运输票据使用管理制度

运输票据使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司运输票据的管理，规范运输票据的使用流程，确保运输业务的顺利开展，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及运输票据使用的所有部门和人员，包括但不限于运输部门、财务部门、销售部门等。（三）运输票据定义本制度所指运输票据是指在货物运输过程中用于记录运输业务相关信息的各种凭证，包括但不限于运输合同、运单、提单、发票等。二、运输票据的种类及用途（一）运输合同1.定义：运输合同是公司与托运人或承运人签订的，明确双方权利义务关系，约定货物运输事宜的书面协议。2.用途：作为运输业务的基础文件，规定了运输的货物名称、数量、起运地、目的地、运输方式、运费及支付方式等主要条款，是双方履行运输义务和解决纠纷的重要依据。（二）运单1.定义：运单是货物运输过程中的详细记录单据，随货同行，记录了货物的实际运输情况。2.用途：详细记载货物的发运日期、运输工具、装卸地点、货物交接情况等信息，用于跟踪货物运输轨迹，确保货物安全、准确地送达目的地。同时，也是运输过程中各环节责任划分的重要依据。（三）提单1.定义：提单是承运人签发的，证明货物已由其接收或装船，并保证据以交付货物的凭证。2.用途：在国际贸易中，提单具有货物收据、运输合同证明和物权凭证的功能。它是收货人提货的重要依据，也是银行结汇的重要单据之一。（四）发票1.定义：发票是公司在提供运输服务后，向托运人或收货人开具的，证明运输服务已完成并用于结算运费的凭证。2.用途：是公司确认运输收入的重要依据，同时也是托运人或收货人进行财务核算和税务处理的合法凭证。三、运输票据的印制与保管（一）印制1.运输票据由公司指定的部门统一负责印制。印制前，需根据公司业务需求和管理要求，确定票据的格式、内容、编号规则等，并报公司领导审批。2.选择具备良好信誉和资质的印刷厂家进行印制，确保票据的质量和安全性。印刷过程中，要严格监督印刷质量，防止出现字迹不清、缺页、错页等问题。3.运输票据印制完成后，由负责印制的部门进行验收，核对票据的数量、格式、内容等是否与审批后的要求一致。验收合格后，办理入库手续，妥善保管。（二）保管1.设立专门的运输票据保管仓库或专柜，确保票据存放环境安全、干燥、通风良好，防止票据受潮、霉变、丢失等情况发生。2.运输票据应按照类别、编号顺序进行存放，便于查找和管理。同时，要建立详细的票据保管台账，记录票据的出入库时间、数量、编号等信息。3.对于重要的运输票据，如提单等，应采取加密存储、专人保管等措施，确保票据的安全性和保密性。未经授权，任何人不得擅自接触和查阅这些票据。4.定期对运输票据的保管情况进行检查和盘点，确保账实相符。如发现票据丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。四、运输票据的领用与发放（一）领用1.公司内部各部门因业务需要领用运输票据时，需填写《运输票据领用申请表》，注明领用票据的种类、数量、用途等信息，并经部门负责人签字审批。2.《运输票据领用申请表》提交至公司指定的票据管理部门，由票据管理人员根据库存情况进行审核。审核通过后，按照申请表上的要求发放票据，并在台账上记录领用日期、领用人、票据种类及数量等信息。3.领用人员在领取运输票据时，应仔细核对票据的数量、格式、编号等是否与申请表一致，并在领用登记表上签字确认。如发现票据存在问题，应及时向票据管理人员提出更换。（二）发放1.对于运输合同、运单等常用票据，可根据部门业务量的大小，定期发放一定数量的空白票据给相关部门，以满足日常业务需求。2.对于提单等重要票据，应根据实际业务情况，在业务发生时按需发放。发放时，要严格按照规定的流程进行操作，确保提单的真实性、准确性和完整性。3.在发放运输票据时，要向领用人员明确告知票据的使用规范和注意事项，提醒领用人员妥善保管票据，防止丢失或误用。五、运输票据的使用规范（一）填写要求1.运输票据上的各项内容必须填写完整、准确、清晰，不得遗漏或涂改。填写内容应与实际运输业务情况相符，包括货物名称、规格、数量、起运地、目的地、运输方式、运费等信息。2.使用规范的汉字或数字填写，字迹要工整，不得潦草。对于金额、日期等重要信息，要按照规定的格式填写，确保数字的准确性和一致性。3.在填写运输票据时，如遇填写错误，应在错误处划一条横线，并在其上方或旁边重新填写正确内容，同时加盖填写人员的印章或签字确认。不得采用刮擦、挖补、涂改液等方式进行修改。（二）签章要求1.运输票据上涉及的签字、盖章必须真实、有效，符合公司规定的授权范围和程序。签字人应具备相应的业务权限和责任，盖章应清晰可辨，不得模糊不清或加盖无效印章。2.运输合同需由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章。运单、提单等票据上的签字盖章应根据业务实际情况，由相关业务人员、运输人员、收货人等按照规定进行签署。3.发票的开具应按照国家税收法规的要求，加盖公司发票专用章。发票专用章的使用应严格遵守公司的印章管理制度，确保印章的安全性和规范性。（三）使用流程1.运输部门在承接运输业务后，应根据业务情况及时填写运输合同或运单。运输合同应在与托运人协商一致后签订，明确双方的权利义务关系。运单应在货物起运前填写完毕，并随货同行。2.在货物运输过程中，运输人员应按照运单上的要求，认真做好货物的装卸、运输、保管等工作，并及时记录运输过程中的相关信息，如运输时间、运输路线、货物交接情况等。