项目经济资料管理制度

项目经济资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目经济资料的管理，规范项目经济资料的收集、整理、归档、保管和使用等行为，确保项目经济资料的真实性、完整性和时效性，为项目成本控制、经济分析、决策支持以及后续项目提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有在建工程项目以及与项目经济活动相关的各类资料管理。（三）管理原则1.真实性原则：项目经济资料应如实反映项目经济活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖项目从前期策划到竣工结算等全过程涉及的各类经济资料，确保资料无遗漏。3.时效性原则：及时收集、整理和归档项目经济资料，保证资料与项目进度同步，便于及时查阅和使用。4.保密性原则：对涉及公司商业机密和敏感信息的项目经济资料，严格保密，防止信息泄露。二、职责分工（一）项目管理部门1.负责组织项目经济资料的收集、整理工作，确保资料的准确性和完整性。2.督促项目各部门及时提交相关经济资料，并对资料进行初步审核。3.配合公司档案管理部门做好项目经济资料的归档工作。（二）财务部门1.负责提供项目财务核算资料，包括成本费用支出、资金收支等相关凭证和报表。2.协助项目管理部门对项目经济资料进行财务分析和审核，确保资料符合财务规定。（三）造价部门1.负责编制和审核项目工程造价相关资料，如工程量清单、招标控制价、投标报价、工程结算等。2.对项目经济资料中的造价数据进行准确性审核，提供造价咨询和专业意见。（四）物资部门1.负责收集和整理项目物资采购、供应及库存管理等方面的资料，包括物资采购合同、出入库记录等。2.配合项目管理部门对物资成本进行核算和分析，提供物资成本相关资料。（五）档案管理部门1.负责制定项目经济资料归档规范和标准，指导项目管理部门进行资料归档工作。2.对归档的项目经济资料进行统一保管，建立档案检索系统，确保资料的安全和可查阅性。（六）项目负责人1.对项目经济资料的管理工作负总责，确保项目经济资料管理工作的有效开展。2.协调项目各部门之间的工作，督促各部门按时、按质提交项目经济资料。三、项目经济资料的分类与内容（一）项目前期经济资料1.项目可行性研究报告：包括项目投资估算、经济效益分析、市场前景预测等内容。2.项目立项批复文件：政府部门对项目立项的批准文件。3.项目招投标文件：招标文件、投标文件、中标通知书等，包含商务条款、技术规格、报价明细等。4.项目合同文件：与项目相关的各类合同，如工程承包合同、物资采购合同、劳务分包合同等，明确双方权利义务、价格条款、付款方式等。（二）项目实施过程经济资料1.成本预算资料项目成本预算书：按照项目分解结构编制的详细成本预算，包括直接成本（人工、材料、机械等）和间接成本（管理费、规费、利润、税金等）。成本预算调整记录：记录因项目变更、市场价格波动等原因导致的成本预算调整情况。2.成本核算资料成本费用台账：按月或按阶段记录项目实际发生的成本费用，包括各项成本费用的明细及累计发生额。成本分析报表：定期对项目成本进行分析，对比预算成本与实际成本的差异，分析成本偏差原因及采取的措施。3.物资管理资料物资采购计划：根据项目进度和预算编制的物资采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间等。物资采购合同及执行情况记录：包括物资采购合同的签订、履行过程中的变更、到货验收、付款等情况记录。物资出入库台账：详细记录物资的出入库时间、数量、规格、领用部门等信息。4.劳务管理资料劳务分包合同：明确劳务分包的工作内容、价格、付款方式、质量要求等条款。劳务人员考勤记录：记录劳务人员的出勤情况，作为劳务费用结算的依据。劳务费用结算单：根据劳务人员考勤和工作完成情况编制的劳务费用结算凭证。5.工程变更资料工程变更申请单：项目实施过程中因设计变更、施工条件变化等原因提出的工程变更申请，说明变更内容、原因及对造价和进度的影响。工程变更审批文件：相关部门对工程变更申请的审批意见和文件。工程变更费用核算资料：对工程变更引起的费用增加或减少进行核算的相关资料，包括变更工程量计算、单价调整依据等。6.现场签证资料现场签证单：记录施工现场发生的与合同约定不符且需要调整造价的事项，如额外的工作内容、施工条件变化等。现场签证审批文件：经相关部门和人员审批的现场签证文件。现场签证费用核算资料：对现场签证费用进行核算的依据和明细。（三）项目竣工结算经济资料1.工程竣工结算书：按照合同约定和相关规定编制的项目最终工程结算文件，包括结算总价、各项费用明细、结算依据等。2.竣工图纸：反映工程实际完成情况的竣工图纸，作为工程结算的重要依据。3.工程竣工验收报告：项目通过竣工验收的相关报告，证明工程已按合同要求完成并具备交付使用条件。4.