规范行政职能管理制度

规范行政职能管理制度一、总则（一）目的为规范公司行政职能管理工作，提高行政工作效率，确保公司各项工作顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及公司行政职能相关的各项工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及公司各项规章制度开展行政工作。2.高效服务原则：以提高工作效率、提供优质服务为宗旨，满足公司各部门及员工的需求。3.统一协调原则：加强行政部门内部及与其他部门之间的沟通协调，确保工作的一致性和连贯性。4.成本控制原则：合理配置资源，降低行政成本，提高公司经济效益。二、行政事务管理（一）公文管理1.公文种类包括通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。2.公文格式严格按照国家公文格式标准及公司规定执行，确保公文的规范性和严肃性。3.公文起草（1）由相关部门或人员负责起草公文，内容应准确、简洁、明了，符合公司政策和实际情况。（2）公文起草完成后，需经部门负责人审核签字，重要公文还需分管领导审批。4.公文审核（1）行政部门对起草的公文进行审核，重点审核公文内容、格式、逻辑等方面，提出修改意见。（2）审核通过后的公文按照规定的程序进行编号、登记、印发。5.公文印发（1）根据公文的性质和审批意见，确定印发范围和方式。（2）通过公司内部办公系统、电子邮件、纸质文件等方式进行印发，并做好发放记录。6.公文归档公文办理完毕后，及时将原件及相关附件整理归档，按照档案管理规定进行保存，以备查阅。（二）会议管理1.会议分类分为公司级会议、部门会议、专题会议等。2.会议组织（1）会议主办部门提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容，并提前通知相关人员。（2）行政部门协助会议主办部门做好会议的准备工作，包括场地布置、设备调试、资料准备等。3.会议记录（1）安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。（2）会议记录应及时整理，形成会议纪要，经会议主持人审核后，发送给参会人员及相关部门。4.会议决议执行（1）参会人员应按照会议决议认真执行工作任务，及时反馈执行情况。（2）行政部门对会议决议的执行情况进行跟踪检查，确保决议得到有效落实。（三）印章管理1.印章种类包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章保管（1）指定专人负责印章的保管，设立印章使用登记簿，严格登记印章的使用情况。（2）印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，不得擅自将印章交他人使用。3.印章使用（1）使用印章需填写《印章使用申请表》，注明使用事由、用印文件名称、用印份数等内容，并按照规定的审批程序进行审批。（2）经审批同意后，印章保管人员方可在文件上加盖印章，并在《印章使用登记簿》上记录相关信息。4.印章停用与销毁（1）因公司名称变更、印章损坏等原因需要停用印章时，应及时办理停用手续，并将印章交回行政部门。（2）行政部门对停用的印章进行登记造册，按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。（四）证照管理1.证照种类包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、许可证等。2.证照办理（1）根据公司业务需要，及时办理各类证照的申请、变更、年检等手续。（2）办理证照时，需提供相关资料，并确保资料的真实性和完整性。3.证照保管（1）指定专人负责证照的保管，设立证照使用登记簿，严格登记证照的使用情况。（2）证照保管人员应妥善保管证照，确保证照安全，不得擅自将证照交他人使用。4.证照借用（1）因工作需要借用证照时，需填写《证照借用申请表》，注明借用事由、借用期限等内容，并按照规定的审批程序进行审批。（2）经审批同意后，证照保管人员方可将证照借给借用人员，并在《证照使用登记簿》上记录相关信息。5.证照归还借用人员应在借用期限内归还证照，归还时需确保证照完好无损。证照保管人员应认真核对归还的证照，无误后在《证照使用登记簿》上注明归还情况。（五）办公用品管理1.办公用品采购（1）行政部门根据公司实际需求，制定办公用品采购计划，经审批后进行采购。（2）选择合格的供应商进行采购，确保办公用品的质量和价格合理。2.办公用品发放（1）设立办公用品发放登记簿，对办公用品的发放情况进行详细记录。（2）员工根据工作需要领用办公用品，领用后在登记簿上签字确认。3.办公用品使用与保管（1）员工应合理使用办公用品，避免浪费。（2）对贵重办公用品应指定专人保管，定期进行盘点，确保办公用品的安全和完整。4.办公用品报废对损坏、过期等无法使用的办公用品，由使用部门填写《办公用品报废申请表》，经审批后进行报废处理。三、档案管理（一）档案分类分为行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（二）档案收集1.各部门应及时将本部门产生的文件、资料等整理归档，并定期移交行政部门。2.行政部门负责对公司各类档案进行统一收集、整理。