公司集团卡管理制度

公司集团卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司集团卡的管理，规范集团卡的使用行为，提高集团卡使用的安全性、合理性和效率，有效控制费用支出，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司（以下统称"各单位"）。（三）基本原则1.统一管理原则：集团卡由公司统一组织办理、发放和管理，确保卡片的规范性和一致性。2.实名使用原则：集团卡仅限持卡人本人使用，不得转借他人，严格执行实名登记制度。3.限额控制原则：根据业务需求和费用预算，对集团卡的信用额度和使用限额进行合理设定和严格控制。4.合规使用原则：集团卡的使用必须符合国家法律法规和公司相关规定，确保费用支出真实、合法、有效。二、集团卡办理（一）办理条件1.因工作需要，经常发生差旅费、业务招待费、办公用品采购等费用支出的员工，经所在单位负责人批准后，可申请办理集团卡。2.申请人员应具备良好的信用记录，无不良信用行为。（二）办理流程1.员工填写《集团卡申请表》，详细说明申请理由、预计使用额度等信息，并提交所在单位负责人审核。2.所在单位负责人审核通过后，将申请表提交至公司人力资源部门进行备案。3.人力资源部门将备案后的申请表转至公司财务部门，财务部门根据公司资金状况和费用预算，确定是否批准办理集团卡。4.经财务部门批准后，由公司统一与合作银行联系办理集团卡，并将卡片发放至持卡人手中。（三）卡片信息管理1.集团卡办理成功后，由公司财务部门负责收集并保存持卡人的相关信息，包括姓名、身份证号码、联系电话、卡片卡号等，确保信息的准确性和安全性。2.如持卡人的联系方式发生变更，应及时通知公司财务部门进行更新，以保证银行与公司之间能够及时沟通相关事宜。三、集团卡使用（一）使用范围1.差旅费：包括因公出差发生的机票、火车票、酒店住宿、交通补贴等费用。2.业务招待费：用于招待客户、合作伙伴等发生的餐饮、娱乐等费用。3.办公用品采购：购买办公文具、办公设备等费用。4.其他经公司批准的与业务相关的费用支出。（二）使用规范1.持卡人在使用集团卡进行消费时，应确保消费行为真实、合法、合理，符合公司的业务需求和相关规定。2.每次消费前，持卡人应根据实际情况进行预算，并尽量选择与公司业务相关的正规商家进行消费，确保取得有效的发票。3.消费后，持卡人应及时在规定时间内将消费凭证（发票、小票等）提交至所在单位财务部门进行报销，不得拖延或遗失。4.严禁持卡人利用集团卡进行个人消费、套现或其他违规行为，一经发现，将按照公司相关规定严肃处理。（三）费用报销1.持卡人应在消费发生后的[x]个工作日内，将整理好的消费凭证粘贴在《费用报销单》上，并填写详细的报销事由、金额等信息，提交至所在单位财务部门。2.所在单位财务部门对报销凭证进行审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，消费是否符合公司规定的使用范围等。如发现问题，应及时与持卡人沟通核实，并要求其补充或更正相关信息。3.审核通过后的报销申请，由所在单位财务部门按照公司费用报销流程进行审批，审批通过后予以报销。报销款项将直接支付至集团卡绑定的银行账户，以归还前期消费欠款。四、集团卡额度管理（一）信用额度设定1.公司财务部门根据各单位的业务规模、费用支出情况以及持卡人的信用状况等因素，为每张集团卡设定初始信用额度。2.初始信用额度一般不超过持卡人预计年度费用支出总额的[x]%，具体额度由公司财务部门根据实际情况进行调整。（二）额度调整1.如因业务发展需要，持卡人的信用额度不足以满足工作需求时，可向所在单位负责人提出额度调整申请，并说明调整理由和预计使用额度。2.所在单位负责人审核通过后，将申请提交至公司财务部门。财务部门根据公司资金状况、持卡人的信用记录以及费用预算等因素，对额度调整申请进行审批。3.经审批同意调整额度的，公司财务部门将及时通知合作银行进行额度调整，并将调整后的额度告知持卡人。（三）临时额度申请1.在特殊情况下，如某项业务需要一次性支付较大金额的费用，持卡人可向所在单位负责人申请临时提高信用额度。