门店物料管理管理制度

门店物料管理管理制度一、总则（一）目的为加强公司门店物料管理，规范物料的采购、存储、使用、盘点等流程，确保物料的合理使用和有效控制，降低成本，提高门店运营效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有门店的物料管理工作。（三）基本原则1.合理规划原则：根据门店的经营规模、销售情况和业务需求，合理规划物料的种类、数量和库存水平。2.节约高效原则：倡导节约使用物料，提高物料的使用效率，避免浪费和闲置。3.账实相符原则：确保物料的账目记录与实际库存数量一致，定期进行盘点和核对。4.责任明确原则：明确各部门和人员在物料管理中的职责，做到责任到人。二、职责分工（一）采购部门1.根据门店需求，制定物料采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同。2.负责物料的采购、运输和验收工作，确保物料按时、按质、按量供应。3.跟踪采购订单的执行情况，及时处理采购过程中的问题和异常情况。（二）门店仓库1.负责物料的存储和保管工作，确保物料的安全和完好。2.建立物料库存台账，记录物料的出入库情况，定期进行盘点和对账。3.根据门店需求，及时发放物料，并做好发放记录。4.对库存物料进行分类管理，标识清晰，便于查找和盘点。（三）门店运营部门1.根据门店的销售情况和业务需求，提出物料需求申请。2.负责物料的使用和消耗管理，监督员工合理使用物料，避免浪费。3.协助仓库进行物料盘点工作，提供相关数据和信息。（四）财务部门1.负责审核物料采购费用的报销，确保费用支出的合理性和合规性。2.定期对物料库存进行核对，监督物料管理的财务状况。3.参与物料成本的核算和分析，为公司决策提供财务支持。（五）质量管理部门1.对采购的物料进行质量检验，确保物料符合质量标准。2.对库存物料的质量进行定期检查，发现问题及时处理。3.协助处理因物料质量问题引起的相关事宜。三、物料采购管理（一）采购计划1.门店运营部门应根据每月的销售预测、库存情况和促销活动计划，提前[X]天制定物料需求计划，并提交给采购部门。2.采购部门结合门店需求计划、库存水平和市场供应情况，制定详细的采购计划，明确采购物料的种类、数量、规格、采购时间等信息。3.采购计划应经相关部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行评估和审核。2.定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货及时性、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，应及时进行整改或淘汰。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。（三）采购执行1.采购人员应按照采购计划和合同要求，及时向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。2.在采购过程中，如遇供应商交货延迟、产品质量问题等异常情况，采购人员应及时与供应商沟通协调，采取相应的措施解决问题，确保物料按时、按质、按量供应。3.采购物料到货前，采购人员应提前通知门店仓库做好验收准备工作。（四）采购验收1.物料到货后，门店仓库应按照采购合同和相关标准对物料进行验收。验收内容包括物料的数量、规格、型号、质量等方面。2.对于验收合格的物料，仓库应办理入库手续，并在库存台账上记录相关信息。对于验收不合格的物料，应及时与采购部门联系，由采购部门负责与供应商协商解决退货、换货等问题。3.验收过程中发现的问题应及时记录，并填写《物料验收报告》。验收报告应包括物料名称、规格、型号、数量、供应商、验收情况、问题描述及处理建议等内容。四、物料存储管理（一）仓库布局1.根据物料的种类、性质、用途等因素，合理规划仓库的存储区域，设置不同的存储货架和货位。2.对易燃易爆、有毒有害等危险物料应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。3.在仓库内设置明显的标识牌，标明物料的类别、存放位置、库存数量等信息，便于查找和管理。（二）物料入库1.物料到货后，仓库管理人员应根据验收结果办理入库手续。入库时，应核对物料的名称、规格、型号、数量等信息与采购订单和送货单是否一致。2.将验收合格的物料按照规定的存储位置进行存放，并在库存台账上记录入库日期、供应商、入库数量等详细信息。3.对于入库的物料，应及时进行整理和摆放，确保物料摆放整齐、有序，便于盘点和发放。（三）物料存储1.仓库管理人员应定期对库存物料进行检查和盘点，确保物料的安全和完好。检查内容包括物料的数量、质量、存储状态等方面。2.对易受潮、易变质、易损坏的物料，应采取相应的防护措施，如防潮、防虫、防火、防盗等。3.按照物料的先进先出原则进行发货，避免物料积压过期。对于有保质期要求的物料，应定期检查保质期，及时清理过期物料。（四）物料出库1.门店运营部门根据业务需求填写物料领用申请表，注明物料名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审批后提交给仓库。2.仓库管理人员根据物料领用申请表进行物料发放，并在库存台账上记录出库日期、领用部门、领用数量等信息。3.