资源公司行政管理制度

资源公司行政管理制度一、总则（一）目的为规范公司行政管理工作，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：行政管理工作必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.规范化原则：各项管理工作应遵循明确的流程和标准，确保工作的一致性和准确性。3.效率原则：以提高工作效率为目标，优化工作流程，减少不必要的环节和延误。4.服务原则：行政管理部门要树立服务意识，为公司各部门及员工提供优质、高效的服务。二、组织架构与职责（一）行政部门组织架构行政部门设行政总监一名，下辖行政经理、行政专员、前台接待、后勤保障等岗位。（二）职责分工1.行政总监全面负责行政部门的管理工作，制定行政工作计划和目标，并组织实施。协调行政部门与其他部门之间的工作关系，确保公司各项工作的顺利推进。参与公司重大决策，提供行政管理方面的专业建议和支持。2.行政经理协助行政总监制定行政工作计划，并负责具体执行。负责行政文件的起草、审核、发布和归档管理。组织安排公司会议、活动等，做好会议记录和活动策划执行工作。负责公司办公用品、固定资产的采购、管理和发放工作。监督检查公司办公区域的环境卫生和安全保卫工作。3.行政专员协助行政经理处理日常行政事务，如文件打印、复印、传真收发等。负责公司员工考勤管理，统计考勤数据并及时汇报。协助办理员工入职、离职、调动等手续。负责公司各类证照的办理、年检及相关资料的整理归档。4.前台接待负责公司前台的日常接待工作，包括来访人员登记、引导、茶水服务等。接听公司电话，及时转接并记录重要信息。负责公司信件、包裹的收发工作。5.后勤保障负责公司办公区域的设施设备维护、维修工作，确保设施设备正常运行。管理公司食堂、宿舍等后勤保障工作，为员工提供良好的生活服务。负责公司车辆的调度、维护和管理工作。三、办公环境管理（一）办公区域布局1.根据公司各部门职能和工作流程，合理规划办公区域布局，确保各部门之间沟通顺畅，工作高效。2.办公区域应划分出不同的功能区域，如办公区、会议室、接待区、休息区等，并设置明显的标识。（二）环境卫生管理1.制定办公区域环境卫生标准和清洁流程，明确各区域的清洁责任人。2.每天定时对办公区域进行清扫，保持桌面、地面、门窗等干净整洁。3.定期对办公区域进行全面清洁，包括擦拭办公设备、清理文件柜、消毒卫生间等。4.员工应保持个人办公区域的整洁，不得在办公区域内乱丢垃圾、堆放杂物。（三）安全保卫管理1.建立健全安全保卫制度，加强公司安全保卫工作，确保公司财产和员工生命安全。2.安装必要的安全监控设备，对办公区域进行24小时监控。3.配备安保人员，负责公司门禁管理、巡逻检查等工作，严格执行外来人员和车辆登记制度。4.加强员工安全意识教育，提高员工的安全防范能力，如妥善保管个人财物、注意用火用电安全等。（四）办公秩序管理1.保持办公区域安静有序，员工不得在办公区域内大声喧哗、争吵或进行与工作无关的娱乐活动。2.遵守办公时间，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，应按照公司请假制度办理相关手续。3.爱护办公设施设备，不得随意损坏或挪用。如需使用公司公共设施设备，应提前申请并按照规定使用。四、办公用品与固定资产管理（一）办公用品管理1.采购行政部门定期统计办公用品库存情况，根据需求制定办公用品采购计划。选择信誉良好、质量可靠的供应商进行采购，确保办公用品的质量和供应及时性。采购过程中应严格按照公司采购流程进行，确保采购行为的合规性。2.发放建立办公用品领用登记制度，员工领用办公用品时需填写领用申请表，经部门负责人签字批准后到行政部门领取。行政部门按照批准的领用申请表发放办公用品，并做好发放记录。对常用办公用品实行限量领用制度，避免浪费。3.库存管理设立办公用品仓库，对办公用品进行分类存放、标识清晰。定期盘点办公用品库存，确保账实相符。对于库存不足的办公用品，及时进行补货；对于积压或过期的办公用品，及时进行清理和处理。（二）固定资产管理1.购置各部门根据工作需要提出固定资产购置申请，详细说明购置理由、规格型号、数量、预算等信息。行政部门对固定资产购置申请进行审核，报公司领导审批后统一进行采购。固定资产购置应遵循勤俭节约、实用高效的原则，优先考虑现有资产的调配和利用。2.验收固定资产购置后，行政部门组织相关人员进行验收，检查资产的数量、规格型号、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，填写固定资产验收单，并办理固定资产入库手续。3.登记行政部门对固定资产进行详细登记，建立固定资产台账，记录资产的名称、规格型号、购置日期、使用部门、保管人等信息。为每一项固定资产编制唯一的资产编号，便于管理和查询。4.使用与保管固定资产使用部门负责资产的日常使用和保管，确保资产的安全完整和正常运行。定期对固定资产进行维护保养，发现问题及时通知行政部门进行维修。员工离职时，应将所使用的固定资产交接给部门负责人，由部门负责人转交给行政部门进行资产清查和回收。5.清查与盘点行政部门定期组织固定资产清查盘点工作，每年至少进行一次全面清查。清查盘点过程中，要认真核对固定资产的数量、状态、使用情况等，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的固定资产，要查明原因，按照规定进行处理，并及时调整固定资产台账。6.处置固定资产达到报废条件或因其他原因需要处置时，由使用部门提出申请，行政部门进行审核。