俱乐部组织管理制度

俱乐部组织管理制度一、总则（一）目的为了规范俱乐部的组织管理，确保俱乐部各项活动的顺利开展，提高俱乐部成员的参与度和满意度，促进俱乐部的健康发展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于俱乐部全体成员，包括会员、管理人员、工作人员等。（三）基本原则1.民主原则：充分尊重成员的意愿和权利，实行民主决策、民主管理。2.平等原则：成员在俱乐部中享有平等的地位和权利，不论职位高低、资历深浅，都应受到尊重和平等对待。3.自愿原则：成员加入和退出俱乐部应完全出于自愿，任何组织或个人不得强迫。4.规范原则：建立健全各项规章制度，明确俱乐部组织管理的流程和标准，确保各项工作有章可循、规范有序。二、组织架构（一）会员大会1.性质：会员大会是俱乐部的最高权力机构。2.职责制定和修改俱乐部章程。选举和罢免俱乐部管理层成员。审议和批准俱乐部年度工作计划、工作报告和财务报告。决定俱乐部的重大事项，如发展战略、重大活动安排、经费预算等。对俱乐部的其他重要事项进行决策。3.召开每年至少召开一次会员大会。如有特殊情况或经三分之一以上会员提议，可以临时召开会员大会。会员大会须有三分之二以上会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上通过方能生效。（二）管理层1.俱乐部主席职责全面负责俱乐部的领导工作，制定俱乐部的发展战略和工作计划。组织和主持俱乐部管理层会议，协调各部门工作。代表俱乐部对外联络和交流，维护俱乐部的形象和利益。对俱乐部的重大事项进行决策和指导。2.副主席职责协助主席开展工作，在主席缺席时履行主席职责。负责分管部门的工作，指导和监督部门工作的开展。参与俱乐部的重要决策和活动策划，提出建议和意见。3.秘书长职责负责俱乐部的日常行政管理工作，组织制定和完善俱乐部的各项规章制度。协调俱乐部各部门之间的工作关系，确保各项工作的顺利进行。负责俱乐部文件、档案的管理，会议的组织和记录。负责俱乐部经费的管理和使用，做好财务预算和决算工作。负责与会员的沟通和联络，收集会员的意见和建议，及时反馈给管理层。4.各部门负责人职责负责本部门的日常工作管理，制定部门工作计划并组织实施。组织部门成员开展各项活动，完成俱乐部交办的工作任务。负责本部门成员的培训和考核，提高部门成员的业务能力和素质。定期向秘书长汇报本部门工作进展情况，及时反馈工作中出现的问题。（三）职能部门1.活动策划部职责负责俱乐部各类活动的策划和组织，制定活动方案和预算。联系活动场地、嘉宾、合作伙伴等，确保活动的顺利进行。活动结束后，及时进行总结和评估，收集反馈意见，为后续活动改进提供参考。2.宣传部职责负责俱乐部的宣传工作，制定宣传计划和方案。利用各种宣传渠道，如网站、社交媒体、海报、宣传单页等，宣传俱乐部的活动、形象和理念。撰写新闻稿件，报道俱乐部的重要活动和工作动态，提高俱乐部的知名度和影响力。收集和整理会员的宣传素材，如照片、视频等，丰富俱乐部的宣传资料。3.外联部职责负责俱乐部与外部组织、机构的联络和沟通，拓展合作渠道和资源。寻求外部赞助和支持，为俱乐部活动提供经费保障。组织俱乐部与外部组织的交流活动，增进彼此了解和合作。4.财务部职责负责俱乐部的财务管理工作，制定财务管理制度和流程。做好财务预算和决算工作，合理安排经费使用。负责俱乐部经费的收支核算，定期编制财务报表，向会员大会报告财务状况。严格执行财务审批制度，确保经费使用的合规性和透明度。5.会员部职责负责会员的招募、发展和管理工作，制定会员发展计划和方案。组织会员培训和交流活动，提高会员的参与度和忠诚度。收集会员的意见和建议，维护会员的合法权益，为会员提供优质的服务。建立会员档案，记录会员的基本信息、参与活动情况等。