公司固定物资管理制度

公司固定物资管理制度一、总则（一）目的为加强公司固定物资的管理，规范固定物资的采购、使用、维护、保管及处置等行为，提高固定物资的使用效率，确保公司资产的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有固定物资，包括但不限于房屋建筑物、办公设备、电子设备、运输工具、机器设备、工具器具等。（三）基本原则1.统一管理原则公司对固定物资实行统一领导、分级管理，明确各部门在固定物资管理中的职责，确保管理工作的规范化、制度化。2.合理配置原则根据公司业务发展需要，合理配置固定物资，提高物资使用效率，避免资源浪费。3.归口管理原则按照固定物资的类别，实行归口管理，由相关职能部门负责具体的管理工作，确保管理责任落实到人。4.效益优先原则在固定物资的管理过程中，注重成本效益分析，以最小的投入获取最大的产出，提高公司经济效益。二、管理职责（一）资产管理部门1.负责制定和完善公司固定物资管理制度，并组织实施。2.组织公司固定物资的清查、盘点工作，定期编制资产报表，及时反映资产的增减变动及使用情况。3.负责公司固定物资的采购、验收、入账、调拨、处置等工作的审核与监督。4.建立公司固定物资管理台账，详细记录资产的购置时间、规格型号、使用部门、存放地点等信息。5.对公司各部门的固定物资管理工作进行指导和监督，定期检查资产的使用、维护情况，确保资产的安全与完整。（二）使用部门1.负责本部门固定物资的日常使用、保管和维护工作，确保资产的正常运行。2.配合资产管理部门做好资产清查、盘点工作，及时提供资产使用情况及变动信息。3.根据业务发展需要，提出资产购置、报废、处置等申请，并按照规定程序办理相关手续。4.负责对本部门员工进行固定物资管理知识的培训，提高员工的资产管理意识。（三）财务部门1.负责公司固定物资的财务核算工作，按照财务制度及时准确地记录资产的增减变动情况。2.审核固定物资采购、处置等相关费用的报销，确保费用支出的合理性和合规性。3.会同资产管理部门定期对公司固定物资进行账实核对，确保账账相符、账实相符。4.参与公司固定物资的清查、盘点工作，对资产清查结果进行财务处理。三、固定物资的购置（一）需求申请1.各部门根据业务发展需要，提前编制下一年度固定物资购置计划，详细列出所需资产的名称、规格型号、数量、预算金额等信息，并提交至资产管理部门。2.对于临时性的资产购置需求，使用部门应填写《固定物资购置申请表》，注明购置原因、资产名称、规格型号、数量、预计使用时间等内容，经部门负责人审核签字后，报资产管理部门审批。（二）审批流程1.资产管理部门收到各部门提交的购置申请后，对申请内容进行审核，核实是否确有购置必要，并结合公司现有资产情况进行综合评估。2.对于金额较小的购置申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），资产管理部门负责人审批后即可执行；对于金额较大的购置申请，需提交公司主管领导审批。3.经审批同意的购置申请，由资产管理部门负责组织实施采购工作。（三）采购实施1.资产管理部门根据审批后的购置申请，按照公司采购管理相关规定，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、单一来源采购等，具体采购方式的选择应根据采购金额、采购项目特点等因素综合确定。2.在采购过程中，应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购人员应严格按照合同约定，跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量到货。（四）验收入账1.物资到货后，采购人员应及时通知资产管理部门、使用部门及相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同及相关标准，对物资的数量、规格型号、质量等进行仔细核对，确保物资符合要求。2.验收合格的物资，由资产管理部门填写《固定物资验收单》，验收人员签字确认后，办理入库手续。对于验收不合格的物资，应及时与供应商沟通协商，要求其更换或退货。3.财务部门根据验收单及采购发票等相关凭证，按照财务制度进行账务处理，及时记录固定资产的增加情况，确保账实相符。四、固定物资的使用与保管（一）使用管理1.各部门应按照规定的用途使用固定物资，不得擅自改变资产用途或挪作他用。2.使用部门应建立健全固定物资使用登记制度，对资产的使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用人员、使用内容等信息，以便于跟踪管理。3.对于大型、贵重的固定物资，应指定专人负责操作和维护，并制定相应的操作规程，确保资产的安全使用。4.鼓励员工节约使用固定物资，避免浪费现象的发生。对于因使用不当造成资产损坏的，使用部门应承担相应的赔偿责任。（二）保管责任1.