3.当货物到达目的地后，运输人员应与收货人进行货物交接，并在运单上签字确认。如货物存在损坏、短缺等问题，应及时填写货物运输事故记录，并按照公司规定的程序进行处理。4.财务部门根据运输合同或运单以及实际运输情况，开具发票。发票开具应准确无误，确保发票上的信息与运输业务一致。开具后的发票应及时交给托运人或收货人，并做好发票的登记和存档工作。5.在国际贸易中，涉及提单的运输业务，应按照国际贸易惯例和相关法律法规的要求，正确使用提单。提单的签发、背书、转让等操作应符合规定的程序，确保提单的有效性和物权的顺利转移。六、运输票据的审核与结算（一）审核1.运输部门在使用运输票据后，应及时将票据提交至财务部门进行审核。财务部门审核人员应认真核对票据的真实性、完整性、准确性以及与实际运输业务的一致性。2.审核内容包括运输合同的条款是否符合公司规定，运单上的货物信息、运输信息、签字盖章等是否齐全、正确，发票的开具是否符合税收法规要求等。如发现问题，应及时与运输部门沟通，要求其进行更正或补充相关资料。3.对于重要的运输票据，如提单等，财务部门应与业务部门密切配合，核实提单的真实性和有效性。在审核过程中，要关注提单的流转情况，确保提单的使用符合公司的业务流程和风险控制要求。（二）结算1.根据运输合同的约定和运输票据的审核结果，财务部门进行运费的结算工作。运费结算应按照规定的时间和方式进行，确保公司的资金及时回笼。2.在结算运费时，财务部门应核对运输票据上的运费金额与运输合同约定的金额是否一致。如存在差异，应查明原因，并按照公司的相关规定进行处理。3.对于通过银行转账等方式结算运费的，财务部门应确保结算信息的准确无误，及时与银行沟通协调，保证资金的顺利到账。同时，要做好运费结算的记录和存档工作，以备日后查询和核对。七、运输票据的挂失与补办（一）挂失1.如发现运输票据丢失或被盗，相关人员应立即向公司报告，并填写《运输票据挂失申请表》，详细说明票据丢失的情况，包括票据种类、编号、丢失时间、丢失地点等信息。2.《运输票据挂失申请表》经部门负责人签字后，提交至公司指定的票据管理部门。票据管理部门接到挂失申请后，应立即采取措施，对丢失的票据进行挂失处理，防止票据被冒用或滥用。3.在挂失运输票据的同时，公司应及时通知相关的业务往来单位和银行等机构，告知票据挂失情况，要求其协助防范风险。如涉及提单挂失，还应按照相关法律法规的要求，向海事部门等进行报备。（二）补办1.在完成运输票据挂失手续后，如因业务需要，相关部门可申请补办运输票据。补办申请应填写《运输票据补办申请表》，注明补办票据的种类、原因、原票据相关信息等，并经部门负责人和公司领导审批。2.票据管理部门根据审批后的补办申请，按照原票据的格式、内容和编号规则进行补办。补办过程中，要严格审核相关资料，确保补办票据的真实性和准确性。3.补办后的运输票据应在备注栏注明"补办"字样，并按照原票据的保管和使用要求进行管理。同时，要将补办票据的情况记录在票据保管台账中，以备日后查阅。八、运输票据的销毁（一）销毁条件1.运输票据在使用完毕或超过规定的保管期限后，确已不再具有使用价值和保存必要的，可进行销毁处理。2.对于因业务变更、合同终止等原因导致不再使用的运输票据，也应及时进行清理和销毁。（二）销毁流程1.由票据管理部门定期对库存的运输票据进行清查，确定需要销毁的票据清单。清单应包括票据种类、编号、数量、保管期限等信息。2.将拟销毁的运输票据清单提交至公司领导审批。审批通过后，由票据管理部门会同财务部门等相关人员，按照规定的方式对运输票据进行销毁。3.运输票据的销毁可采用粉碎、焚烧等方式进行，确保票据信息无法恢复。在销毁过程中，要安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁完成后，由监督人员和经办人员在《运输票据销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档保存，以备审计和查询。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对运输票据的管理情况进行审计监督，检查运输票据的印制、保管、领用、使用、审核、结算、挂失、补办、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.审计部门在审计过程中，可通过查阅相关文件、记录、票据等资料，实地查看票据保管情况，与相关人员进行访谈等方式，对运输票据管理工作进行全面评估。如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查1.公司应积极配合国家相关部门和行业监管机构的检查，如实提供运输票据管理的相关资料和信息。对于监管机构提出的问题和要求，要认真整改落实，确保公司运输票据管理工作符合法律法规和行业规范的要求。2.关注行业动态和法律法规的变化，及时调整和完善公司的运输票据管理制度，以适应外部监管环境的要求。十、罚则（一）违规行为界定1.未按照本制度规定的流程和要求印制、保管、领用、使用、审核、结算、挂失、补办、销毁运输票据的。2.在运输票据上填写虚假信息、擅自涂改票据内容、伪造或冒用运输票据的。3.因保管不善导致运输票据丢失、损坏，给公司造成经济损失或不良影响的。4.拒绝接受公司内部监督检查或不配合外部监管机构工作的。（二）处罚措施1.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规行为给公司造成经济损失的，