通信公司档案管理制度

通信公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强通信公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于通信公司总部及所属各分公司、子公司的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案是指通信公司在各项经营、管理、科研、生产等活动中直接形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、数据、声像等资料。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性和完整性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，保证档案内容的完整无缺。在档案形成过程中，各部门和相关人员应及时、准确地收集和整理各类文件资料，防止档案的散失和损坏。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。档案管理人员应具备良好的保密意识，严格履行保密职责。4.方便利用原则建立健全档案检索体系和利用制度，提高档案的利用效率，为公司各项工作提供便捷、高效的档案信息服务。同时，要确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和篡改。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，对各部门档案管理工作进行监督、检查和指导。3.集中管理公司重要档案，包括但不限于公司文件、合同协议、重要会议记录、财务档案等。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。5.组织开展档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统。6.定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）各部门1.负责本部门档案的日常收集、整理和保管工作，确保档案的真实、完整和安全。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受公司综合管理部门的业务指导。3.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交公司综合管理部门集中保管。4.积极配合公司综合管理部门开展档案利用工作，提供相关档案资料和信息。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，严格履行档案管理职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.建立档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。5.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为公司各项工作提供决策支持。6.负责档案管理信息系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息。7.定期对档案进行清查和盘点，确保账物相符。8.参与档案鉴定工作，提出档案存毁意见。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在经营管理活动中形成的各类文件，包括上级文件、公司发文、部门文件等。2.各类合同协议，如采购合同、销售合同、租赁合同、合作协议等。3.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.工程建设档案，如项目规划文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。5.科研档案，包括科研项目立项文件、研究报告、实验数据、技术成果等。6.人事档案，包括员工入职资料、劳动合同、薪酬福利文件、培训记录、考核档案等。7.市场营销档案，如市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。8.行政管理档案，如会议记录、纪要、工作计划、总结、办公文件等。9.声像档案，包括照片、录音、录像等资料。10.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类文件资料，并确保文件资料的齐全、完整。2.对于重要文件和紧急文件，应及时送交档案管理人员进行登记和保管。3.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类年度分类法：将档案按形成年度进行分类。组织机构分类法：根据公司内部组织机构，将档案分为不同类别。问题分类法：按照档案所反映的问题进行分类。2.编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则。采用"全宗号年度保管期限件号"的编号方式，例如：0012023长期001。3.编目编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。建立电子目录，方便档案的检索和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。同时，要建立电子档案的存储目录和索引，方便检索。3.声像档案应按照内容分类整理，注明拍摄时间、地点、人物等信息，并进行数字化处理，存储在电子设备上。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。2.档案保管期限的划定应根据国家有关规定和公司实际情况，由档案管理人员和相关部门共同确定。（四）档案清查与盘点1.档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量。2.清查和盘点内容包括档案的数量、保管状况、存储位置等。3.对于清查和盘点中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从公司各项工作的实际需要出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。负责对拟销毁档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其保存价值。2.分析档案内容与公司工作的关联程度、利用频率等因素，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行鉴定后，编制档案销毁清册，注明档案的档号、文号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.档案销毁清册经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人权益维护、工作调动等原因查阅本人档案。3.外部单位因工作需要查阅公司档案，须按照国家有关规定和公司相关程序办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理人员处办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：利用者如需复制档案资料，应填写档案复制申请表，经部门负责人审批后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案资料应加盖档案专用章，并注明复制日期、份数等信息。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案，未经公司授权，不得查阅、借阅和复制。2.档案利用者应严格遵守档案管理制度，不得擅自将档案带出档案库房或泄露档案内容。七、档案信息化管理（一）建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括文件的基本信息、内容摘要等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档号、文号、题名、日期、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全。5.数据备份：定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理规范，将纸质档案信息准确录入档案管理信息系统。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。（四）安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备