规范审批流程管理制度

规范审批流程管理制度一、总则（一）目的为了规范公司内部审批流程，提高工作效率，确保各项业务活动的顺利开展，加强内部控制，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有部门和员工，涉及公司各类费用报销、采购申请、合同签订、人事变动、项目审批等各类需要审批的事项。（三）基本原则1.合法合规原则：审批流程应严格遵守国家法律法规、公司内部规章制度以及相关行业规范。2.职责明确原则：明确各审批环节的职责和权限，避免职责不清导致的审批混乱。3.流程简化原则：在保证审批效果的前提下，尽量简化审批流程，提高工作效率。4.监督制衡原则：建立有效的监督机制，对审批过程进行全程监督，防止权力滥用。二、审批流程分类及概述（一）费用报销审批流程1.日常费用报销：员工因公务发生的差旅费、办公用品费、业务招待费等日常费用，需按照规定填写费用报销单，附上相关发票和审批依据，经部门负责人、财务审核、分管领导审批后，到财务部门报销。2.专项费用报销：对于金额较大或有特殊规定的专项费用，如项目研发费用、市场推广费用等，除上述审批环节外，还可能需要经过项目负责人、相关职能部门负责人等的审批。（二）采购申请审批流程1.办公用品采购：部门根据实际需求填写办公用品采购申请单，经部门负责人审批后，提交至行政部门统一采购。2.固定资产采购：使用部门填写固定资产采购申请单，详细说明采购资产的名称、规格、数量、用途等，经部门负责人、财务审核、分管领导审批后，由采购部门负责采购。对于重大固定资产采购，可能还需经过总经理审批。3.原材料及商品采购：采购部门根据业务需求提出采购申请，附上采购预算、供应商报价等资料，经采购经理、财务审核、分管领导审批后进行采购。涉及金额较大的采购项目，需经过总经理审批。（三）合同签订审批流程1.一般合同：业务部门起草合同文本，经法务部门审核法律条款、财务部门审核付款条款后，提交至部门负责人、分管领导审批。合同金额较小的，由分管领导审批即可；合同金额较大的，需经总经理审批。2.重大合同：对于涉及金额巨大、风险较高或对公司业务有重大影响的合同，除上述审批环节外，还需经过公司法律顾问、风险管理委员会等的审核和审批。（四）人事变动审批流程1.员工入职：用人部门提出招聘需求，经人力资源部门审核后发布招聘信息。收到应聘人员简历后，用人部门组织面试，确定录用人员。录用人员的入职手续办理，需经过用人部门负责人、人力资源部门负责人、分管领导审批。2.员工离职：员工提交离职申请，经所在部门负责人、人力资源部门审核、分管领导审批后，办理离职手续。3.员工晋升、调岗：员工所在部门提出晋升或调岗建议，附上员工绩效考核结果、能力评估报告等资料，经人力资源部门审核、分管领导审批后执行。涉及跨部门调动的，还需征求调入部门负责人意见。（五）项目审批流程1.项目立项：项目负责人提出项目立项申请，详细说明项目背景、目标、计划、预算等内容，经部门负责人、财务部门审核预算、分管领导审批后，提交至项目管理委员会审议通过后立项。2.项目实施过程：项目在实施过程中，涉及到费用支出、进度调整、质量控制等事项，需按照相应的审批流程进行审批，确保项目顺利进行。3.项目验收：项目完成后，项目负责人提交项目验收申请，附上项目成果报告、财务决算报告等资料，经相关部门审核、分管领导审批后组织验收。三、审批流程详细规定（一）费用报销审批流程1.报销人填写费用报销单报销人应按照费用报销单的格式要求，详细填写报销日期、报销部门、报销事由、金额、附件张数等信息，并在报销单上签字。附上与费用支出相关的合法有效的发票、收据等原始凭证，发票应注明开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，且发票内容应与实际业务相符。2.部门负责人审批部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认该费用是因部门业务需要发生的，并签字批准。如部门负责人认为报销事项存在疑问或不符合规定，应及时与报销人沟通，要求其作出解释或补充相关资料，直至审核通过。3.财务审核财务部门对报销单据的合法性、合规性、准确性进行审核，包括发票的真伪、报销金额是否符合公司规定的标准、报销流程是否完整等。对于不符合财务规定的报销单据，财务人员应及时告知报销人，并要求其进行更正或补充资料。