三、会员管理（一）会员资格1.入会条件认同俱乐部的宗旨和理念。自愿遵守俱乐部的各项规章制度。按照规定缴纳会费。填写入会申请表，经俱乐部审核通过。2.会员类别普通会员：凡符合入会条件的个人或团体均可申请成为普通会员。高级会员：在某一领域具有较高成就或影响力，对俱乐部发展有突出贡献的会员，可申请成为高级会员。高级会员享有更多的权益和优惠。（二）入会程序1.申请：申请人填写入会申请表，提交个人或团体相关资料，包括个人简历、身份证明、业绩证明等（如有）。2.审核：俱乐部会员部对申请人的资料进行审核，核实申请人的资格和条件。3.批准：审核通过后，报俱乐部管理层批准。经批准后，申请人成为俱乐部会员。4.入会通知：俱乐部会员部向新会员发出入会通知，告知其会员权益、义务和相关事项，并颁发会员证书。（三）会员权益1.参与权：会员有权参加俱乐部组织的各类活动，包括会议、培训、讲座、比赛、社交活动等。2.选举权和被选举权：会员有权选举和被选举为俱乐部管理层成员及其他相关职务。3.知情权：会员有权了解俱乐部的工作计划、工作进展、财务状况等重要信息。4.建议权和监督权：会员有权对俱乐部的工作提出建议和意见，对俱乐部管理层的工作进行监督。5.优先服务权：在同等条件下，会员享有俱乐部提供的优先服务，如活动报名优先、咨询服务优先等。6.资源共享权：会员可共享俱乐部的信息资源、人脉资源等。（四）会员义务1.遵守章程：会员应遵守俱乐部章程和各项规章制度，维护俱乐部的声誉和形象。2.缴纳会费：会员应按照规定按时缴纳会费，会费标准由会员大会确定。3.参加活动：会员应积极参加俱乐部组织的各项活动，履行会员义务。4.支持工作：会员应支持俱乐部的工作，积极为俱乐部发展贡献力量，如提供建议、参与活动组织、推荐资源等。5.维护团结：会员应维护俱乐部内部的团结和和谐，尊重其他会员的权利和意见，不得在俱乐部内从事任何损害俱乐部利益或其他会员利益的行为。（五）会员退出1.自愿退出：会员可自愿向俱乐部提出退出申请，经俱乐部批准后办理退出手续。退出后，会员不再享有俱乐部会员权益，不再承担会员义务。2.除名：会员如有违反俱乐部章程和规章制度的行为，经俱乐部管理层研究决定，可予以除名。被除名会员应立即办理退出手续，已缴纳的会费不予退还。四、活动管理（一）活动策划1.需求调研：活动策划部应定期收集会员的活动需求和意见，了解会员的兴趣爱好和参与意愿，为活动策划提供依据。2.方案制定：根据调研结果和俱乐部工作计划，活动策划部制定活动方案，明确活动主题、时间、地点、内容、形式、参与人员、预算等。活动方案应报俱乐部管理层审核通过。3.活动筹备：根据活动方案，各部门分工协作，做好活动筹备工作。活动策划部负责活动的具体组织和实施，宣传部负责活动的宣传推广，外联部负责联系活动场地、嘉宾、合作伙伴等，财务部负责活动经费的预算和管理，会员部负责通知会员参加活动等。（二）活动实施1.现场组织：活动当天，各部门按照职责分工，做好现场组织和服务工作。活动策划部负责活动流程的把控和协调，确保活动顺利进行；宣传部负责活动的宣传报道，如拍照、录像、撰写新闻稿件等；外联部负责嘉宾的接待和服务；财务部负责活动经费的收支管理；会员部负责会员的签到和引导等。2.安全保障：活动组织过程中，要高度重视安全保障工作，制定安全预案，确保活动现场人员的人身安全和财产安全。如遇突发情况，应及时采取有效措施进行处理，并向俱乐部管理层报告。（三）活动总结1.效果评估：活动结束后，活动策划部应及时对活动效果进行评估，收集会员和嘉宾的反馈意见，了解活动的优点和不足之处。2.总结报告：根据效果评估结果，活动策划部撰写活动总结报告，分析活动成功经验和存在的问题，提出改进建议和措施。活动总结报告应报俱乐部管理层审阅。3.