发放物料时，应认真核对物料的名称、规格、型号、数量等信息，确保发放的物料与申请一致。对于贵重物料或限量发放的物料，应严格按照相关规定进行审批和发放。（五）库存盘点1.仓库应定期进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期为[X]月/季/年，具体时间由公司统一安排。2.盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，包括清理库存、核对账目、准备盘点工具等。3.盘点过程中，应认真清点物料的数量、规格、型号等信息，并与库存台账进行核对。对于盘盈、盘亏的物料，应查明原因，填写《库存盘点报告》，并报相关部门处理。4.根据库存盘点结果，调整库存台账和财务账目，确保账实一致。对于因盘点差异导致的库存调整，应按照公司的财务制度进行处理。五、物料使用管理（一）使用规范1.门店员工应严格按照物料的使用说明和操作规程使用物料，确保物料的正确使用和安全。2.对于贵重物料或限量发放的物料，应严格控制使用数量，避免浪费和滥用。3.在物料使用过程中，如发现物料质量问题或异常情况，应及时停止使用，并报告相关部门处理。（二）领用审批1.门店运营部门根据业务需求填写物料领用申请表，注明物料名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审批后提交给仓库。2.对于超出常规用量或特殊用途的物料领用申请，应经公司分管领导审批后方可发放。（三）使用监督1.门店管理人员应加强对物料使用情况的监督和检查，定期统计物料的使用量和消耗情况，分析物料使用的合理性。2.对于浪费物料的行为，应及时进行制止和纠正，并按照公司的相关规定进行处理。六、物料损耗管理（一）损耗界定1.物料损耗是指在物料采购、存储、使用过程中，由于各种原因导致的物料数量减少或质量下降的情况。2.物料损耗分为正常损耗和非正常损耗。正常损耗是指在合理范围内的物料损耗，如因自然挥发、合理使用等原因导致的损耗；非正常损耗是指因管理不善、人为失误、质量问题等原因导致的超出正常范围的损耗。（二）损耗统计与分析1.仓库管理人员应定期对物料损耗情况进行统计，填写《物料损耗统计表》，记录物料名称、规格、型号、损耗数量、损耗原因等信息。2.门店运营部门和财务部门应定期对物料损耗情况进行分析，找出损耗产生的原因和规律，提出改进措施和建议，降低物料损耗率。（三）损耗处理1.对于正常损耗，经相关部门审核后，按照公司的财务制度进行处理。2.对于非正常损耗，应查明原因，分清责任，由责任部门或责任人承担相应的损失。如因供应商质量问题导致的损耗，由采购部门负责与供应商协商解决；因员工操作失误导致的损耗，由责任员工负责赔偿。七、物料报废管理（一）报废标准1.物料出现以下情况之一的，可申请报废：超过保质期且无法使用的；因质量问题无法修复或使用价值极低的；因技术更新、产品换代等原因不再使用的；因自然灾害、意外事故等原因损坏且无法修复的。2.对于拟报废的物料，应进行技术鉴定和评估，确保符合报废标准。（二）报废申请与审批1.仓库管理人员发现符合报废标准的物料后，应填写《物料报废申请表》，注明物料名称、规格、型号、数量、报废原因等信息，并提交给质量管理部门和财务部门审核。2.质量管理部门对拟报废物料进行质量鉴定，确认是否符合报废标准。财务部门对报废物料的账面价值进行核算，评估报废对公司财务状况的影响。3.《物料报废申请表》经质量管理部门和财务部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后的报废申请作为物料报废处理的依据。（三）报废处理1.经审批同意报废的物料，仓库应及时进行清理和处置。对于有回收价值的报废物料，应按照公司的相关规定进行回收处理；对于无回收价值的报废物料，可采取报废变卖、销毁等方式进行处理。2.在报废处理过程中，应做好记录，填写《物料报废处理记录》，记录报废物料的名称、规格、型号、数量、处理方式、处理时间等信息。3.财务部门应根据物料报废处理记录，及时调整相关账目，确保财务数据的准确性。八、信息管理（一）物料台账1.仓库应建立完善的物料台账，详细记录物料的出入库情况、库存数量、存放位置等信息。2.物料台账应定期更新，确保账实相符。仓库管理人员应每日对物料台账进行核对，发现问题及时处理。（二）库存报表1.仓库应定期编制库存报表，向门店运营部门、采购部门和财务部门报送物料库存情况。库存报表应包括物料名称、规格、型号、库存数量、入库日期、出库日期、库存金额等信息。2.门店运营部门和采购部门应根据库存报表及时了解物料库存动态，合理安排采购和使用计划。财务部门应根据库存报表进行成本核算和财务分析。（三）数据分析1.公司应定期对物料管理数据进行分析，评估物料管理的效果和效率。分析内容包括物料采购成本、库存周转率、物料损耗率等指标。2.通过数据分析，发现物料管理中存在的问题和不足，及时采取改进措施，优化物料管理流程，降低物料成本，提高公司经济效益。九、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对门店物料管理工作进行监督检查，检查内容包括物料采购、存储、使用、盘点等环节的执行情况。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查人员应认真填写检查记录，对发现的问题及时提出整改意见，并