车间档案归档管理制度

车间档案归档管理制度一、总则（一）目的为加强车间档案管理，确保档案的完整性、准确性和规范性，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于车间内所有与生产经营活动相关的文件、资料、记录等档案的归档管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：车间档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映车间生产经营活动的原始资料。3.完整性原则：全面收集与车间工作相关的各类档案，保证档案内容完整无缺。4.准确性原则：档案信息应准确无误，便于查询和使用。5.保密性原则：对涉及车间机密的档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.生产技术类工艺文件：包括工艺流程、操作规程、工艺卡片等。技术图纸：产品设计图、工装模具图等。技术变更文件：技术改进、工艺调整等相关文件。2.质量管理类质量标准：产品质量标准、检验规范等。质量检验记录：原材料检验、半成品检验、成品检验等记录。质量问题处理文件：质量事故报告、整改措施等。3.设备管理类设备台账：设备清单、设备档案卡等。设备维护记录：设备保养计划、维修记录、故障报告等。设备操作规程：各类设备的操作手册。4.安全管理类安全制度：安全生产责任制、安全操作规程等。安全检查记录：日常安全检查、专项安全检查等记录。安全事故报告：事故经过、原因分析、处理结果等文件。5.人员管理类员工档案：员工基本信息、培训记录、绩效考核记录等。考勤记录：员工出勤情况记录。岗位变动文件：员工调岗、晋升、离职等相关文件。6.物资管理类物资采购文件：采购合同、订单、供应商资料等。物资库存记录：原材料、半成品、成品库存台账等。物资领用记录：员工物资领用凭证。7.生产计划与调度类生产计划：月度、季度、年度生产计划。生产调度记录：生产进度跟踪、调度指令等。生产统计报表：产量统计、工时统计等报表。8.文件与记录类车间发文：各类通知、通报、报告等文件。外来文件：上级部门、客户等发来的文件。工作记录：日常工作中的各类记录，如会议记录、工作日记等。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的编号方式。2.编号结构为：[分类代码][年份][顺序号]。分类代码：根据档案分类，用大写字母表示，如生产技术类为"JS"，质量管理类为"ZL"等。年份：用四位数字表示档案形成的年份，如"2023"。顺序号：按照档案形成的先后顺序，从"001"开始依次编号。3.示例：JS2023001，表示2023年形成的生产技术类第1份档案。三、档案归档流程（一）文件收集1.各岗位员工负责收集本岗位工作中产生的各类文件、资料和记录。2.车间管理人员定期检查各岗位文件收集情况，督促员工及时上交应归档的文件。（二）整理与分类1.收集到的文件由专人进行整理，去除重复、无效的文件。2.根据档案分类标准，对文件进行分类，确保同一类别的文件放在一起。（三）编号与编目1.按照编号规则对整理好的档案进行编号。2.编制档案目录，目录内容包括档案编号、名称、日期、保管期限等。（四）装订与装盒1.对纸张较多的档案进行装订，确保整齐牢固。2.将编目后的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年份等信息。（五）上架与存储1.装订装盒后的档案按照类别和编号顺序上架存储，便于查找和管理。2.档案存储环境应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫。四、档案保管期限（一）永久保管1.车间的重要规章制度、年度总结、长远规划等文件。2.涉及车间重大权益、知识产权等方面的文件。3.具有历史查考价值的文件。（二）定期保管1.3年保管期限：一般性的生产记录、统计报表等。2.5年保管期限：设备维护记录、质量检验记录等。3.10年保管期限：员工档案、岗位变动文件等。（三）保管期限的确定与调整1.档案保管期限由档案管理人员根据档案性质和重要程度确定。2.随着时间推移和实际工作需要，对档案保管期限可进行调整。调整时需经车间负责人批准，并做好记录。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.车间内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理人员查阅。3.档案管理人员应在指定地点提供档案查阅服务，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。4.查阅档案时，应保持档案整洁，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、污损。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经车间负责人签字批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。5.借阅期满，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员责任。六、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及车间机密的档案妥善保管。2.档案存储场所应设置必要的安全防护设施，防止档案被盗、被篡改或丢失。3.非档案管理人员未经允许不得进入档案存储区域。（二）保密责任1.接触档案的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对违反保密规定，造成档案信息泄露的人员，将依法依规追究责任。七、档案销毁（一）销毁条件1.已到保管期限且无继续保存价值的档案。2.因保管不善导致档案损坏、丢失，无法修复且无参考价值的档案。（二）销毁程序1.档案管理人员定期对到期或需销毁的档案进行清理，列出销毁清单。2.销毁清单经车间负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括销毁日期、档案名称、编号、数量等信息，由档案管理人员和监销人员签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立车间档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作效率，方便员工查阅档案。（二）数据录入与维护1.档案管理人员负责将纸质档案信息录入档案信息管理系统，确保数据准确无误。2.定期对档案信息管理系统中的数据进行维护，更新档案状态、保管期限等信息。（三）系统安全管理1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和完整性。九、档案管理人员职责（一）档案管理岗位设置1.车间设专职档案管理人员1名，负责车间档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、装盒、上架存储等工作。2.建立档案借阅、查阅登记制度，做好档案借阅、查阅记录。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。4.负责档案信息管理系统的操作和维护