规范加强合同管理制度

规范加强合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同的条款应公平合理，不得显失公平，确保双方的权利义务对等。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规的规定进行把关。2.参与合同的谈判、起草、签订等工作，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。4.定期对合同管理情况进行检查和评估，提出改进措施和建议。（二）业务部门1.负责合同的前期调查、谈判、起草等工作，确保合同内容符合业务实际需求。2.对合同的履行情况进行跟踪和监督，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。3.配合法务部门处理合同纠纷，提供相关业务资料和证据。4.负责合同档案的整理和保管工作。（三）财务部门1.参与合同的审核，对合同中的付款方式、结算期限、资金安排等财务条款进行审查。2.负责合同款项的收付管理，严格按照合同约定办理付款和收款手续。3.定期对合同执行情况进行财务分析，为公司决策提供财务数据支持。（四）行政管理部门1.负责合同专用章的保管和使用，严格按照规定办理合同盖章手续。2.协助业务部门办理合同的登记、备案等手续。3.负责合同档案的归档和保管工作，确保合同档案的安全和完整。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门发起合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人情况、合同主要条款等内容，并提交相关业务资料。2.法务部门对合同申请进行合法性审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险。如发现问题，及时与业务部门沟通并提出修改意见。3.财务部门对合同中的财务条款进行审查，包括付款方式、结算期限、资金安排等，确保合同的财务条款合理、可行。4.行政管理部门对合同申请进行形式审查，检查申请材料是否齐全、规范，合同编号是否符合规定等。5.经各部门审查通过后，业务部门与对方当事人进行合同谈判，根据谈判结果起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。6.合同文本起草完成后，业务部门将合同文本提交法务部门进行法律审核。法务部门应在规定时间内完成审核，并出具审核意见。业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。7.修改后的合同文本经各部门会签后，报公司领导审批。公司领导根据合同的重要性、风险程度等因素进行审批决策。8.经公司领导审批同意后，业务部门将合同文本加盖公司合同专用章，并与对方当事人签订合同。合同签订后，业务部门应及时将合同副本分送法务部门、财务部门、行政管理部门等相关部门存档。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查：在签订合同前，应对对方当事人的主体资格进行审查，包括营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等，确保对方具有签订合同的合法资格和履约能力。2.合同条款审查：合同条款应明确、具体、完整，避免使用模糊、歧义的语言。对合同中的重要条款，如质量标准、价款或报酬、履行期限、违约责任等，应进行详细约定，确保双方的权利义务清晰明确。3.合同形式审查：合同应采用书面形式签订，合同文本应一式多份，双方当事人各执一份，公司存档一份。合同文本应加盖双方当事人的公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。4.合同签订时间审查：合同签订时间应明确具体，避免出现签订时间不明确或倒签合同的情况。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.业务部门负责合同履行的跟踪和监督，指定专人负责合同的执行情况，及时掌握合同履行的进度和动态。2.业务部门应定期向公司领导汇报合同履行情况，对合同履行过程中出现的问题及时进行分析和处理，并提出解决方案。3.如发现对方当事人未按照合同约定履行义务，业务部门应及时向对方发出书面通知，要求对方履行义务，并保留相关证据。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需要变更合同条款，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的履行期限、地点和方式等条款，并经双方当事人签字盖章确认。3.合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议副本分送法务部门、财务部门、行政管理部门等相关部门存档，并按照变更后的合同条款履行义务。（三）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议应明确解除的原因、解除的时间、双方的权利义务等条款，并经双方当事人签字盖章确认。3.合同解除协议签订后，业务部门应及时将解除协议副本分送法务部门、财务部门、行政管理部门等相关部门存档，并按照解除协议的约定办理相关手续。（四）合同纠纷处理1.如发生合同纠纷，业务部门应及时向公司领导汇报，并会同法务部门进行调查和分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的性质、情节、影响等因素确定，包括协商解决、仲裁解决、诉讼解决等方式。3.在纠纷处理过程中，业务部门应积极收集相关证据，配合法务部门做好证据的整理和提交工作，维护公司的合法权益。4.如通过仲裁或诉讼解决合同纠纷，公司应委托专业的律师或仲裁员代理案件，确保案件的处理结果符合公司的利益。五、合同档案管理（一）合同档案的收集1.业务部门在合同签订后，应及时将合同副本、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、会议纪要、补充协议等相关资料收集整理，并移交行政管理部门存档。2.行政管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，对收到的合同资料进行认真核对，确保资料的完整性和准确性。（二）合同档案的整理1.行政管理部门应对收集到的合同资料进行分类整理，按照合同的种类、签订时间、项目名称等因素进行编号和归档。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同签订申请表、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、会议纪要、补充协议等相关资料，并按照顺序装订成册。（三）合同档案的保管1.行政管理部门应建立合同档案保管制度，指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全和完整。2.合同档案应存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和使用。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般为[x]年。保管期限届满后，如需销毁合同档案，应按照公司档案管理制度的规定办理审批手续。（四）合同档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到行政管理部门查阅。2.行政管理部门应对查阅人员的身份和查阅目的进行核实，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定的地点查阅合同档案，不得擅自将合同档案带出档案保管场所。如需复印或摘录合同档案内容，应经行政管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。4.涉及公司商业秘密或敏感信息的合同档案，未经公司领导批准，不得对外提供查阅。六、合同印章管理（一）合同专用章的保管1.合同专用章由行政管理部门指定专人保管，保管人员应具备责任心强、保密意识高的条件。2.合同专用章应存放在专门的保险柜中，实行双人保管制度，钥匙分别由保管人员和行政管理部门负责人持有。3.保管人员应严格按照规定使用合同专用章，不得擅自将合同专用章转借他人或带出公司使用。（二）合同专用章的使用1.合同专用章的使用必须经过严格的审批程序。业务部门在签订合同前，应填写《合同专用章使用申请表》，经法务部门、财务部门、行政管理部门等相关部门会签后，报公司领导审批。2.经公司领导审批同意后，保管人员方可在合同文本上加盖合同专用章。盖章时，应确保合同专用章清晰、端正，不得模糊、歪斜。3.合同专用章使用后，保管人员应及时登记《合同专用章使用登记表》，记录合同编号、合同名称、签订时间、盖章时间、盖章人员等信息。（三）合同专用章的更换与销毁1.如因公司名称变更、合同专用章损坏等原因需要更换合同专用章，行政管理部门应及时办理更换手续，并将原合同专用章交回公司统一销毁。2.合同专用章销毁时，应按照公司印章管理制度的规定办理审批手续，并由行政管理部门会同法务部门、财务部门等相关部门共同监督销毁过程，确保销毁彻底、安全。七、监督与检查（一）定期检查1.公司定期对合同管理情况进行检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、解除等环节的合规性，合同档案的管理情况，合同印章的使用情况等。2.检查人员应填写《合同管理检查记录表》，详细记录检查情况和发现的问题，并提出整改意见和建议。3.检查结束后，检查人员应将检查结果及时向公司领导汇报，并将《合同管理检查记录表》存档。（二）专项检查1.根据公司经营活动的需要，或针对合同管理中出现的突出问题，公司可组织开展专项检查。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查的范围、内容、方法、步骤等。检查人员应按照检查方案的要求进行检查，并及时撰写专项检查报告。3.专项检查报告应包括检查情况、发现的问题、原因分析、整改措施和建议等内容，为公司加强合同管理提供决策