项目跟踪管理管理制度

项目跟踪管理管理制度一、总则（一）目的为了加强公司项目跟踪管理，规范项目跟踪流程，提高项目成功率，确保公司各项业务目标的顺利实现，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有项目的跟踪管理，包括但不限于新产品研发项目、市场推广项目、客户服务项目等。（三）基本原则1.目标导向原则：项目跟踪管理以实现项目目标为核心，确保项目按时、按质、按量完成。2.全程监控原则：对项目实施全过程进行跟踪监控，及时发现问题并采取有效措施解决。3.信息共享原则：建立项目信息共享平台，确保项目相关人员及时获取项目进展情况。4.责任明确原则：明确项目跟踪管理各环节的责任主体，确保责任落实到人。二、项目跟踪管理职责分工（一）项目发起人1.负责提出项目需求，明确项目目标和预期成果。2.协调项目所需的资源，包括人力、物力、财力等。3.对项目的整体进展情况进行监督和指导。（二）项目经理1.制定项目详细的工作计划和时间表，明确项目各阶段的任务和里程碑。2.组织项目团队开展项目工作，协调项目团队成员之间的工作关系。3.定期向项目发起人汇报项目进展情况，及时反馈项目中出现的问题和风险。4.负责项目的日常管理工作，包括项目文档的整理和归档等。（三）项目团队成员1.按照项目经理的安排，认真完成各自负责的项目任务。2.及时向项目经理汇报工作进展情况和遇到的问题。3.积极配合项目团队其他成员的工作，共同推进项目顺利进行。（四）职能部门1.为项目提供必要的支持和服务，如技术支持、人力资源支持等。2.协助项目经理解决项目中涉及本部门的问题。3.对项目中与本部门相关的工作进行监督和管理。（五）公司高层领导1.对项目的战略方向进行指导和决策。2.协调公司内外部资源，为项目的顺利开展提供保障。3.对项目的重大问题进行决策和协调解决。三、项目跟踪管理流程（一）项目启动阶段1.项目发起：项目发起人根据公司业务发展需求或客户需求，提出项目立项申请，明确项目名称、目标、预期成果、初步预算等信息。2.项目评估：由公司相关部门（如市场部、技术部、财务部等）对项目立项申请进行评估，评估项目的可行性、市场前景、技术难度、成本效益等方面。3.项目审批：经评估通过的项目立项申请，提交公司高层领导审批。公司高层领导根据公司战略规划和资源状况，对项目进行审批决策。4.项目启动：项目经审批通过后，正式启动。项目经理组建项目团队，制定项目工作计划和时间表，并召开项目启动会议，向项目团队成员介绍项目背景、目标、任务、时间表等信息，明确项目团队成员的职责分工。（二）项目执行阶段1.项目任务分解：项目经理根据项目工作计划和时间表，将项目任务进一步分解为具体的工作包，并明确每个工作包的责任人、时间节点、交付成果等信息。2.项目进度跟踪：项目经理定期（每周或每两周）组织项目团队召开项目进度会议，检查项目任务的完成情况，更新项目进度计划。同时，通过项目管理软件等工具，实时跟踪项目进度，及时发现项目进度偏差。3.项目质量控制：项目团队成员按照项目质量计划和相关标准，开展项目工作，确保项目交付成果的质量。项目经理定期对项目质量进行检查和评估，及时发现和纠正项目质量问题。4.项目风险管理：项目经理识别项目可能面临的风险，如技术风险、市场风险、人员风险等，并制定相应的风险应对措施。在项目执行过程中，密切关注风险变化情况，及时调整风险应对措施。5.项目沟通管理：建立项目沟通机制，明确项目沟通渠道、沟通频率、沟通方式等。项目团队成员及时汇报工作进展情况和遇到的问题，项目经理定期向项目发起人汇报项目进展情况，及时反馈项目中出现的问题和风险。同时，加强与公司内部其他部门和外部合作伙伴的沟通协调，确保项目顺利进行。（三）项目监控阶段1.监控指标设定：根据项目目标和项目计划，设定项目监控指标，如项目进度指标、项目质量指标、项目成本指标、项目风险指标等。2.监控数据收集：定期收集项目监控指标数据，如通过项目管理软件、项目进度报告、质量检验报告、成本核算报表等方式收集数据。3.监控数据分析：对收集到的项目监控指标数据进行分析，对比项目实际进展情况与项目计划的差异，评估项目是否按计划进行。同时，分析项目质量、成本、风险等方面的情况，及时发现项目中存在的问题。4.监控结果反馈：根据监控数据分析结果，及时向项目团队成员反馈项目进展情况和存在的问题，明确改进方向和要求。同时，向项目发起人汇报项目监控情况，为项目决策提供依据。（四）项目变更管理1.变更申请：项目执行过程中，如因各种原因需要对项目计划、范围、质量、进度、成本等方面进行变更，由项目团队成员或相关部门提出变更申请，说明变更的原因、内容、影响等。