银保监会档案管理制度

银保监会档案管理制度一、总则（一）目的为加强中国银保监会（以下简称"银保监会"）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规及相关规定，结合银保监会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银保监会机关及各派出机构、直属事业单位（以下统称"各单位"）的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则银保监会办公厅负责全系统档案工作的统一领导，各单位办公室负责本单位档案工作的具体组织和实施，接受上级档案部门的监督和指导。2.集中管理原则各单位应设立综合档案室，集中保管本单位在工作中形成的各类档案，确保档案管理的规范化和标准化。3.确保安全原则采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为档案的查阅、利用提供便利条件，充分发挥档案的价值。二、档案管理体制与职责（一）档案管理机构1.银保监会办公厅档案处负责全系统档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查，制定档案管理制度和工作规范，负责机关档案的集中管理。2.各单位办公室档案管理部门负责本单位档案工作的具体组织实施，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作，接受银保监会办公厅档案处的业务指导。（二）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作的法律法规和业务流程，遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等，确保档案的有序存放。3.对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失等，采取有效措施保障档案安全。4.根据档案的保管期限和鉴定标准，对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见，经批准后组织实施。5.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理查阅、借阅手续，及时登记和催还档案，确保档案的正常流转。6.积极推进档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储、检索和利用等工作，提高档案管理的效率和水平。7.开展档案编研工作，对档案资料进行整理、分析和研究，编写档案参考资料，为领导决策和各项工作提供参考依据。8.参与档案管理工作的培训和宣传，提高全体工作人员的档案意识和档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.上级文件包括党中央、国务院、上级监管部门等下发的各类文件、通知、指示等。2.本机关文件银保监会机关及各单位制发的各类文件、报告、纪要、函件等。3.会议文件各类会议的通知、议程、报告、决议、记录等材料。4.监管业务档案包括银行业、保险业监管工作中形成的各类档案，如机构设立、变更、终止审批档案，现场检查、非现场监管档案，行政处罚档案等。5.人事档案干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、党团关系等档案材料。6.财务档案财务预决算、会计凭证、账簿、报表等档案材料。7.基建档案基本建设项目从项目立项到竣工验收全过程形成的各类文件、图纸、资料等。8.设备档案购置、安装、调试、维护设备过程中形成的文件、资料、图纸、说明书等。9.声像档案照片、录音、录像等反映单位工作和活动的资料。10.电子档案各类电子文件、数据、图表等。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时将本部门形成的文件材料收集齐全、完整，定期移交本单位档案管理部门。2.对重大活动、重要项目等形成的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后及时整理，向档案管理部门移交。3.接收档案时，档案管理部门应认真核对档案的数量、质量，对不符合要求的档案，应及时退回形成部门进行补充或修正。（三）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类，包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，根据实际情况选择合适的分类方法。3.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保档案目录准确、清晰。4.对破损、褪色的档案进行修复，对字迹模糊或易退变的档案进行复制，以保证档案的原始面貌和信息安全。5.将整理好的档案装订成册，装入档案盒，在档案盒上标明档号、年度、保管期限等信息，按照分类顺序上架排列，便于查找和利用。四、档案的保管（一）档案保管场所1.各单位应设立专门的综合档案室，档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等适宜档案保管的条件。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火保险柜、温湿度计、除湿机、防虫药品等。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：反映银保监会主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映本单位一般工作活动，在一定时期内对银保监会工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。其中，重要的档案列为30年保管，一般的档案列为10年保管。（三）档案保管措施1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录，做到账物相符。2.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。3.对电子档案应进行备份，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，异地存放，确保电子档案的安全。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。对借出的档案要及时催还，确保档案按时归还。5.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案保管场所和档案实体的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织各单位应成立档案鉴定工作小组，由办公室负责人担任组长，档案管理人员、业务部门代表等为成员，负责对本单位保管期满的档案进行鉴定。（二）档案鉴定标准1.对保管期满的档案，应根据其历史价值、现实利用价值等情况进行鉴定，确定档案的存毁。2.凡在经济建设、文化建设、科学研究等方面具有重要凭证和参考价值的档案，应予以留存；对已失去保存价值的档案，可予以销毁。3.涉及银保监会重要业务、重大决策、机密事项等的档案，应适当延长保管期限。（三）档案鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，编制档案鉴定清册，列出档案的档号、题名、日期、保管期限等信息，提交档案鉴定工作小组进行鉴定。2.档案鉴定工作小组对档案鉴定清册进行逐份审查，根据档案鉴定标准，提出档案存毁意见。3.对拟销毁的档案，档案鉴定工作小组应进行详细登记，经本单位负责人审核批准后，方可实施销毁。（四）档案销毁1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程中，应安排监销人员在场监督，监销人员应对销毁档案的种类、数量、时间等进行详细记录，并在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要资料。六、档案的查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位保管的档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅银保监会档案的，应按照规定办理相关手续。（二）查阅与借阅手续1.本单位工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前向银保监会办公厅提出书面申请，说明查阅目的、范围、时间等，经办公厅负责人批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，在指定地点查阅，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、档号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，确保档案的安全和完整。（三）查阅与借阅登记档案管理部门应建立档案查阅、借阅登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、归还情况等进行详细记录，便于跟踪管理。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的基本情况，为档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.各单位应按照国家有关规定，定期向同级国家综合档案馆移交档案。移交档案时，应编制档案移交目录，办理档案移交手续。2.档案移交目录应包括档案的档号、题名、日期、保管期限等信息，确保移交档案的准确性和完整性。3.对已移交国家综合档案馆的档案，各单位档案管理部门应保留相关的移交凭证和目录，以备查阅。八、档案信息化建设（一）信息化建设目标1.建立银保监会档案管理信息系统，实现档案管理工作的信息化、自动化，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的数字化存储和检索，方便档案的查阅和利用，为银保监会各项工作提供快捷、准确的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行数字化处理，包括档案扫描、图像处理、数据挂接、存储等工作，建立档案数字化副本，实现档案信息的在线查询和利用。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合银保监会档案管理工作的信息系统，涵盖档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务环节，实现档案管理工作的流程化、规范化和信息化。3.信息安全保障建立健全档案信息化安全管理制度，采取数据加密、用户认证、访问控制、防火墙等安全技术措施，保障档案信息的安全。（三）信息化建设实施1.制定档案信息化建设规划和实施方案，明确建设目标、任务、步骤和保障措施，确保信息化建设工作有序推进。2.加强档案信息化人才队伍建设，提高档案管理人员的信息化技能和水平，培养既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才。3.加大档案信息化建设投入，保障信息化建设所需的设备、软件、网络等资源，确保信息化建设工作顺利开展。九、奖励与处罚（一）奖励