债务人内部管理制度

债务人内部管理制度一、总则（一）目的为加强公司对债务人的管理，规范债务处理流程，降低公司坏账风险，保障公司资产安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及债务人管理的业务活动，包括但不限于销售业务形成的应收账款管理、融资业务中的债务人管理等。（三）基本原则1.风险控制原则通过全面、系统的管理措施，对债务人的信用风险、经营风险等进行有效识别、评估和控制，确保公司债权的安全回收。2.动态管理原则根据债务人的经营状况、财务状况等因素的变化，及时调整管理策略和措施，保持对债务人管理的有效性。3.协作沟通原则各部门之间应密切协作、信息共享，共同做好债务人的管理工作。与债务人保持良好的沟通，及时了解其需求和困难，争取达成合作共识，促进债务的顺利清偿。二、债务人信息管理（一）债务人信息收集1.基本信息收集在与债务人建立业务关系前，业务部门应收集债务人的以下基本信息：公司注册信息，包括名称、法定代表人、注册资本、经营范围、注册地址等。联系方式，包括办公电话、手机号码、电子邮箱等。股东信息，包括股东名称、持股比例等。财务状况，如近年度财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）等。2.经营信息收集经营模式，了解债务人的主营业务、市场定位、销售渠道等。行业地位，评估债务人在所处行业中的竞争优势、市场份额等情况。经营业绩，分析债务人近年度的营业收入、利润、资产规模等变化趋势。3.信用信息收集信用评级，查询债务人的外部信用评级情况。银行贷款记录，了解其银行贷款的金额、期限、还款情况等。涉诉情况，通过查询法院裁判文书网等渠道，掌握债务人是否存在未了结的诉讼案件。（二）债务人信息整理与归档1.信息整理业务部门应指定专人负责对收集到的债务人信息进行整理，确保信息的准确性和完整性。将整理后的信息录入公司的客户关系管理系统（CRM）或专门的债务人信息管理台账。2.信息归档按照档案管理的要求，将债务人的相关资料进行分类归档，建立纸质档案和电子档案。纸质档案应包括债务人的营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书、财务报表、合同协议等资料；电子档案应与纸质档案内容一致，便于查阅和管理。（三）债务人信息更新与维护1.定期更新业务部门应定期对债务人信息进行更新，每季度至少进行一次全面梳理。重点关注债务人的经营状况、财务状况、联系方式等方面的变化，及时将更新后的信息录入系统和档案。2.动态跟踪在日常业务活动中，如发现债务人的信息有异常变动，业务人员应及时进行核实，并将变动情况及相关证明材料提交至信息管理部门进行更新。对于涉及债务人重大事项变动的，如法定代表人变更、公司重组、经营方向调整等，应立即进行信息更新，并组织相关部门进行风险评估。三、债务人信用评估（一）信用评估指标设定1.财务指标资产负债率，反映债务人的长期偿债能力。流动比率，衡量债务人的短期偿债能力。速动比率，更准确地评估债务人的短期偿债能力，剔除存货等变现能力较差的资产。营业收入增长率，体现债务人的经营增长趋势。净利润率，反映债务人的盈利能力。2.经营指标市场份额，评估债务人在行业中的竞争地位。客户满意度，了解债务人的客户服务水平和口碑。经营稳定性，考察债务人近年度经营业绩的波动情况。3.信用记录指标逾期还款记录，统计债务人过去是否存在逾期还款情况及逾期次数。涉诉记录，查看债务人是否涉及法律诉讼案件及案件的性质和结果。银行贷款还款记录，了解其在银行贷款的还款履约情况。（二）信用评估方法1.定量分析根据设定的信用评估指标，收集债务人的相关数据，并运用数学模型进行计算和分析，得出量化的信用评分。例如，可以采用层次分析法（AHP）确定各指标的权重，再通过加权平均计算债务人的信用得分。2.定性分析由业务部门、风险管理部门等相关人员组成信用评估小组，对债务人的经营管理水平、行业发展前景、市场竞争力等方面进行定性评价。