2.变更评估：项目经理组织相关人员对变更申请进行评估，评估变更对项目目标、进度、质量、成本等方面的影响。3.变更审批：经评估通过的变更申请，提交公司高层领导审批。公司高层领导根据项目实际情况和公司利益，对变更申请进行审批决策。4.变更实施：变更申请经审批通过后，项目经理组织项目团队实施变更。在变更实施过程中，及时跟踪变更执行情况，确保变更按要求完成。5.变更记录：对项目变更的全过程进行记录，包括变更申请、评估、审批、实施等环节的相关信息，形成项目变更文档，作为项目文档的重要组成部分。（五）项目验收阶段1.验收申请：项目完成后，项目经理组织项目团队对项目进行自查，确认项目已按要求完成。自查合格后，项目经理向项目发起人提交项目验收申请，说明项目完成情况、验收依据、验收标准等信息。2.验收准备：项目发起人收到项目验收申请后，组织相关部门（如市场部、技术部、财务部等）成立项目验收小组，明确验收小组的职责分工。验收小组根据项目验收标准和相关要求，制定项目验收计划，准备验收所需的资料和文件。3.项目验收：验收小组按照项目验收计划，对项目进行验收。验收方式包括听取项目汇报、查看项目文档、检查项目成果、进行测试和演示等。验收小组根据验收情况，出具项目验收报告，明确项目是否通过验收。4.验收结果处理：如项目通过验收，项目团队对项目进行总结和复盘，总结项目经验教训，为今后的项目提供参考。同时，对项目相关文档进行整理和归档，完成项目收尾工作。如项目未通过验收，项目团队根据验收小组提出的问题和整改要求，及时进行整改，整改完成后重新提交验收申请。四、项目跟踪管理文档管理（一）项目文档分类1.项目立项文档：包括项目立项申请、项目评估报告、项目审批文件等。2.项目计划文档：包括项目工作计划、项目时间表、项目任务分解表等。3.项目执行文档：包括项目进度报告、项目质量报告、项目成本报表、项目风险报告等。4.项目变更文档：包括项目变更申请、项目变更评估报告、项目变更审批文件、项目变更实施记录等。5.项目验收文档：包括项目验收申请、项目验收计划、项目验收报告等。6.其他文档：包括项目会议纪要、项目沟通记录、项目培训资料等。（二）项目文档格式与规范1.文档格式：项目文档应采用统一的格式，如Word、Excel、PPT等，确保文档的规范性和可读性。2.文档编号：为便于项目文档的管理和查询，对项目文档进行编号。编号规则应统一、规范，能够清晰反映文档的类别、项目名称、版本号等信息。3.文档内容规范：项目文档内容应准确、完整、清晰，语言表达应简洁明了。文档中应包含必要的图表、数据、说明等信息，确保文档能够充分反映项目的实际情况。（三）项目文档存储与保管1.存储方式：项目文档应存储在公司指定的服务器或存储设备上，建立项目文档文件夹，按照项目文档分类进行存储。同时，定期对项目文档进行备份，防止数据丢失。2.保管期限：根据公司相关规定，明确项目文档的保管期限。一般情况下，项目文档的保管期限为项目结束后[X]年。3.查阅权限：严格控制项目文档的查阅权限，只有经过授权的人员才能查阅项目文档。查阅项目文档时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经相关负责人审批后，方可查阅。五、项目跟踪管理考核与激励（一）考核指标1.项目进度指标：考核项目是否按时完成，包括项目各阶段任务的实际完成时间与计划时间的对比情况。2.项目质量指标：考核项目交付成果的质量是否符合要求，包括项目质量检验报告、客户满意度等指标。3.项目成本指标：考核项目实际成本是否控制在预算范围内，包括项目成本核算报表、成本偏差分析等指标。4.项目风险指标：考核项目风险管理的效果，包括项目风险识别、评估、应对措施的有效性等指标。5.项目沟通指标：考核项目沟通管理的情况，包括项目沟通渠道是否畅通、沟通频率是否合理、沟通效果是否良好等指标。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度对项目跟踪管理情况进行定期考核，由项目经理提交项目跟踪管理报告，汇报项目进展情况、存在的问题及改进措施等。相关部门根据考核指标对项目进行评分。2.项目结束考核：项目结束后，对项目跟踪管理情况进行全面考核。考核内容包括项目进度、质量、成本、风险、沟通等方面的完成情况。由项目发起人组织相关部门对项目进行综合评价，出具项目考核报告。（三）激励措施1.绩效奖励：根据项目跟踪管理考核结果，对表现优秀的项目团队和个人给予绩效奖励。绩效奖励可以包括奖金、荣誉证书等形式。2.晋升机会：将项目跟踪管理考核结果作为员工晋升的重要依据之一。对于在项目跟踪管