经公司领导批准后，按照规定的程序进行处置，如报废、出售、捐赠等。处置固定资产取得的收入应及时上缴公司财务部门，不得擅自截留或挪用。五、会议与活动管理（一）会议管理1.会议分类公司会议分为定期会议和不定期会议。定期会议包括周会、月会、季度会、年度会等；不定期会议根据工作需要临时召开。2.会议组织行政部门负责会议的组织安排工作，包括确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等。提前通知参会人员会议相关信息，确保参会人员按时参加会议。准备会议所需的资料、设备等，如会议文件、投影仪、音响设备等。3.会议记录安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应准确、完整、清晰，会后及时整理成会议纪要，并经会议主持人审核后发送给参会人员。4.会议跟进行政部门负责对会议决议事项的执行情况进行跟进和督促，确保决议事项得到有效落实。定期向公司领导汇报会议决议事项的执行情况，对执行过程中出现的问题及时协调解决。（二）活动管理1.活动策划根据公司文化建设、团队建设等需求，策划各类公司活动，如员工生日会、户外拓展、节日庆祝活动等。制定活动方案，明确活动主题、时间、地点、内容、参与人员、预算等信息。2.活动组织实施按照活动方案组织实施活动，确保活动的顺利进行。做好活动现场的布置、设备调试、人员安排等工作，为活动提供必要的保障。活动过程中要注意安全管理，确保参与人员的人身安全。3.活动总结活动结束后，及时对活动进行总结，收集参与人员的反馈意见，评估活动效果。根据活动总结和反馈意见，对活动方案进行优化和改进，为今后举办类似活动提供经验参考。六、文件与档案管理（一）文件管理1.文件分类公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等。行政文件包括公司制度、通知、报告、请示等；业务文件根据不同业务部门的工作内容进行分类。2.文件起草与审核文件起草由相关部门或人员负责，文件内容应符合公司政策和实际工作需要，表述清晰、准确、规范。文件起草完成后，应提交给部门负责人进行审核，审核通过后报行政部门进行编号、排版、印刷等处理。3.文件发布行政部门根据文件的性质和发布范围，选择合适的发布方式，如内部办公系统发布、纸质文件发放等。文件发布后，应及时通知相关人员查阅，并做好文件的存档工作。4.文件修订与废止随着公司业务发展和内外部环境变化，对已发布的文件进行修订或废止。文件修订或废止前，行政部门应组织相关人员进行评审，确保修订或废止后的文件符合公司实际情况和法律法规要求。文件修订或废止后，应及时更新内部办公系统和纸质文件存档，并通知相关人员。（二）档案管理1.档案分类公司档案分为行政档案、业务档案、人事档案、财务档案等。行政档案包括公司证照、印章、合同协议、会议记录、活动资料等；业务档案根据不同业务部门的工作内容进行分类；人事档案包括员工个人资料、劳动合同、培训记录、考核记录等；财务档案包括会计凭证、账簿、报表等。2.档案收集与整理各部门负责本部门档案资料的收集、整理工作，定期将档案资料移交至行政部门。行政部门按照档案分类标准对收集到的档案资料进行整理、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。3.档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全保存。严格遵守档案借阅制度，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。4.档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅档案的，应填写档案查阅申请表或借阅申请表，经部门负责人签字批准后到行政部门办理查阅或借阅手续。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。借阅档案应按时归还，如需延期借阅，应提前办理续借手续。七、考勤管理（一）考勤制度1.公司实行每周[x]天工作制，每天工作时间为[具体时间段]。2.员工应按时上下班，不得迟到、早退。迟到或早退[x]分钟以内的，每次扣除[x]元；迟到或早退超过[x]分钟的，按旷工半天处理。3.员工请假应提前填写请假申请表，按照公司请假审批流程办理请假手续。请假未批准而擅自缺勤的，按旷工处理。4.旷工一天，扣除当天工资的[x]倍；连续旷工超过[x]天或累计旷工超过[x]天的，公司有权解除劳动合同。（二）考勤统计与公示1.行政专员每月定期统计员工考勤数据，包括出勤天数、迟到早退次数、请假天数等。2.考勤数据统计完成后，在公司内部进行公示，接受员工监督。如有异议，员工可在公示期内向行政部门提出申诉，行政部门应及时进行调查核实并给予答复。八、车辆管理（一）车辆使用规定1.公司车辆主要用于公司业务活动、员工因公出差等，严禁公车私用。2.员工因工作需要使用公司车辆，应提前填写车辆使用申请表，经部门负责人签字批准后到行政部门办理车辆调度手续。3.车辆使用人应严格遵守交通法规，确保行车安全。因违反交通法规导致的罚款、扣分等由车辆使用人自行承担。4.车辆使用完毕后，应及时将车辆归还至指定地点，并做好车辆清洁和保养工作。（二）车辆维护与保养1.行政部门负责制定公司车辆维护保养计划，定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。2.车辆维护保养工作应按照车辆使用说明书和相关标准进行，选择正规的汽车维修厂进行维修保养。