行政库房钥匙管理制度

行政库房钥匙管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政库房的安全管理，规范钥匙的使用、保管和交接，确保库房物资的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政库房钥匙的管理，包括但不限于各类办公用品、劳保用品、固定资产等库房的钥匙。（三）管理原则1.安全性原则：确保钥匙的妥善保管，防止未经授权的人员获取钥匙进入库房，保障库房物资安全。2.规范性原则：明确钥匙管理的流程和标准，规范钥匙的使用、保管、交接等行为。3.责任性原则：明确钥匙管理各环节的责任人，确保责任落实到人。二、钥匙分类及标识（一）分类1.库房大门钥匙：用于开启行政库房的大门。2.库房门钥匙：用于开启库房内各个存储区域的门。3.特殊设备或物资存放区钥匙：如保险柜、贵重物资存储区等的钥匙。（二）标识1.对每一把钥匙进行编号，并在钥匙上粘贴带有编号的标识牌。2.标识牌应注明钥匙对应的库房区域、编号等信息，以便识别和管理。三、钥匙保管（一）专人保管1.行政库房钥匙由行政部门指定专人负责保管，保管人员应具备责任心强、工作认真负责等品质。2.保管人员不得随意将钥匙交予他人代管，如有特殊情况需要他人暂时保管，须经行政部门负责人批准，并做好交接记录。（二）保管地点1.库房大门钥匙和库房门钥匙应存放在公司指定的钥匙保管箱内，保管箱应具有一定的安全性，如设置密码锁或专人保管的钥匙锁。2.特殊设备或物资存放区钥匙应根据实际情况，选择安全可靠的保管方式，如单独存放在保险柜或专用钥匙柜中。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管钥匙，防止钥匙丢失、损坏或被盗。如发现钥匙有损坏或丢失情况，应及时报告行政部门负责人，并采取相应措施。2.保管人员应定期检查钥匙的完整性和可用性，确保钥匙能够正常使用。如发现钥匙存在问题，应及时进行维修或更换。四、钥匙使用（一）领用流程1.因工作需要领用库房钥匙时，领用人应填写《行政库房钥匙领用申请表》，注明领用钥匙的类别、用途、领用时间等信息。2.《行政库房钥匙领用申请表》经所在部门负责人签字批准后，交行政部门负责人审核。3.行政部门负责人审核通过后，通知钥匙保管人员发放钥匙，并在《行政库房钥匙领用登记表》上做好记录，领用人签字确认。（二）归还流程1.领用钥匙的人员在使用完毕后，应及时将钥匙归还行政库房钥匙保管人员。2.保管人员在收回钥匙时，应检查钥匙的完整性和可用性，并在《行政库房钥匙领用登记表》上做好归还记录，领用人签字确认。（三）使用规定1.领用人应妥善使用钥匙，不得擅自将钥匙转借他人或用于其他非工作目的。2.领用人在使用钥匙开启库房门时，应注意观察周围环境，确保安全。开启库房门后，应及时关闭，防止无关人员进入。3.如因工作需要在非工作时间使用库房钥匙，领用人应提前向行政部门负责人申请，并说明使用原因和时间，经批准后方可使用。五、钥匙交接（一）工作交接1.行政库房钥匙保管人员如有工作调动、离职等情况，应及时与接替人员进行钥匙交接。2.交接时，双方应填写《行政库房钥匙交接清单》，详细注明交接钥匙的类别、数量、编号等信息，并核对钥匙的完整性和可用性。3.交接清单经双方签字确认后，一份由交接人留存，一份由行政部门存档。（二）临时交接1.保管人员因特殊原因需要暂时离开工作岗位时，应将钥匙交给行政部门指定的临时保管人员，并做好交接记录。2.临时保管人员在保管钥匙期间，应按照本制度的要求妥善保管，不得擅自使用或转借他人。六、钥匙备份与应急处理（一）备份管理1.为防止钥匙丢失或损坏导致无法正常开启库房门，应对重要的库房钥匙进行备份。2.钥匙备份应存放在安全可靠的地点，如公司的档案室或其他指定的安全区域，并明确备份钥匙的保管责任人。3.备份钥匙应定期进行检查和维护，确保其完整性和可用性。（二）应急处理1.如遇钥匙丢失、损坏或其他原因无法正常开启库房门的情况，应立即启动应急处理程序。2.保管人员应及时报告行政部门负责人，并采取以下措施：使用备份钥匙开启库房门；联系专业开锁人员，但在开锁前应核实其身份和资质，并做好记录；对库房内物资进行清点和检查，确保物资安全。3.事后，应对钥匙丢失、损坏等情况进行调查和分析，总结经验教训，采取相应的改进措施，防止类似情况再次发生。七、监督与检查（一）定期检查1.行政部门应定期对行政库房钥匙的管理情况进行检查，检查内容包括钥匙的保管、使用、交接等环节。2.定期检查的频率为每月至少一次，检查结果应记录在《行政库房钥匙检查记录表》中。（二）不定期抽查1.行政部门负责人或其他相关人员应不定期对行政库房钥匙的管理情况进行抽查，以确保钥匙管理工作的规范执行。2.如发现钥匙管理存在问题，应及时责令相关责任人进行整改，并跟踪整改情况。八、违规处理（一）违规行为1.未经授权擅自使用库房钥匙；2.将钥匙转借他人或用于非工作目的；3.未按规定保管钥匙，导致钥匙丢失、损坏或被盗；4.未按规定进行钥匙交接或交接记录不完整；5.其他违反本制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违反本制度的人员，行政部门将给予口头警告，并责令其立即整改。2.对于多次违反本制度或造成严重后果的人员，行政部门将视情节轻重给予书面警告、罚款、降职、