连锁公司收支管理制度

连锁公司收支管理制度一、总则（一）目的为加强连锁公司的财务管理，规范收支行为，确保公司财务状况的健康稳定，提高资金使用效率，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于连锁公司总部及各下属门店。（三）基本原则1.合法性原则：公司的一切收支活动必须符合国家法律法规和财务制度的规定。2.真实性原则：收支数据应真实、准确、完整地反映公司的经济业务活动。3.合理性原则：各项收支应合理、必要，杜绝浪费和不合理支出。4.效益性原则：在保证公司正常运营的前提下，优化收支结构，提高资金使用效益。二、收入管理（一）销售收入1.收款方式现金收款：门店在销售商品或提供服务时，应按规定收取现金，并及时开具收款收据。收款人员应在每日营业结束后，将现金缴存银行，并填写现金缴存单。银行转账收款：对于金额较大或客户要求采用银行转账方式付款的业务，门店应提供公司指定的银行账户信息，客户通过银行转账支付款项。收款人员应及时核对到账情况，并与销售记录进行核对。电子支付收款：随着电子支付的普及，门店应支持微信支付、支付宝支付等常见的电子支付方式。收款人员应及时处理电子支付订单，确保款项及时到账，并做好相关记录。2.销售票据管理发票开具：门店应根据实际销售情况，按照国家税收法规的规定，及时、准确地为客户开具发票。发票开具应严格遵循发票管理办法，确保发票内容真实、完整、准确。收据使用：对于不需要开具发票的销售业务，应开具收款收据。收款收据应按顺序编号，妥善保管，不得遗失。收款收据的开具应注明收款日期、客户名称、金额、收款事由等内容，并由收款人员签字确认。票据保管与核销：销售票据应由专人负责保管，设立票据登记簿，记录票据的购入、使用、结存情况。定期对票据进行盘点核对，确保账实相符。已使用的票据存根应按规定期限保存，期满后经批准方可销毁。（二）其他收入1.加盟费收入加盟合同管理：连锁公司与加盟商签订加盟合同，明确双方的权利和义务，包括加盟费的金额、支付方式、支付期限等条款。加盟费收取：按照加盟合同约定的时间和方式，及时收取加盟商的加盟费。收取加盟费后，应向加盟商开具合法有效的收款凭证。加盟费核算与管理：财务部门应及时对加盟费收入进行核算，将其纳入公司收入总额进行管理。同时，应对加盟费的使用情况进行监督，确保专款专用。2.品牌使用费收入品牌使用协议签订：与品牌使用方签订品牌使用协议，明确品牌使用的范围、期限、费用标准等内容。品牌使用费收取：根据品牌使用协议，定期收取品牌使用费。收取时应开具相应的票据，并做好记录。品牌使用费核算：财务部门应准确核算品牌使用费收入，按照规定进行账务处理。3.促销活动收入促销活动策划与执行：公司策划并组织各类促销活动，如满减、折扣、赠品等。在促销活动实施过程中，应做好活动宣传、商品销售记录等工作。促销活动收入核算：对于促销活动中产生的额外收入，如因满减活动导致的销售额增加、赠品回收后的变现收入等，应进行准确核算。核算时应区分正常销售收入和促销活动收入，确保财务数据的准确性。4.其他零星收入：包括门店的废旧物资变卖收入、设备出租收入等。对于这些零星收入，应及时入账，不得截留或挪用。三、支出管理（一）采购支出1.采购预算编制各部门应根据业务需求，提前编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、金额、采购时间等内容。财务部门对各部门的采购预算进行汇总审核，结合公司的资金状况和经营目标，提出调整建议，报公司管理层审批后执行。2.采购流程采购申请：各部门根据实际需要填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、用途等信息，并提交部门负责人审批。采购审批：部门负责人对采购申请进行审核，根据预算情况和业务需求决定是否批准。对于金额较大或重要的采购项目，需报公司管理层审批。供应商选择：采购部门根据批准的采购申请，通过招标、询价、比选等方式选择合格的供应商。建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评估。采购合同签订：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。采购合同应报财务部门备案。采购验收：采购物品到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品的数量、质量、规格等进行检验。验收合格后，填写验收单，并签字确认。