资料归档：活动结束后，相关部门应及时将活动资料进行整理归档，包括活动方案、宣传资料、照片、视频、签到表、总结报告等，以便日后查阅和参考。五、财务管理（一）经费来源1.会费收入：会员按照规定缴纳的会费是俱乐部经费的主要来源之一。2.赞助收入：通过与外部组织、机构合作，获得的赞助资金。3.其他收入：如活动收费、捐赠收入等。（二）经费使用1.预算管理：财务部应根据俱乐部工作计划和活动安排，编制年度经费预算，报俱乐部管理层审核通过。经费预算应明确各项费用的支出范围和标准。2.审批流程：经费使用应严格执行审批制度，所有费用支出须经相关负责人审批签字后方可报销。报销流程按照俱乐部财务管理制度执行。3.支出范围：俱乐部经费主要用于以下方面：活动费用，包括活动策划、组织、实施过程中的各项费用，如场地租赁、嘉宾费用、物料制作、宣传推广等。办公费用，如办公用品购置、水电费、通讯费等。会员服务费用，如会员培训、交流活动、资料印刷等。俱乐部发展费用，如设备购置、团队建设等。其他符合俱乐部宗旨和规定的费用支出。（三）财务审计1.定期审计：财务部应定期对俱乐部财务状况进行审计，编制财务报表，向会员大会报告财务收支情况。2.专项审计：如有必要，俱乐部可委托专业审计机构对俱乐部财务进行专项审计，确保经费使用的合规性和透明度。六、会议管理（一）会议类型1.会员大会：每年至少召开一次，是俱乐部的最高权力机构会议，负责审议和决策俱乐部的重大事项。2.管理层会议：定期召开，由俱乐部管理层成员参加，主要讨论俱乐部的工作计划、工作进展、重要决策等事项。3.部门会议：由各部门自行组织召开，主要传达俱乐部的工作要求，安排本部门的工作任务，讨论部门工作中的问题和解决方案等。（二）会议组织1.会议通知：会议组织部门应提前将会议时间、地点、议题等信息通知参会人员。通知方式可采用邮件、短信、微信群等多种形式。2.会议准备：会议组织部门应做好会议准备工作，如布置会议场地、准备会议资料、安排会议记录人员等。3.会议主持：会议应由主持人负责主持，主持人应把控会议节奏，引导参会人员围绕议题进行讨论，确保会议顺利进行。4.会议记录：会议应安排专人进行记录，记录会议内容、讨论结果、决策事项等。会议记录应及时整理，形成会议纪要，经主持人审核后发送给参会人员，并归档保存。（三）会议纪律1.按时参会：参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织部门请假。2.遵守秩序：参会人员应遵守会议秩序，不得随意走动、交头接耳、使用手机等影响会议进行的行为。3.积极发言：参会人员应积极参与会议讨论，发表自己的意见和建议，但应注意发言方式和场合，尊重他人意见。七、档案管理（一）档案分类1.会员档案：记录会员的基本信息、入会时间、会员类别、参与活动情况、奖惩情况等。2.活动档案：包括活动策划方案、宣传资料、照片、视频、签到表、总结报告等与活动相关的资料。3.财务档案：财务报表、经费预算、报销凭证、审计报告等财务资料。4.会议档案：会议通知、会议记录、会议纪要等会议资料。5.其他档案：俱乐部的章程、规章制度、工作计划、工作总结、对外联络文件等其他相关资料。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集和整理工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案资料应及时收集，定期归档，不得积压或丢失。（三）档案保管1.俱乐部应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如文件柜、档案盒、防潮防虫用品等，确保档案资料的安全保管。2.档案应按照分类进行存放，便于查找和使用。同时，应建立档案目录，对档案内容进行详细