公司费用票管理制度

公司费用票管理制度一、总则（一）目的为了加强公司费用票管理，规范费用报销流程，确保公司费用支出的真实性、合理性、合法性，提高公司财务管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在开展业务活动过程中发生的各类费用票的管理。（三）基本原则1.真实性原则：费用票必须真实反映业务活动的实际发生情况，不得虚假开具或篡改。2.合理性原则：费用支出应符合公司业务需要和相关规定，不得铺张浪费。3.合法性原则：费用票必须符合国家法律法规及税务部门的要求，不得取得非法票据。4.及时性原则：员工应及时报销费用，费用票应在规定时间内提交财务审核。二、费用票的种类及要求（一）发票1.定义：发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。2.要求发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容应完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。发票字迹应清晰，不得有涂改、刮擦等痕迹。对于增值税专用发票，应按照规定进行认证抵扣，确保发票信息的准确性和完整性。（二）收据1.定义：收据是指单位或个人在收付款项时开具的凭证。2.要求行政事业性收费收据：必须是由财政部门统一印制的正规收据，收据上应加盖收款单位财务专用章或收费专用章。内部收据：仅限于公司内部之间的收付款项，如员工借款、归还备用金等，收据上应加盖公司财务专用章。收据内容应完整、准确，包括收据名称、收据号码、开票日期、付款单位名称、收款项目、金额等。收据字迹应清晰，不得有涂改、刮擦等痕迹。（三）其他费用票1.定义：其他费用票是指除发票和收据以外的其他能够证明费用支出的凭证，如火车票、飞机票、汽车票、住宿发票、餐饮发票、加油发票、过路费发票等。2.要求火车票、飞机票、汽车票等交通运输票据：应注明出发地、目的地、日期、票价等信息，且与实际出行情况相符。住宿发票：应注明住宿日期、房间号、住宿费用等信息，且与实际住宿情况相符。餐饮发票：应注明餐饮日期、消费金额等信息，且与实际消费情况相符。加油发票：应注明加油日期、加油金额、车牌号等信息，且与实际加油情况相符。过路费发票：应注明过路费金额、通行日期、车牌号等信息，且与实际通行情况相符。三、费用票的取得与审核（一）费用票的取得1.员工在开展业务活动过程中，应按照规定向对方索取正规的费用票。对于应取得发票而未取得发票的费用支出，公司不予报销。2.员工取得费用票后，应及时进行检查，确保费用票的真实性、完整性和合法性。如发现费用票存在问题，应及时与对方联系更换或补开。3.对于一些特殊情况无法取得发票的费用支出，如支付给个人的小额劳务报酬等，应取得对方出具的收款收据，并注明收款人的姓名、身份证号码、联系方式、劳务内容、金额等信息。同时，还应提供相关的证明材料，如劳务合同、工作成果等，以证明费用支出的真实性和合理性。（二）费用票的审核1.初审：员工在报销费用时，应填写费用报销单，并将费用票粘贴在报销单后面。部门负责人应根据公司业务情况和相关规定，对费用报销单及费用票进行初审，审核费用支出的真实性、合理性和必要性，并签署审核意见。2.复审：财务部门收到员工提交的费用报销单后，应进行复审。复审内容包括费用票的真实性、完整性、合法性，费用报销单填写是否规范，费用支出是否符合公司相关规定等。对于不符合要求的费用报销单，财务部门应退回员工重新填写或补充相关材料。3.终审：复审通过的费用报销单，应提交公司领导进行终审。公司领导根据公司财务状况和业务需要，对费用报销进行最终审批。对于金额较大或存在疑问的费用报销，公司领导可要求相关人员进行说明或提供进一步的证明材料。四、费用票的粘贴与报销（一）费用票的粘贴1.员工应将费用票按照费用类型、时间顺序进行分类整理，并粘贴在费用报销单后面。费用票应粘贴整齐、牢固，不得有重叠、遗漏或翘起等情况。2.粘贴费用票时，应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等。胶水或胶棒应涂抹在费用票的左上角或背面，避免覆盖费用票上的重要信息。3.对于较大的费用票，如发票联、收据联等，可以折叠成与费用报销单大小一致的形状，但应注意折叠时不要损坏费用票上的信息。折叠后的费用票应平整、无褶皱，且粘贴牢固。（二）费用票的报销1.员工应在费用发生后的规定时间内，将填写完整、粘贴整齐的费用报销单提交给部门负责人进行初审。初审通过后，再提交给财务部门进行复审。2.财务部门复审通过的费用报销单，应提交公司领导进行终审。终审通过后，财务部门按照公司财务制度的规定进行报销支付。3.对于报销金额较大的费用支出，如超过一定金额的差旅费、业务招待费等，公司可要求员工提供相关的证明材料，如出差审批单、业务招待费审批单等，以确保费用支出的真实性和合理性。4.员工应按照公司规定的报销方式进行报销，如现金报销、银行转账报销等。对于通过银行转账报销的，员工应提供正确的银行账号信息，确保报销款项能够准确无误地支付到员工账户。五、费用票的保管与归档（一）费用票的保管1.财务部门应指定专人负责费用票的保管工作，确保费用票的安全、完整。2.费用票应按照类别、时间顺序进行分类整理，并存放于专门的档案柜中。档案柜应加锁，防止费用票丢失或被盗。3.对于已报销的费用票，财务部门应在报销凭证上加盖"已报销"戳记，并妥善保管。已报销的费用票应保存一定期限，以备税务机关等部门检查。4.如因工作需要查阅或复印费用票，应经财务部门负责人批准，并办理相关手续。查阅或复印费用票时，应确保费用票的安全、完整，不得损坏或丢失。（二）费用票的归档1.财务部门应定期对费用票进行归档整理，将已报销的费用票按照年度、月份进行分类装订成册，并编制档案目录。2.费用票档案应妥善保管，保存期限应符合国家法律法规及公司相关规定。保存期满后，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和销毁。3.费用票档案应便于查阅和利用，如建立电子档案或索引目录等，以便快速查找所需的费用票信息。六、违规处理（一）对于虚假报销费用票的行为，一经发现，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于：1.追回已报销的费用款项。2.给予警告、记过、记大过等行政处分。3.解除劳动合同，并要求员工承担相应的法律责任。（二）对于因保管不善导致费用票丢失或损坏的行为，相关责任人应承担相应的赔偿责任。如因故意或重大过失导致费用票丢失或损坏，给公司造成经济损失的，公司将依法追究其法律责任。（三）对于违反本制度规定，拒绝提供或不配合财务部门进行费用票