各部门应指定专人负责本部门固定物资的保管工作，确保资产存放安全、有序。2.保管人员应定期对所保管的资产进行检查和盘点，发现问题及时报告，并采取相应的措施进行处理。3.对于存放有危险物品或特殊要求的固定物资，应按照相关规定进行特殊保管，确保安全。（三）维护保养1.公司应建立固定物资维护保养制度，定期对资产进行维护保养，确保资产处于良好的运行状态。2.使用部门应根据资产的特点和使用情况，制定具体的维护保养计划，并组织实施。对于专业性较强的资产维护保养工作，可委托专业机构进行。3.资产管理部门应定期检查各部门资产维护保养计划的执行情况，对维护保养工作不到位的部门进行督促整改。五、固定物资的清查与盘点（一）清查盘点计划1.资产管理部门应制定年度固定物资清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、人员等要求。清查盘点范围应涵盖公司所有固定物资，包括在用、闲置、出租、出借等各类资产。2.清查盘点时间原则上为每年年末，如有必要，也可根据实际情况进行不定期清查盘点。（二）清查盘点实施1.成立清查盘点工作小组，由资产管理部门、财务部门及各使用部门相关人员组成。工作小组负责具体的清查盘点工作，确保清查盘点工作的顺利进行。2.清查盘点人员应按照规定的方法和程序，对固定物资进行逐一清点、核对，详细记录资产的名称、规格型号、数量、存放地点、使用状况等信息。3.在清查盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并编制《固定物资盘盈盘亏报告表》，详细说明资产盘盈盘亏的原因、数量、金额等情况。（三）结果处理1.财务部门根据清查盘点结果进行账务处理，调整相关资产账目，确保账实相符。对于盘盈的资产，应按照规定程序报批后入账；对于盘亏的资产，应查明原因，追究相关责任人的责任，并按照规定进行核销。2.资产管理部门根据清查盘点结果，分析资产使用情况及管理中存在的问题，提出改进措施和建议，完善公司固定物资管理制度。六、固定物资的调拨与转移（一）内部调拨1.因工作需要，公司内部各部门之间可进行固定物资的调拨。调出部门应填写《固定物资内部调拨申请表》，注明调拨原因、资产名称、规格型号、数量等信息，经部门负责人审核签字后，报资产管理部门审批。2.资产管理部门审核同意后，办理资产调拨手续，填写《固定物资内部调拨单》，明确资产的调出部门、调入部门、资产名称、规格型号、数量等信息，并通知财务部门进行账务调整。3.资产调出部门应在规定时间内将资产移交至调入部门，并办理交接手续。交接双方应在《固定物资内部调拨单》上签字确认，确保资产交接清楚。（二）外部转移1.公司因对外投资、捐赠、出售等原因需要转移固定物资的，应按照相关规定办理审批手续。审批流程包括使用部门提出申请、资产管理部门审核、公司主管领导审批等环节。2.对于涉及资产处置的外部转移，应按照公司资产处置管理制度进行评估、拍卖等操作，确保资产处置过程合法合规、公平公正。3.财务部门根据审批后的相关文件及资产处置结果，进行账务处理，及时记录资产的减少情况。七、固定物资的报废与处置（一）报废鉴定1.对于已达到规定使用年限、损坏无法修复或技术落后无使用价值的固定物资，使用部门应及时提出报废申请，并填写《固定物资报废申请表》，详细说明资产的基本情况、报废原因等信息。2.资产管理部门收到报废申请后，组织相关技术人员对资产进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于大型、贵重或专业性较强的资产，可邀请外部专家进行鉴定。（二）审批流程1.经鉴定确需报废的资产，由资产管理部门填写《固定物资报废审批表》，连同报废申请及鉴定报告一并提交公司主管领导审批。2.公司主管领导根据审批权限进行审批，对于金额较大的资产报废，需提交公司董事会审议通过。（三）处置方式1.经批准报废的固定物资，应根据资产的实际情况选择合适的处置方式，处置方式包括报废变卖、报废回收、捐赠等。2.对于有一定价值的报废物资，可通过招标、拍卖等方式进行报废变卖，以实现资产的最大价值；对于无使用价值的报废物资，可联系专业的报废回收公司进行回收处理；对于符合相关条件的资产，也可进行捐赠。3.在处置过程中，应严格按照规定程序进行操作，确保资产处置过程公开、透明，防止国有资产流失。（四）账务处理财务部门根据审批后的报废处置文件及相关凭证，及时进行账务处理，核销已报废的固定资产账目，确保账实相符。八、监督与检查（一）监督机制公司建立健全固定物资管理监督机制，加强对固定物资采购、使用、保管、处置等环节的监督检查，确保管理工作规范有序进行。1.资产管理部门定期对各部门固定物资管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.财务部门定期对公司固定物资的财务核算情况进行检查，确保财务数据的真实、准确。3.审计部门定期对公司固定物资管理情况进行审计，对发现的违规问题依法依规进行处理。（二）违规