如报销金额超出公司规定标准，财务人员应根据审批权限，提交至相应领导审批。4.分管领导审批根据费用金额大小和公司审批权限规定，由分管领导对报销事项进行审批。分管领导在审批时，应综合考虑业务实际情况和公司财务状况，做出审批决定。如同意报销，在报销单上签字；如不同意报销，应注明理由。5.报销支付财务部门根据审批通过的报销单据，按照公司财务制度进行报销支付。如采用现金支付，应严格遵守现金管理规定；如采用银行转账支付，应确保收款信息准确无误。（二）采购申请审批流程1.填写采购申请单采购申请人应根据实际需求，详细填写采购申请单，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求日期、用途说明等信息，并签字确认。对于采购固定资产或原材料等涉及质量要求的项目，应注明质量标准和验收要求。2.部门负责人审批部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，确认采购项目与部门业务需求相符，并签字批准。如部门负责人认为采购申请存在不合理之处，应与采购申请人沟通，调整采购申请内容或予以驳回。3.财务审核财务部门对采购申请的预算金额进行审核，确保采购项目在部门预算范围内。如采购申请金额超出部门预算，财务人员应要求采购申请人说明原因，并根据审批权限提交至相应领导审批。4.分管领导审批根据采购项目的性质和金额大小，由分管领导对采购申请进行审批。分管领导审批时，应考虑公司整体采购计划、资金状况等因素，做出审批决定。如同意采购，在采购申请单上签字；如不同意采购，应注明理由。5.采购执行采购部门根据审批通过的采购申请单，按照公司采购管理制度进行采购活动。选择供应商时，应遵循公平、公正、公开的原则，进行询价、比价、议价等程序，确保采购成本合理、采购质量可靠。（三）合同签订审批流程1.合同起草业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确双方的权利和义务、交易条款、付款方式、违约责任等关键条款。合同文本应使用规范的语言文字，避免模糊不清或歧义的表述。2.法务审核法务部门对合同文本进行法律审核，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。法务人员应出具书面审核意见，对于存在法律问题的条款，提出修改建议，确保合同合法有效。3.财务审核财务部门对合同中的付款条款进行审核，包括付款方式、付款时间、付款比例等，确保公司资金安全和财务风险可控。财务人员应根据合同金额大小和付款风险情况，提出财务方面的意见和建议。4.部门负责人审批业务部门负责人对合同内容进行审核，确认合同条款符合业务需求，并签字批准。部门负责人应关注合同的执行风险，确保业务部门能够按照合同约定履行义务。5.分管领导审批根据合同金额大小和重要程度，由分管领导对合同进行审批。分管领导审批时，应综合考虑业务情况、法律风险、财务状况等因素，做出审批决定。如同意签订合同，在合同审批表上签字；如不同意签订合同，应注明理由。6.总经理审批（重大合同）对于重大合同，需经总经理审批。总经理审批时，应从公司战略角度出发，全面评估合同对公司的影响，做出最终决策。7.合同签订经各级审批通过后，由授权代表与对方签订合同。签订合同前，应再次核对合同条款与审批内容是否一致，确保合同签订的准确性。（四）人事变动审批流程1.员工入职招聘需求申请：用人部门根据工作需要，填写招聘需求申请表，注明招聘岗位名称、岗位职责、任职要求、招聘人数、预计到岗时间等信息，经部门负责人签字后提交至人力资源部门。招聘信息发布：人力资源部门审核招聘需求申请表后，在公司内部招聘系统、外部招聘平台等发布招聘信息。面试筛选：人力资源部门收集应聘人员简历，进行初步筛选后，推荐给用人部门。用人部门组织面试，根据面试结果确定录用人员，并填写录用审批表，附上应聘人员简历、面试评价等资料。入职审批：录用审批表依次经用人部门负责人、人力资源部门负责人、分管领导审批。审批通过后，人力资源部门通知录用人员办理入职手续。2.员工离职离职申请：员工提前[x]天向所在部门提交离职申请，说明离职原因、预计离职日期等信息，并签字确认。部门审批：部门负责人对员工离职申请进行审批，了解离职原因，评估对部门工作的影响，并签字批准。如部门负责人认为离职申请存在问题，应与员工沟通，协商解决办法。