综合考虑债务人的经营策略、团队素质、行业声誉等因素，对定量分析结果进行补充和修正。3.信用评级确定根据信用评估得分和定性评价结果，将债务人划分为不同的信用等级，如AAA级（信用优秀）、AA级（信用良好）、A级（信用较好）、BBB级（信用一般）、BB级（信用较差）、B级（信用差）、CCC级（信用很差）、CC级（信用极差）、C级（无信用）。（三）信用评估结果应用1.授信额度确定根据债务人的信用等级，结合公司的风险承受能力和业务需求，确定给予债务人的授信额度。信用等级越高，授信额度相对越大。例如，AAA级债务人的授信额度可适当放宽，而信用等级较低的债务人则需严格控制授信额度。2.合作条件调整对于信用等级较高的债务人，可以在合作条件上给予一定优惠，如延长付款期限、增加信用额度等；对于信用等级较低的债务人，则应加强风险管控，如要求提供担保、缩短付款期限、提高预付款比例等。3.风险预警将信用评估结果作为风险预警的重要依据。当债务人的信用等级下降或出现其他风险迹象时，及时发出风险预警信号，提醒相关部门采取相应的风险应对措施，如加强账款催收、暂停业务合作等。四、债务合同管理（一）合同签订前审核1.业务部门初审业务部门在签订债务合同前，应对合同条款进行详细审核，确保合同内容符合公司业务要求和利益。重点审核合同的标的、数量、价格、付款方式、交货期限、质量标准等条款，避免出现模糊不清或存在歧义的表述。2.法务部门审核法务部门应对合同的合法性、合规性进行审核，审查合同是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险。对合同中的违约责任、争议解决方式等条款进行把关，确保公司在合同履行过程中的合法权益得到有效保障。3.财务部门审核财务部门从财务角度对合同进行审核，关注合同的付款条款、结算方式、税务处理等内容。评估合同对公司现金流的影响，确保合同的财务安排合理、可行。（二）合同签订与执行1.合同签订经各部门审核通过的合同，由业务部门负责与债务人签订。签订合同时，应确保合同双方的签字盖章齐全，合同文本一式多份，分别由业务部门、财务部门、法务部门等留存归档。2.合同执行跟踪业务部门应负责合同的执行跟踪，及时掌握债务人的履行情况。按照合同约定，提醒债务人按时履行付款义务、交货义务等。如发现债务人存在违约行为，应及时采取措施进行催办，并向相关部门报告。3.合同变更管理如因各种原因需要对合同进行变更，业务部门应提出变更申请，说明变更的原因、内容及对公司的影响。经法务部门审核、公司领导审批后，与债务人协商签订合同变更协议，并按照合同签订流程进行归档管理。（三）合同终止与结算1.合同终止条件合同履行完毕、双方协商一致解除合同、债务人破产清算等情况可导致合同终止。2.合同终止流程业务部门应在合同终止后及时通知财务部门、法务部门等相关部门。财务部门负责对合同的款项收付情况进行核对结算，确保双方的债权债务结清。法务部门对合同终止后的相关法律事项进行处理，如清理合同文件、办理相关手续等。3.档案管理合同终止后，业务部门应将合同原件及相关资料整理归档，保存期限按照公司档案管理制度执行。五、账款催收管理（一）催收流程1.逾期提醒在账款到期前一定时间内（如提前5个工作日），业务部门应通过电话、邮件、短信等方式提醒债务人按时付款。对于重要债务人或金额较大的账款，可安排专人进行当面沟通提醒。2.首次催收当账款逾期后，业务部门应立即启动首次催收工作。向债务人发送正式的催款函，明确告知逾期金额、逾期期限及可能产生的后果。与债务人进行沟通，了解逾期原因，协商解决方案。3.多次催收如首次催收未取得效果，业务部门应在一定时间间隔内（如每周一次）进行多次催收。根据债务人的反馈情况，调整催收策略，加大催收力度。可以采取增加催收频率、发送更强硬的催款函、上门催收等方式。4.专项催收对于逾期时间较长、金额较大或存在恶意拖欠迹象的账款，公司应成立专项催收小组，制定专项催收方案。专项催收小组由业务部门、法务部门、财务部门等人员组成，共同开展催收工作。