物业公司档案管理制度

物业公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强物业公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司管理、决策、服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指物业公司在经营管理活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个业务环节形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便捷利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询和利用。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。3.指导、监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。5.组织档案人员的业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全完整。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受综合管理部门的业务指导和监督。3.严格遵守公司档案管理制度，按照规定的时间和要求向综合管理部门移交档案。4.积极配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，工作计划与总结，人事档案，资质证书，荣誉证书等。2.财务管理类：包括财务预算、决算报告，财务报表，会计凭证，账簿，审计报告，税务资料，合同协议等。3.客户服务类：包括客户档案，物业服务合同，服务投诉处理记录，客户满意度调查资料，社区文化活动记录等。4.工程管理类：包括工程项目立项文件，工程设计图纸，施工组织设计，工程变更记录，工程验收报告，设备档案等。5.安全管理类：包括安全管理制度，安全检查记录，事故处理报告，应急预案，消防档案等。6.环境管理类：包括环境卫生管理制度，绿化养护记录，垃圾处理记录，环境监测报告等。（二）档案编号档案编号采用"类别代码+年度+顺序号"的方式，具体如下：1.行政管理类：AD+年度+顺序号，如AD2023001。2.财务管理类：CF+年度+顺序号，如CF2023001。3.客户服务类：CS+年度+顺序号，如CS2023001。4.工程管理类：EM+年度+顺序号，如EM2023001。5.安全管理类：SM+年度+顺序号，如SM2023001。6.环境管理类：EM+年度+顺序号，如EN2023001。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，并定期移交综合管理部门。2.档案收集范围包括但不限于文件、合同、报表、记录、信函、图纸、照片、音像等各种载体的资料。3.对于重要文件和资料，应实行双套制保存，即纸质档案和电子档案同时保存。（二）档案整理1.综合管理部门收到各部门移交的档案后，应及时进行整理。整理工作包括分类、编号、编目、装订等。2.按照档案分类方案，对档案进行分类整理，确保同一类档案集中存放。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查询和利用。5.对破损或褪色的档案进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。6.对于电子档案，应按照电子文件管理规范进行整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的存储、检索和利用。五、档案鉴定与保管期限（一）档案鉴定1.综合管理部门定期对已归档的档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员参加。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案的价值进行评估，确定其保管期限。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、公司设立及变更文件、重大合同协议、重要会议记录等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。如年度工作计划与总结、一般性合同协议、人事档案等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有一定查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。如一般性文件、临时性报表等。六、档案保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防鼠等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、装订机等，以便于档案的整理和利用。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和鉴定。3.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，确保数据的安全。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。4.对已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案管理的规范和安全。七、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的正确使用。2.严格遵守档案保密制度，对涉及公司机密的档案，未经授权不得查阅、借阅和传播。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，按时归还档案。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等，经部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定的程序和要求进行复制，并对复制件进行核对和登记。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.档案利用登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及编号、复制内容等。3.档案利用登记记录应妥善保存，以备查阅和统计分析。八、档案保密（一）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，制定档案保密制度，明确保密责任。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止泄密。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容，不得擅自将档案带出公司或提供给无关人员查阅、借阅。4.对因工作需要接触机密档案的人员，应进行保密教育，签订保密协议，明确保密义务。（二）保密措施1.档案库房应安装门禁系统、监控设备等，确保档案库房的安全。2.对电子档案应进行加密处理，设置访问权限，防止电子档案被非法获取。3.在档案查阅、借阅过程中，应严格遵守保密规定，对查阅、借阅人员进行保密提醒。（三）泄密处理1.如发现档案泄密事件，应立即采取措施，停止泄密行为，并及时报告公司领导。2.对泄密责任人进行调查和处理，根据情节轻重给予相应的处罚。3.对因泄密给公司造成损失的，应依法追究泄密责任人的赔偿责任。九、档案统计与移交（一）档案统计1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用档案名称及编号等。3.档案统计报表应及时、准确、完整，上报公司领导和相关部门。（二）档案移交1.物业公司因分立、合并、改制、撤销等原因发生变动时，应按照国家有关规定，做好档案的移交工作。2.档案移交应编制档案移交清单，明确档案的名称、数量、保管期限等信息，并办理交接手续。3.档案移交后，接收单位应按照本制度的要求，对档案进行妥善保管和利用。十、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理。2.通过档案信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储。2.档案管理信息系统建设：建立档案管理信息系统，包括档案分类管理、档案编目、档案检索、档案借阅、档案统计等功能模块，实现档案管理的信息化、自动化。3.数据安全管理：加强档案管理信息系统的数据安全管理，采取数据备份、数据加密、用户权限管理等措施，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