公司用餐券管理制度

公司用餐券管理制度一、总则1.目的为了规范公司用餐券的管理与使用，保障员工的用餐权益，提高公司福利管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工、因业务往来在公司食堂用餐的外部人员以及参与公司相关活动且有用餐需求的人员。3.用餐券定义本制度所指用餐券是公司为员工或特定人员提供的用于在公司食堂或指定餐饮场所兑换餐食的有价凭证。二、用餐券的种类及面值1.用餐券种类普通用餐券：适用于日常工作日的午餐或晚餐兑换，可在公司食堂正常菜品范围内选择兑换。加班用餐券：专门用于员工因加班而产生的用餐需求，可在公司食堂或根据加班实际情况选择在公司附近合作餐饮商家兑换加班餐。招待用餐券：主要用于招待来访客户、合作伙伴等外部人员在公司食堂或指定招待餐厅用餐。2.用餐券面值根据公司实际情况及用餐成本核算，设定用餐券面值分别为[x]元、[x]元、[x]元等不同规格，以满足不同用餐场景及金额需求。三、用餐券的发放1.员工用餐券发放定期发放：每月初，由人力资源部门根据员工人数及上月考勤情况，计算当月应发放的用餐券数量及金额，并将用餐券发放明细发送至财务部门。财务部门负责准备相应金额的用餐券，并在每月[具体日期]前发放至员工手中。新员工发放：新员工入职时，人力资源部门根据入职流程为其办理用餐券领取手续。发放标准按照入职时间计算，如入职时间在当月中旬之前，则发放全月用餐券；如入职时间在当月中旬之后，则发放半月用餐券。2.外部人员用餐券发放业务往来人员：因业务需要在公司食堂用餐的外部人员，由相关业务部门提前提交用餐申请，注明用餐人员姓名、用餐时间、用餐事由等信息。申请经部门负责人审批后，提交至行政部门。行政部门根据申请内容，按照公司招待标准为外部人员发放相应面值的招待用餐券，并在公司食堂管理系统中做好记录。活动参与人员：对于参与公司组织的各类会议、培训、团建等活动且有用餐需求的人员，由活动组织部门在活动策划阶段确定用餐人数及用餐标准，并提交用餐券申请。申请经活动组织部门负责人及相关领导审批后，由行政部门负责发放用餐券。四、用餐券的使用1.使用范围公司食堂：员工持用餐券可在公司食堂正常营业时间内，按照食堂提供的菜品及价格选择兑换餐食。用餐券可全额或部分用于支付餐费，具体支付方式由食堂管理部门根据实际情况确定。指定合作餐饮商家：公司与部分周边餐饮商家建立合作关系，员工持用餐券可在指定商家按照约定的优惠方式兑换餐食。合作商家名单及相关优惠信息由行政部门定期公布。2.使用规则一次性使用：用餐券仅限一次性使用，不找零、不兑现。当面兑换：员工在食堂或合作商家用餐时，应在点餐或消费前出示用餐券，经工作人员确认后进行兑换。有效期：用餐券应在规定的有效期内使用，逾期未使用的用餐券自动作废。有效期根据用餐券种类及公司规定设定，一般为[具体时长]。特殊情况处理：如因食堂菜品供应不足或其他不可抗力因素导致员工无法用餐券兑换到满意餐食时，食堂工作人员应及时与员工沟通，并协助员工选择其他替代菜品或提供解决方案。五、用餐券的回收与核销1.食堂回收公司食堂工作人员在收取员工用餐券时，应仔细核对用餐券的面值、有效期等信息，并在食堂管理系统中进行登记。登记内容包括用餐券编号、使用日期、用餐人员姓名、消费金额等。每日营业结束后，食堂工作人员应将当日回收的用餐券进行整理、清点，并填写用餐券回收汇总表，与财务部门进行交接。财务部门负责对回收的用餐券进行核实，并在系统中进行核销处理。2.合作商家核销员工在指定合作餐饮商家使用用餐券消费后，商家应在规定时间内将用餐券提交至行政部门进行核销。提交方式可采用线上上传用餐券照片及消费记录或线下交回实体用餐券。行政部门定期对合作商家提交的用餐券进行审核，核实用餐券的真实性、有效性及消费情况。审核通过后，在公司用餐券管理系统中进行核销，并与财务部门核对相关费用。3.核销记录保存财务部门和行政部门应分别对用餐券的核销记录进行保存，保存期限为[具体时长]，以便日后进行查询、核对及审计等工作。六、用餐券的挂失与补办1.挂失员工发现用餐券丢失或被盗后，应立即向人力资源部门或行政部门挂失。挂失时需提供用餐券编号、发放时间、面值等相关信息。人力资源部门或行政部门在接到挂失申请后，应及时在公司用餐券管理系统中对相应用餐券进行挂失处理，防止用餐券被冒用。2.补办用餐券挂失后，员工可根据公司规定申请补办。补办申请需经所在部门负责人审批后，提交至人力资源部门或行政部门。人力资源部门或行政部门根据员工补办申请及审批情况，为员工补办用餐券。补办用餐券的面值及有效期按照原用餐券标准执行，补办费用由员工自理（如有规定）。七、用餐券的盘点与清查1.定期盘点财务部门会同行政部门每月末对公司用餐券库存及使用情况进行盘点。盘点内容包括用餐券的种类、面值、数量、发放记录、回收记录、核销记录等。盘点结束后，财务部门和行政部门应共同编制用餐券盘点报告，对盘点结果进行详细说明，并对发现的问题提出整改措施和建议。2.不定期清查公司审计部门或其他相关管理部门有权对用餐券管理情况进行不定期清查。清查方式包括查阅相关记录、实地检查用餐券库存、与员工及合作商家核实用餐券使用情况等。对于清查过程中发现的违规行为或管理漏洞，审计部门或相关管理部门应及时提出整改意见，并监督整改措施的落实情况。八、违规处理1.员工违规处理冒用他人用餐券：一经发现，除追回冒用的用餐券外，视情节轻重给予警告、罚款等处罚，情节严重的将解除劳动合同。伪造或变造用餐券：给予严重警告处分，并处以相应金额的罚款。如构成犯罪的，将依法移送司法机关处理。违规转让用餐券：对违规转让用餐券的员工进行批评教育，并收回违规转让的用餐券。如造成公司经济损失的，由员工承担相应赔偿责任。2.外部人员违规处理对于因业务往来在公司食堂用餐的外部人员，如发现有冒用、伪造用餐券或违反其他用餐券使用规定的行为，行政部门应及时与相关业务部门沟通，责令其改正，并根据情况决定是否取消其在公司食堂的用餐资格。对于参与公司活动使用用餐券的外部人员，如出现违规行为，活动组织部门应与其协商解决，如无法协商一致，可限制其今后参与公司相关活动的资格。3.内部管理人员违规处理对于在用餐券管理过程中存在违规操作、滥用职权、营私舞弊等行为的内部管理人员，视情节轻重给予警告、降职、撤职等处分。如造成公司经济损失的，应