2.临时额度申请应提前[x]个工作日提交，并详细说明申请临时额度的原因、金额以及预计还款时间等信息。3.所在单位负责人审核通过后，报公司财务部门审批。财务部门审核通过后，将临时额度申请提交至合作银行，由银行根据相关规定进行额度调整。4.临时额度有效期一般为[x]个工作日，到期后自动恢复至原信用额度。持卡人应在临时额度有效期内及时还款，避免逾期产生不良信用记录。五、集团卡还款（一）还款方式1.集团卡还款方式主要包括自动还款和主动还款两种。2.自动还款：持卡人应在集团卡绑定的银行账户中存入足够的款项，银行将在每月账单到期日前自动从该账户中扣除相应的还款金额。持卡人应确保绑定账户余额充足，避免因余额不足导致还款逾期。3.主动还款：持卡人也可通过网上银行、手机银行、银行柜台等方式主动进行还款。在还款时，应准确填写集团卡卡号、还款金额等信息，并确保还款及时到账。（二）还款期限1.集团卡账单日为每月的[x]日，还款日为账单日后的[x]个工作日。持卡人应在还款日前足额偿还欠款，避免逾期产生不良信用记录和额外的费用。2.如持卡人未能在还款日前全额还款，银行将按照最低还款额进行扣款，并对未还款部分从消费入账日起计算利息，利率按照银行规定执行。（三）逾期处理1.如持卡人出现还款逾期情况，公司财务部门将及时通知持卡人，并要求其尽快还款。同时，持卡人应承担因逾期产生的利息、滞纳金等费用。2.对于多次逾期或逾期金额较大的持卡人，公司将采取相应的措施，如暂停集团卡使用、限制费用报销等，直至持卡人还清欠款并解决逾期问题。3.如因持卡人逾期还款导致公司信用受损或产生其他经济损失的，公司将追究持卡人的责任，并要求其赔偿相应的损失。六、集团卡挂失、补办与注销（一）挂失1.如集团卡不慎遗失或被盗，持卡人应立即拨打银行客服电话进行挂失，并同时通知公司财务部门。2.持卡人在挂失时，应提供准确的卡片信息，以便银行及时冻结卡片，防止卡片被盗刷。3.挂失后，持卡人应尽快按照银行要求办理补办手续。（二）补办1.持卡人在挂失后，可向银行申请补办集团卡。补办时，持卡人需填写相关申请表格，并提交有效身份证件等资料。2.银行审核通过后，将为持卡人补办新的集团卡，并将新卡卡号告知持卡人。持卡人应及时将新卡卡号通知公司财务部门，以便财务部门进行信息更新。3.补办集团卡的费用按照银行规定由持卡人承担。（三）注销1.持卡人因离职、调岗等原因不再需要使用集团卡时，应及时向所在单位财务部门提出注销申请，并将卡片交回公司。2.所在单位财务部门在收到持卡人的注销申请后，应核实卡片是否存在未结清的欠款。如无欠款，财务部门将卡片信息提交至公司财务部门，由公司财务部门统一与银行联系办理注销手续。3.集团卡注销后，持卡人应停止使用该卡片，如有违反规定继续使用已注销卡片的行为，将按照公司相关规定严肃处理。七、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门定期对集团卡的使用情况进行检查，包括消费记录、报销凭证、还款情况等，确保集团卡的使用符合公司规定。2.公司审计部门不定期对集团卡的管理和使用情况进行审计，重点检查是否存在违规使用、费用超支、虚假报销等问题。如发现问题，将按照公司相关规定进行处理，并追究相关人员的责任。（二）银行监督1.合作银行定期向公司提供集团卡的交易明细和账单信息，以便公司及时了解集团卡的使用情况。2.公司与银行建立沟通机制，如发现持卡人存在异常交易行为或其他风险情况，银行应及时通知公司，公司将采取相应措施进行处理。八、违规处理（一）违规行为界定1.利用集团卡进行个人消费、套现或其他违规行为。2.未按照规定及时报销费用，导致逾期还款产生不良信用记录和额外费用。3.提供虚假消费凭证进行报销。4.未经批准擅自转借集团卡给他人使用。5.其他违反本管理制度及公司相关规定的行为。（二）处理措施1.对于首次发现违规行为的持卡人，公司将给予警告，并要求其立即整改。如造成公司经济损失的，持卡人应承担相应的赔偿责任。2.对于多次违规或违规情节严重的持卡人，公司将采取更为严厉的措施，如暂停集团卡使用、限制费用报销、扣减绩效奖金、解除劳动合同等，并依法追究其法律责