人力资源审核：人力资源部门对员工离职申请进行审核，检查离职手续是否齐全，如工作交接情况、财务借款是否结清等。分管领导审批：根据员工岗位重要性和离职影响程度，由分管领导对离职申请进行审批。如同意离职，在离职审批表上签字；如不同意离职，应注明理由。离职手续办理：员工凭审批通过的离职审批表，到各相关部门办理离职手续，包括工作交接、归还公司财物、结算工资等。人力资源部门在员工完成所有离职手续后，办理离职手续。3.员工晋升、调岗晋升/调岗建议：员工所在部门根据员工绩效考核结果、工作表现、能力发展等情况，提出晋升或调岗建议，填写晋升/调岗审批表，附上员工绩效考核报告、能力评估报告、岗位说明书等资料。人力资源审核：人力资源部门对晋升/调岗建议进行审核，评估员工是否符合晋升/调岗条件，是否与公司人力资源规划相符，并征求相关部门意见。分管领导审批：根据晋升/调岗的级别和性质，由分管领导对晋升/调岗审批表进行审批。如同意晋升/调岗，在审批表上签字；如不同意晋升/调岗，应注明理由。通知执行：人力资源部门根据审批结果，发布晋升/调岗通知，组织相关培训和交接工作，确保员工顺利晋升/调岗。（五）项目审批流程1.项目立项立项申请：项目负责人填写项目立项申请表，详细阐述项目背景、目标、主要内容、实施计划、预期成果、预算安排等信息，并签字提交至部门负责人。部门审核：部门负责人对项目立项申请进行审核，评估项目的必要性、可行性、创新性等，确认项目与部门业务发展方向相符，并签字批准。财务预算审核：财务部门对项目预算进行审核，检查预算编制的合理性、准确性，确保项目资金来源可靠、预算支出合理。分管领导审批：根据项目的重要程度和预算金额，由分管领导对项目立项申请进行审批。如同意立项，在立项申请表上签字；如不同意立项，应注明理由。项目管理委员会审议：对于重大项目，需提交至项目管理委员会审议。项目管理委员会成员包括公司高层领导、相关部门负责人等，对项目进行全面评估和决策。审议通过后，项目正式立项。2.项目实施过程项目进度报告：项目负责人定期（每月/每季度）提交项目进度报告，汇报项目进展情况、已完成工作、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等内容。费用支出审批：项目实施过程中涉及的费用支出，按照费用报销审批流程进行审批。项目负责人填写费用报销单，附上相关发票和审批依据，经部门负责人、财务审核、分管领导审批后报销。进度调整审批：如项目进度需要调整，项目负责人应填写项目进度调整申请表，说明调整原因、调整内容、对项目预期成果的影响等，经部门负责人、分管领导审批后执行。质量控制审批：对于涉及项目质量控制的关键环节和决策，如重要技术方案变更、质量验收标准调整等，需经过相关技术专家、质量管理人员等审核，提交至分管领导审批。3.项目验收验收申请：项目完成后，项目负责人填写项目验收申请表，附上项目成果报告、技术文档、测试报告、财务决算报告等资料，提交至部门负责人。部门初审：部门负责人对项目验收申请及相关资料进行初审，确认项目是否按照计划完成，成果是否符合预期要求，并签字提交至验收小组。验收小组审核：验收小组由公司内部相关部门人员组成，对项目进行全面审核，包括项目成果的技术指标、功能实现、经济效益、社会效益等方面。验收小组应出具验收意见，如验收通过，在验收申请表上签字；如验收不通过，应注明问题及整改要求。分管领导审批：根据验收小组意见，由分管领导对项目验收申请进行审批。如同意验收，项目正式验收通过；如不同意验收，应要求项目负责人进行整改，重新提交验收申请。四、审批权限设置（一）费用报销审批权限1.日常费用报销单次报销金额在[x]元以下的，由部门负责人审批。单次报销金额在[x]元（含）至[x]元之间的，由部门负责人审核后，分管领导审批。单次报销金额在[x]元（含）以上的，由部门负责人、分管领导审核后，总经理审批。2.专项费用报销金额较小的专项费用，按照日常费用报销审批权限执行。金额较大的专项费用，除上述审批环节外，还需经过项目负责人、相关职能部门负责人等的审核，最终由总经理审批。（二）采购申请审批权限1.办公用品采购单次采购金额在[x]元以下的，由部门负责人审批。单次采购金额在[x]元（含）至[x]元之间的，由部门负责人审核后，分管领导审批。单次采购金额在[x]元（含）以上的，由部门负责人、分管领导审核后，总经理审批。2.固定资产采购预算金额在[x]元以下的固定资产采购，由部门负责人审批。预算金额