采购付款：财务部门根据采购合同和验收单，审核采购发票等相关凭证后，按照规定的付款方式和时间支付采购款项。对于不符合合同约定或验收不合格的采购项目，财务部门有权拒绝付款。（二）费用支出1.费用分类与标准办公费用：包括办公用品、水电费、通讯费、差旅费等。制定办公费用的开支标准，明确各项费用的具体限额和报销要求。例如，办公用品应按照实际需求进行采购，不得超标准配备；水电费应根据实际用量进行核算；通讯费应按照公司规定的套餐标准进行报销等。员工薪酬福利：根据公司的薪酬制度，按时足额发放员工工资、奖金、津贴、补贴等。按照国家法律法规和公司规定，为员工缴纳社会保险、住房公积金等福利费用。制定合理的薪酬调整机制，定期对员工薪酬进行评估和调整。业务招待费：明确业务招待费的使用范围和标准，严格控制业务招待费的支出。业务招待费应主要用于与公司业务相关的接待活动，如招待客户、合作伙伴等。报销业务招待费时，应提供详细的招待事由、参与人员等信息，并经相关领导审批。广告宣传费：根据公司的市场推广计划，合理安排广告宣传费用。广告宣传费的支出应具有明确的目标和效果评估，确保费用的投入能够有效提升公司品牌知名度和产品销售量。报销广告宣传费时，应提供广告合同、宣传资料、发票等相关凭证。培训费：为提升员工素质和业务能力，公司会组织各类培训活动。制定培训费的管理办法，明确培训费用的报销范围和标准。培训费用应主要用于员工参加外部培训课程、内部培训师资费用、培训教材等方面的支出。报销培训费时，应提供培训通知、培训记录、发票等相关凭证。2.费用报销流程费用申请：员工因工作需要发生费用支出时，应填写费用报销申请表，详细说明费用发生的事由、金额、时间等信息，并提交部门负责人审批。部门审批：部门负责人对费用报销申请进行审核，判断费用支出是否合理、必要，是否符合公司的费用开支标准。对于不符合要求的费用报销申请，部门负责人有权拒绝批准。财务审核：财务部门对费用报销申请进行审核，重点审核费用凭证的真实性、合法性、完整性，以及费用是否符合公司的报销标准。对于不符合财务规定的费用报销申请，财务部门应予以退回，并说明原因。领导审批：根据公司的审批权限，对于金额较大或重要的费用报销申请，需报公司管理层审批。公司管理层应根据公司的财务状况和经营目标，对费用报销申请进行最终审批。费用报销：经各级审批通过后，员工持审批后的费用报销申请表和相关凭证到财务部门办理报销手续。财务部门审核无误后，按照规定的支付方式支付报销款项。（三）固定资产购置与处置支出1.固定资产购置固定资产预算编制：各部门根据业务发展需要，提前编制固定资产购置预算。固定资产预算应包括购置固定资产的名称、规格、数量、金额、购置时间等内容。固定资产购置审批：固定资产购置预算报公司管理层审批后，各部门按照审批后的预算进行固定资产购置。对于金额较大或重要的固定资产购置项目，需进行招标采购或集中采购。固定资产入账：固定资产购置完成后，采购部门应及时将固定资产移交使用部门，并办理相关验收手续。财务部门根据采购发票、验收单等凭证，按照固定资产核算办法进行入账处理，确定固定资产的入账价值。2.固定资产处置固定资产处置申请：当固定资产不再使用或已达到报废年限等原因需要处置时，使用部门应填写固定资产处置申请表，详细说明固定资产的名称、规格、数量、购置时间、处置原因等信息，并提交部门负责人审批。固定资产评估与审批：对于拟处置的固定资产，公司应组织相关人员进行评估，确定其处置价格。固定资产处置申请表经部门负责人审批后，报公司管理层审批。对于价值较大的固定资产处置，需报经公司董事会批准。固定资产处置实施：经批准后，公司按照规定的方式进行固定资产处置。固定资产处置可以采用出售、报废、捐赠等方式。在固定资产处置过程中，应做好相关记录，确保处置过程的合规性和资产安全。固定资产处置账务处理：财务部门根据固定资产处置的相关凭证，按照固定资产核算办法进行账务处理，核销固定资产账面价值，并记录处置收入或损失。四、资金管理（一）资金预算1.年度资金预算编制：公司应于每年年末编制下一年度的资金预算。资金预算应包括现金流入预算和现金流出预算两部分。现金流入预算主要包括销售收入、加盟费收入、品牌使用费收入等；现金流出预算主要包括采购支出、费用支出、固定资产购置支出等。2.资金预算审批：资金预算编制完成后，报公司管理层审批。公司管理层应根据公司的经营目标、市场情况、财务状况等因素，对资金预算进行审核和调整，确保资金预算的合理性和可行性。3.资金预算执行与监控：各部门应严格按照资金预算执行各项收支活动。财务部门应定期对资金预算的执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。