部门应按照采购合同的要求，及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在问题，应及时与供应商沟通协调，要求供应商整改或采取其他措施解决问题。需求部门应配合采购部门做好合同执行工作，按照合同要求验收采购物资和服务，并及时反馈使用情况。3.合同变更在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等。合同变更协议签订前，采购人员应将变更协议草案提交采购部门负责人审核，审核通过后报分管领导审批。审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同变更协议。4.合同终止采购合同履行完毕后，合同自然终止。如因不可抗力、供应商违约等原因导致合同无法继续履行，采购部门应及时与供应商协商终止合同，并办理相关手续。合同终止后，采购部门应清理合同文件，整理归档，并对合同执行情况进行总结分析，为今后的采购工作提供参考。六、采购成本控制1.成本预算编制采购部门根据公司业务需求和采购计划，编制年度采购成本预算。采购成本预算应包括采购物资和服务的种类、数量、价格、预计采购金额等内容。采购成本预算经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后，作为采购成本控制的依据。2.成本分析与监控采购部门定期对采购成本进行分析，比较实际采购成本与预算成本的差异，分析差异产生的原因，并采取相应的措施进行控制。采购人员在采购过程中，应密切关注市场价格变化，及时调整采购策略，降低采购成本。同时，应加强与供应商的谈判，争取更优惠的采购价格和条款。3.成本节约奖励公司建立采购成本节约奖励制度，对在采购工作中通过合理采购策略、谈判技巧等方式实现采购成本节约的部门和个人给予奖励。采购成本节约奖励的具体标准和方式由公司另行制定。七、供应商管理1.供应商开发采购部门根据公司业务需求和采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件。采购部门组织对合格供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务、信誉等方面。根据评估结果，建立供应商档案，确定合格供应商名单，并定期对供应商进行考核和评价。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、信誉等方面。采购人员根据供应商的表现，填写《供应商评估表》，对供应商进行评分。采购部门根据供应商的评分结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商激励与约束公司建立供应商激励机制，对于长期合作、产品质量可靠、交货期准时、价格合理、售后服务良好的供应商，给予优先采购、增加采购量、延长付款期等优惠政策。同时，公司建立供应商约束机制，对于违反采购合同、产品质量不合格、交货期延误等问题的供应商，采取扣除货款、暂停合作、终止合作等措施进行处罚。八、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。采购人员根据风险识别和评估的结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施市场风险应对：采购人员应密切关注市场价格变化，及时调整采购策略，合理安排采购时间和数量，降低市场风险。质量风险应对：加强对采购物资和服务的质量检验和验收工作，严格按照质量标准进行验收，确保所采购的物资和服务符合质量要求。同时，要求供应商提供质量保证承诺，对质量问题承担相应的责任。供应商风险应对：建立供应商评估和考核机制，加强对供应商的管理和监督，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。同时，与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商风险。合同风险应对：加强对采购合同的管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款明确、合法、有效。同时，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题，降低合同风险。九、采购信息管理1.信息收集与整理采购部门应收集、整理和分析采购相关信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购合同信息、采购成本信息等。采购人员应定期对采购信息进行更新和维护，确保信息的准确性和及时性。2.信息共享与利用采购部门应建立采购信息共享平台，将采购相关信息及时共享给需求部门、财务部门、质量部门等相关部门，为公司决策提供支持。同时，采购部门应充分利用采购信息，进行市场分析和预测，优化采购策略，提高采购效率和