（三）档案整理1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作。2.编制档案目录，便于查阅和管理。（四）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。（五）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，经审批后到档案库房查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。3.查阅完毕后，应及时将档案归还档案库房，并在《档案查阅登记簿》上记录查阅情况。（六）档案借阅1.因特殊原因需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、借阅期限等内容，并按照规定的审批程序进行审批。2.经审批同意后，档案管理人员方可将档案借给借阅人员，并在《档案借阅登记簿》上记录相关信息。3.借阅人员应在借阅期限内归还档案，归还时需确保档案完好无损。档案管理人员应认真核对归还的档案，无误后在《档案借阅登记簿》上注明归还情况。（七）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，由档案管理人员提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，经审批后进行销毁。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和规范。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁登记簿》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门负责人。四、资产管理（一）资产分类分为固定资产、低值易耗品等。（二）资产购置1.各部门根据工作需要，提出资产购置申请，经审批后由行政部门统一采购。2.采购资产时，应遵循公开、公平、公正的原则，选择合格的供应商，确保资产的质量和价格合理。（三）资产验收1.资产购置后，由行政部门组织相关人员进行验收，验收内容包括资产的数量、规格、型号、质量等。2.验收合格后，填写《资产验收单》，办理资产入库手续。（四）资产登记1.行政部门对验收合格的资产进行登记，建立资产台账，记录资产的名称、规格、型号、购置时间、使用部门等信息。2.定期对资产台账进行核对，确保账实相符。（五）资产使用与保管1.资产使用部门应指定专人负责资产的使用和保管，确保资产的安全和正常使用。2.员工应爱护公司资产，不得擅自转借、挪用、损坏资产。3.对资产进行定期维护和保养，延长资产使用寿命。（六）资产盘点1.行政部门定期组织资产盘点工作，对公司资产进行全面清查。2.盘点结束后，编制资产盘点报告，对盘点结果进行分析，发现问题及时处理。（七）资产处置1.对闲置、报废等资产，由使用部门提出处置申请，经审批后进行处置。2.资产处置方式包括出售、报废、捐赠等，处置过程应遵循相关规定，确保资产处置的合法性和合理性。3.资产处置后，及时调整资产台账和财务账目。五、安全管理（一）安全制度1.建立健全公司安全管理制度，明确安全管理职责和工作流程。2.加强安全教育培训，提高员工的安全意识和安全技能。（二）安全检查1.定期组织安全检查，对公司办公区域、生产车间、仓库等进行全面检查。2.安全检查内容包括消防安全、电气安全、设备安全、环境安全等方面，及时发现和消除安全隐患。（三）安全隐患整改1.对检查中发现的安全隐患，下达《安全隐患整改通知书》，明确整改责任部门和整改期限。2.整改责任部门应按照要求及时进行整改，整改完成后提交整改报告，经复查合格后销号。（四）消防安全管理1.配备必要的消防设施和器材，定期进行检查和维护，确保消防设施完好有效。2.组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的火灾应急处置能力。3.加强对办公区域、生产车间等重点部位的消防安全管理，严禁在禁烟区域吸烟，严禁私拉乱接电线，确保消防安全。（五）电气安全管理1.定期对电气设备进行检查和维护，确保电气设备正常运行。2.严禁非专业人员擅自操作电气设备，电气设备出现故障时应及时通知专业人员进行维修。3.加强对电气线路的管理，严禁私拉乱接电线，确保电气安全。（六）设备安全管理1.建立设备安全管理制度，明确设备操作规程和维护保养要求。2.对设备操作人员进行培训，使其熟悉设备性能和操作规程，持证上岗。3.定期对设备进行检查和维护，及时发现和排除设备故障，确保设备安全运行。（七）环境安全管理1.加强对公司环境的管理，做好环境卫生、绿化美化等工作。2.对公司生产经营过程中产生的废水、废气、废渣等污染物进行有效处理，确保达标排放。3.加强对危险化学品、易燃易爆物品等的管理，严格按照相关规定进行储存、使用和运输，确保环境安全。六、环境卫生管理（一）卫生责任区划分1.将公司办公区域、生产车间、仓库等划分为若干卫生责任区，明确各责任区的责任人。2.卫生责任区责任人负责本区域的日常环境卫生清扫和保洁工作。（二）环境卫生标准1.办公区域应保持整洁、干净，桌面、地面无灰尘、无杂物，文件资料摆放整齐。2.生产车间应保持设备清洁、物料堆放整齐，通道畅通，无油污、无积水。3.仓库应保持货物堆放有序，货架整洁，无灰尘、无杂物，消防设施完好有效。（三）环境卫生检查1.行政部门定期组织环境卫生