如实际收支情况与预算存在较大差异，应及时分析原因，并采取相应的措施进行调整。（二）资金结算1.银行账户管理：公司应按照国家法律法规的规定，开立和使用银行账户。银行账户的开立、变更和撤销应报公司管理层审批。财务部门应定期对银行账户进行核对，确保账实相符。2.资金收付流程：公司的资金收付应通过银行账户进行。资金收付业务应严格按照财务审批流程进行操作，确保资金安全。对于大额资金收付，应实行双人操作或授权审批制度。3.资金安全保障：加强对资金结算过程的安全管理，采取必要的安全措施，如设置密码、安装安全软件、定期备份数据等，防止资金被盗取或挪用。同时，加强对财务人员的安全教育，提高其安全意识和防范能力。（三）资金风险控制1.风险识别与评估：定期对公司的资金状况进行风险识别和评估，分析可能存在的资金风险，如资金短缺风险、资金流动性风险、汇率风险等。2.风险应对措施：针对识别出的资金风险，制定相应的风险应对措施。例如，合理安排资金，优化资金结构，确保资金的流动性；加强应收账款管理，及时催收账款，降低坏账风险；通过套期保值等方式，规避汇率风险等。3.资金风险管理监督：建立资金风险管理监督机制，定期对资金风险管理措施的执行情况进行检查和评估。发现问题及时整改，确保公司资金安全。五、财务审批与授权（一）审批原则1.分级审批原则：根据公司的组织架构和管理权限，对各项收支业务实行分级审批制度。不同级别的管理人员具有不同的审批权限，确保审批决策的科学性和合理性。2.权责对等原则：审批人员应对其审批的业务承担相应的责任，确保审批决策的准确性和严肃性。3.集体决策原则：对于重大的财务事项，应实行集体决策制度，由公司管理层或董事会进行审议和决策。（二）审批流程1.一般业务审批流程：对于金额较小的日常收支业务，按照部门负责人审批、财务审核、公司管理层审批（如有需要）的流程进行操作。2.重大业务审批流程：对于金额较大或重要的财务事项，如重大投资项目、大额采购合同、重大资产处置等，应按照项目申报、部门审核、财务审核、公司管理层审议、董事会审批（如有需要）的流程进行操作。在审批过程中，相关部门应提供详细的资料和分析报告，供决策层参考。（三）授权管理1.授权范围：明确各级管理人员的财务审批授权范围，包括不同金额的收支业务、合同签订、资金支付等方面的审批权限。2.授权方式：授权方式可以采用书面授权和系统授权相结合的方式。书面授权应明确授权事项、授权期限、授权金额等内容，并由授权人签字确认。系统授权应在公司财务管理系统中进行设置，确保审批流程的规范执行。3.授权变更与撤销：当公司组织架构调整、业务范围变化或管理人员变动等原因需要变更或撤销授权时，应及时办理相关手续，并在公司内部进行公告。六、财务核算与报告（一）财务核算1.核算原则：公司应按照国家统一的会计准则和会计制度进行财务核算，确保财务数据的真实性、准确性、完整性和及时性。2.会计科目设置：根据公司的业务特点和财务管理需求，合理设置会计科目。会计科目的设置应符合会计准则的规定，并保持相对稳定。同时，应根据实际业务变化及时进行调整。3.账务处理流程：财务部门应按照规定的账务处理流程进行日常账务处理，包括审核原始凭证、编制记账凭证、登记账簿、编制财务报表等环节。在账务处理过程中，应严格遵守会计核算规范，确保账务处理的准确性和合规性。（二）财务报告1.财务报表编制：定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应按照会计准则和相关规定进行编制，确保报表数据的真实、准确、完整。2.财务分析：对财务报表进行分析，为公司管理层提供决策支持。财务分析应包括财务指标分析、财务状况分析、经营成果分析等内容。通过财务分析，发现公司经营过程中存在的问题，提出改进建议和措施。3.财务报告报送与披露：按照国家法律法规和公司规定，及时向公司管理层、股东、税务机关等报送财务报告。对于需要对外披露的财务信息，应按照相关规定进行披露，确保信息的公开、透明。七、审计与监督（一）内部审计1.审计机构与人员：设立独立的内部审计机构，配备专业的内部审计人员。内部审计机构应独立于财务部门，直接对公司管理层负责。2.审计计划与实施：制定年度内部审计计划，明确审计目标、审计范围、审计重点等内容。按照审计计划组织实施内部审计工作，通过审查财务收支、内部控制、经营活动等方面，发现问题并提出改进建议。3.审计报告与整改：内部审计工作结束后，应及时撰写审计报告，向公司管理层汇报审计结果。对于审计发现的问题，公司管理层应督促相关部门进行整改，并跟踪整改情况，确保