结算审核报告：由具备资质的造价咨询机构或审计部门对工程竣工结算进行审核后出具的报告。四、项目经济资料的收集与整理（一）收集要求1.项目各部门应指定专人负责本部门项目经济资料的收集工作，确保资料及时、准确、完整。2.经济资料应在业务发生或完成后及时收集，不得拖延积压。对于时效性较强的资料，如工程变更申请、现场签证等，应在规定时间内提交。3.收集的经济资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全，复印件应与原件核对无误，并注明出处。（二）整理要求1.项目管理部门负责对收集到的项目经济资料进行统一整理，按照资料类别和时间顺序进行分类、编号。2.对每份经济资料进行核对和审核，确保资料内容真实、准确，相关数据逻辑一致。对于不符合要求的资料，及时返回原提交部门进行补充或修正。3.整理后的经济资料应装订成册，并编制目录，便于查阅和管理。五、项目经济资料的归档与保管（一）归档要求1.项目管理部门应在项目经济资料整理完成后，按照公司档案管理部门的要求及时进行归档。2.归档的项目经济资料应一式两份，一份交公司档案管理部门保管，一份由项目管理部门留存备查。3.归档资料应按照档案管理的规范进行装订、编目和装盒，确保档案的整齐、美观和便于保管。（二）保管要求1.公司档案管理部门应设立专门的项目经济资料档案室，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对项目经济资料进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.项目经济资料的保管期限应按照国家有关规定和公司档案管理制度执行。一般情况下，项目竣工结算完成后，相关经济资料应保管至项目保修期满后一定期限。六、项目经济资料的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅项目经济资料的，应填写《项目经济资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称和查阅范围，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门办理查阅手续。2.涉及项目核心机密或敏感信息的经济资料，需经项目负责人或公司主管领导批准后方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅项目经济资料的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司主管领导批准，由档案管理部门指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复印或传播资料内容。（二）使用规定1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅项目经济资料，不得将资料带出档案室。如需复印或摘录部分资料，应按照档案管理部门的规定办理相关手续。2.查阅人员应爱护查阅的项目经济资料，不得在资料上涂改、标记、污损或撕毁，确保资料的完整性和准确性。3.查阅人员对查阅过程中知悉的公司商业机密和项目敏感信息负有保密义务，不得向无关人员泄露。七、项目经济资料的销毁（一）销毁条件1.项目经济资料保管期限已满，且按照国家有关规定和公司档案管理制度无需继续保存的，可以进行销毁。2.因公司改制、重组等原因，需要对部分项目经济资料进行清理销毁的，应按照相关规定办理审批手续。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出项目经济资料销毁申请，填写《项目经济资料销毁申请表》，注明拟销毁资料的名称、数量、保管期限等信息，并说明销毁原因。2.经公司主管领导批准后，档案管理部门会同相关部门组成销毁小组，对拟销毁的项目经济资料进行清点和核对。3.销毁小组采用适当的方式对项目经济资料进行销毁，如粉碎、焚烧等，并确保销毁过程彻底、安全。4.销毁完成后，销毁小组应填写《项目经济资料销毁记录》，记录销毁资料的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，由销毁小组成员签字确认。5.《项目经济资料销毁申请表》、《项目经济资料销毁记录》等相关文件应作为档案进行保存。八、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门负责对项目经济资料管理情况进行定期或不定期的监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等环节。2.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.公司将项目经济资料管理工作纳入对项目管理部门和相关人员的绩效考核体系，对资料管理工作成绩突