公司扫描件管理制度

公司扫描件管理制度一、总则（一）目的为了规范公司扫描件的管理，确保扫描件的真实性、完整性、保密性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及全体员工在工作中涉及的扫描件管理。（三）基本原则1.真实性原则：扫描件应如实反映原始文件的内容和信息，不得篡改、伪造。2.完整性原则：确保扫描件涵盖原始文件的全部关键内容，不遗漏重要信息。3.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的扫描件，严格保密，防止信息泄露。4.可追溯性原则：建立清晰的扫描件管理记录，以便能够快速准确地追溯扫描件的来源、流转过程和使用情况。二、扫描件的定义与分类（一）定义扫描件是指通过扫描设备将纸质文件、图片等转换为电子图像格式的文件，以数字形式存储在公司指定的存储介质中，用于工作查阅、存档、传递等目的。（二）分类1.业务类扫描件：包括合同协议、发票收据、订单文件、业务报表、客户资料等与公司业务运营直接相关的文件扫描件。2.行政类扫描件：涵盖公司规章制度、会议纪要、通知公告、人事档案、财务报表等行政事务方面的文件扫描件。3.技术类扫描件：如设计图纸、技术方案、研发文档、测试报告等与公司技术研发相关的文件扫描件。4.其他类扫描件：不属于上述分类的其他各类文件扫描件，如法律文件、资质证书、荣誉证书等。三、扫描设备与存储介质管理（一）扫描设备1.公司统一配备专门的扫描设备，各部门应指定专人负责设备的日常维护和使用管理，确保设备正常运行。2.扫描设备应定期进行清洁、保养和校准，以保证扫描图像的质量。3.严禁私自将公司扫描设备用于非工作目的。（二）存储介质1.公司采用安全可靠的存储介质，如服务器硬盘、磁盘阵列、磁带库等进行扫描件的集中存储。2.对存储介质进行定期备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.存储介质的访问应设置严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问相应的存储区域。四、扫描件的制作（一）扫描流程1.文件整理：对需要扫描的纸质文件进行分类整理，去除订书钉、回形针等金属物品，确保文件平整。2.扫描设置：根据文件类型和用途，选择合适的扫描分辨率、色彩模式等参数，一般文本文件采用黑白二值模式，图片文件采用彩色模式。3.扫描操作：将整理好的文件放置在扫描设备上，按照扫描软件的提示进行操作，确保扫描图像清晰、完整。4.图像检查：扫描完成后，对扫描图像进行检查，查看是否有模糊、缺页、倾斜等问题，如有问题及时重新扫描。5.命名保存：按照规定的命名规则对扫描件进行命名，并保存到指定的存储路径中。（二）命名规则1.业务类扫描件：按照"业务名称年份月份日期文件序号"的格式命名，例如"销售合同20230510001"。2.行政类扫描件：采用"行政事项年份月份日期文件序号"的命名方式，如"会议纪要20230615002"。3.技术类扫描件：以"技术项目名称年份月份日期文件序号"命名，比如"新产品研发方案20230720003"。4.其他类扫描件：根据文件性质，结合年份、月份、日期和文件序号进行命名，如"资质证书20230825004"。（三）质量要求1.扫描图像应清晰可读，文字、图表等信息完整无缺失。2.色彩还原准确，对于彩色文件，扫描后的颜色应与原始文件一致。3.图像分辨率应满足工作需求，一般不低于300dpi（每英寸点数）。五、扫描件的审核与批准（一）审核流程1.对于重要或涉及金额较大的业务类扫描件，需经过相关业务部门负责人审核。审核内容包括文件的真实性、准确性、完整性以及与业务流程的合规性。2.行政类扫描件由行政部门负责人审核，确保文件符合公司行政管理制度和流程。3.技术类扫描件由技术部门负责人审核，重点审核技术内容的正确性和可行性。4.其他类扫描件根据文件性质，由相关归口管理部门负责人进行审核。（二）批准权限1.一般扫描件经审核通过后，由部门负责人批准。2.涉及公司重大决策、重要合同、财务数据等关键信息的扫描件，需经分管领导或总经理批准。（三）审核记录建立扫描件审核记录台账，详细记录审核人、审核意见、批准人等信息，以备追溯查询。六、扫描件的存储与保管（一）存储方式1.扫描件应按照分类进行存储，建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。2.对于长期保存的重要扫描件，应进行备份存储，并分别存储在不同的物理位置。（二）访问权限1.根据工作需要，为不同人员设置不同的扫描件访问权限。一般情况下，相关业务人员只能访问其工作范围内的扫描件。2.涉及公司机密、商业秘密的扫描件，严格限制访问人员范围，只有经过授权的高层管理人员和特定岗位人员才能访问。3.访问扫描件应进行权限申请，经批准后由系统管理员进行权限设置。（三）保管期限1.各类扫描件的保管期限根据公司相关规定和法律法规要求确定。一般业务类扫描件保管期限为[x]年，行政类扫描件保管期限为[x]年，技术类扫描件保管期限根据项目周期和相关要求确定，其他类扫描件按照具体规定执行。2.超过保管期限的扫描件，经审批后进行定期清理销毁。七、扫描件的使用与流转（一）使用规定1.员工因工作需要查阅扫描件时，应按照规定的流程进行申请，经批准后在指定的计算机上查阅，不得私自复制、传播。2.如需对外提供扫描件，必须经过严格的审批程序，确保信息安全，并按照公司对外信息发布的相关规定进行操作。3.严禁将扫描件用于任何违法违规或损害公司利益的活动。（二）流转流程1.内部流转：部门之间如需流转扫描件，应通过公司内部办公系统进行文件发送，并填写流转说明，明确流转目的和接收部门。接收部门收到扫描件后，应及时确认并进行妥善处理。2.外部流转：涉及与外部单位流转扫描件时，应采用安全可靠的方式，如加密邮件、专人递送等，并要求对方签收确认。在流转过程中，要注意对扫描件的保密，防止信息泄露。八、扫描件的安全与保密（一）安全措施1.对扫描设备和存储介质采取必要的安全防护措施，如安装防火墙、杀毒软件等，防止病毒入侵和数据丢失。2.定期对扫描件存储系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。3.加强对员工的安全意识培训，提高员工对扫描件安全重要性的认识，防止因人为疏忽导致安全事故。（二）保密要求1.涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的扫描件，严格按照公司保密制度进行管理，未经授权不得向任何第三方披露。2.在处理和使用扫描件过程中，要采取加密、访问控制等措施，确保信息不被泄露。3.员工离职时，应将其工作范围内涉及的扫描件交接清楚，并办理相关的保密承诺手续。九、扫描件的销毁（一）销毁条件1.扫描件保管期限届满，且经过审批同意销毁的。2.因业务调整、文件变更等原因，原扫描件已不再具有保存价值，经审批后可进行销毁。3.涉及公司机密、商业秘密的扫描件，在不再需要时，按照公司保密制度的规定进行专门销毁。（二）销毁流程1.由文件保管部门填写扫描件销毁申请表，详细说明销毁原因、扫描件名称、数量等信息，并提交部门负责人审核。2.审核通过后，将申请表提交至公司档案管理部门进行复核。3.档案管理部门复核无误后，组织专人进行销毁操作。销毁方式可采用粉碎、格式化存储介质等，确保扫描件无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。十、监督与检查（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，定期对扫描件管理制度的执行情况进行检查。2.各部门应定期开展自查工作，及时发现并纠正存在的问题。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括