必要时，可委托专业的第三方催收机构进行催收。（二）催收策略1.协商还款对于因临时性资金周转困难导致逾期的债务人，在核实情况后，可与债务人协商制定合理的还款计划，帮助其缓解资金压力，同时确保公司账款能够逐步收回。2.法律手段对于恶意拖欠账款、经多次催收仍拒不还款的债务人，应及时采取法律手段维护公司权益。法务部门负责收集相关证据，起草诉讼文书，向法院提起诉讼。通过法律途径追讨欠款，并要求债务人承担违约责任、支付逾期利息等。3.联合施压与债务人的供应商、合作伙伴等进行沟通协调，联合向债务人施压，促使其重视欠款问题，尽快还款。例如，向其供应商透露债务人的欠款情况，影响其合作关系，迫使其还款。（三）催收记录与报告1.催收记录业务部门应详细记录每次催收的过程，包括催收时间、催收方式、与债务人的沟通内容、债务人的反馈情况等。催收记录应及时整理归档，以便后续查阅和分析。2.催收报告定期（如每月）撰写催收报告，向公司管理层汇报账款催收工作进展情况。报告内容应包括逾期账款的总体情况、各债务人的催收情况、已收回账款金额、采取的催收措施及效果、存在的问题和建议等。六、债务人风险管理（一）风险识别1.经营风险识别关注债务人的经营状况变化，如市场份额下降、产品滞销、资金链紧张等情况，判断其是否存在经营风险。分析债务人所处行业的发展趋势、政策变化等因素对其经营的影响。2.财务风险识别密切关注债务人的财务状况，如资产负债率上升、流动比率下降、出现大额亏损等情况，识别其财务风险。审查债务人的财务报表是否存在造假迹象，关注其债务结构和偿债能力的变化。3.信用风险识别通过债务人的信用记录、信用评级变化等情况，识别其信用风险。注意债务人是否存在逾期还款、恶意拖欠账款、涉诉等不良信用行为。（二）风险评估1.风险可能性评估根据债务人的经营管理水平、行业竞争态势、市场环境等因素，评估风险发生的可能性。例如，处于行业下行期、经营管理不善的债务人，风险发生的可能性相对较高。2.风险影响程度评估分析风险一旦发生，对公司债权回收、业务合作、声誉等方面可能造成的影响程度。如债务人破产清算，可能导致公司债权无法全额收回，对公司现金流和业绩产生较大冲击。3.风险等级确定综合风险可能性和影响程度评估结果，将债务人的风险等级划分为高风险、中风险、低风险。对于高风险债务人，应采取重点监控、加强催收等严格的风险管控措施；对于中风险债务人，适当加强关注和管理；对于低风险债务人，可保持常规的管理方式。（三）风险应对措施1.风险规避对于风险较高且无法有效控制的债务人，应考虑采取风险规避策略，如停止与其业务合作、提前收回账款等，避免进一步扩大风险。2.风险降低通过加强对债务人的管理，如增加担保措施、缩短付款期限、加强账款催收等方式，降低风险发生的可能性或减轻风险发生后的影响程度。3.风险转移对于部分风险，可以通过购买信用保险、要求债务人提供担保等方式将风险转移给第三方。例如，购买应收账款信用保险，在债务人出现违约时，由保险公司承担部分损失。4.风险接受对于一些低风险且对公司业务影响较小的债务人，在经过评估后，可以选择接受一定程度的风险，维持正常的业务合作关系，但仍需保持关注。七、监督与考核（一）内部监督1.审计监督公司内部审计部门定期对债务人管理情况进行审计，检查债务人信息管理、信用评估、债务合同管理、账款催收等环节的工作是否合规、有效。重点审查相关制度的执行情况、业务操作流程的规范性、风险防控措施的落实情况等，发现问题及时提出整改意见。2.风险管理部门监督风险管理部门负责对债务人风险管理工作进行日常监督。跟踪债务人的风险状况变化，检查风险评估结果的准确性和风险应对措施的有效性。对各部门在债务人管理中的工作进行指导和协调，确保风险管理工作的顺利开展。（二）考核机制1.考核指标设定应收账款回收率，考核业务部门对应收账款的回收情况。坏账率，反映公司因债务人原因导致的坏账损失情况。债务人信用评估准确率，评估信用评估工作的质量。账款催收及时率，考核催收工作的及时性。客户满意度，了解债务人对公司债务管理工作的评价。2.考核周期对债务人管理相关工作的考核