调取公司数据管理制度

调取公司数据管理制度一、总则（一）目的为加强公司数据管理，规范数据处理流程，保障数据的准确性、完整性、安全性和保密性，提高公司数据资产的价值，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在工作过程中涉及的数据收集、存储、使用、传输、共享、备份及销毁等相关活动。（三）数据定义本制度所称数据，是指公司在运营过程中产生的各类信息记录，包括但不限于文件、报表、数据库记录、电子文档、邮件、即时通讯记录、多媒体资料等，以及从外部获取并用于公司业务的相关数据。（四）基本原则1.合法性原则：数据管理活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.准确性原则：确保数据的真实、准确，如实反映业务实际情况。3.完整性原则：保证数据的全面性，避免数据缺失或不完整。4.安全性原则：采取必要措施保护数据免受未经授权的访问、篡改、泄露或破坏。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的数据进行严格保密。6.合规性原则：数据处理过程应符合公司内部规定及行业规范。二、数据管理职责分工（一）数据管理委员会1.负责制定公司数据管理战略和方针政策，审批重大数据管理决策。2.协调各部门之间的数据管理工作，解决数据管理中的重大问题。3.监督数据管理制度的执行情况，对违规行为进行决策处理。（二）信息技术部门1.负责公司数据管理系统的建设、维护和优化，确保系统的稳定运行。2.制定数据备份与恢复策略，定期进行数据备份操作，并确保备份数据的安全性和可恢复性。3.建立数据安全防护体系，包括网络安全、数据加密、访问控制等措施，防止数据泄露和恶意攻击。4.协助各部门进行数据相关的技术培训，提供技术支持和指导。（三）业务部门1.负责本部门业务数据的收集、整理、录入和审核，确保数据的准确性和完整性。2.按照公司数据管理制度和流程，规范使用和管理本部门的数据，提出数据需求和改进建议。3.配合信息技术部门进行数据安全检查和风险评估，对发现的问题及时整改。4.在涉及数据共享、交换等业务时，与其他部门进行有效沟通和协作。（四）数据管理员1.协助部门负责人制定和执行本部门的数据管理计划，负责具体的数据管理工作。2.对本部门的数据进行日常维护，包括数据清理、更新、校验等，确保数据质量。3.负责与其他部门的数据管理员进行数据对接和协调，保障数据流通顺畅。4.参与数据安全培训，提高自身的数据安全意识和操作技能。三、数据收集与录入（一）收集原则1.明确数据收集的目的和范围，确保收集的数据与业务需求相关。2.遵循合法、合规、合理的原则，避免过度收集或侵犯他人隐私的数据。3.数据收集应具备可操作性，确保能够准确、及时地获取所需数据。（二）收集渠道1.业务系统自动采集：通过公司已有的业务系统，如ERP系统、CRM系统等，自动收集业务交易数据。2.人工录入：对于无法通过系统自动采集的数据，由相关业务人员按照规定格式进行手工录入，如纸质文件信息录入、线下调研数据录入等。3.外部数据源：从合作伙伴、政府部门、行业协会等外部机构获取的数据，应确保数据来源合法合规，并经过必要的审核和验证。（三）数据录入要求1.录入人员应经过培训，熟悉数据录入规范和流程，确保录入数据的准确性。2.严格按照数据模板和格式要求进行录入，不得擅自更改数据格式或内容。3.对录入的数据进行及时审核，发现错误或异常数据应及时更正或反馈。4.录入过程中应做好记录，包括录入时间、录入人员、数据来源等信息，以便追溯和查询。四、数据存储与管理（一）存储方式1.根据数据的类型、规模和使用频率，选择合适的存储方式，包括本地存储、网络存储（如NAS、SAN）、云存储等。2.重要数据应采用多种存储介质进行备份，如磁带、光盘等，并分别存储在不同的地理位置，以防止数据丢失。（二）存储安全1.建立数据存储访问控制机制，根据员工的工作职责和权限，授予相应的数据访问权限，确保只有授权人员能够访问存储的数据。2.对存储设备进行定期维护和检查，确保设备的正常运行，防止因硬件故障导致数据丢失。3.采用数据加密技术对存储的数据进行加密处理，尤其是敏感数据，如客户信息、财务数据等，确保数据在存储过程中的保密性。（三）数据分类与标识1.对公司的数据进行分类管理，如按照业务领域分为销售数据、财务数据、人力资源数据等，按照数据敏感程度分为公开数据、内部数据、机密数据等。2.为每类数据设定唯一的标识，以便于识别、检索和管理。在数据存储、传输、共享等过程中，应明确标注数据的分类和标识。（四）数据生命周期管理1.建立数据生命周期模型，明确数据从产生到销毁的各个阶段的管理要求和流程。2.根据数据的重要性和使用频率，确定不同阶段的数据存储期限和维护策略，如定期清理过期数据、对长期不使用的数据进行归档等。3.在数据进入不同生命周期阶段时，应进行相应的审批和记录，确保数据处理过程的合规性和可追溯性。五、数据使用与共享（一）使用原则1.数据使用应基于公司业务需求，用于合法合规的目的，不得用于任何违法违规或损害公司利益的行为。2.在使用数据时，应确保数据的准确性和完整性，避免因错误或不完整的数据导致决策失误或业务风险。3.遵循最小化授权原则，仅授予员工完成其工作职责所需的最少数据访问权限。（二）内部使用1.各部门员工因工作需要使用公司数据时，应按照规定的流程进行申请和审批。申请应明确数据使用的目的、范围、时间等信息，并提交给本部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将申请提交给数据管理部门进行数据权限配置。数据管理部门根据申请内容，为申请人授予相应的数据访问权限，并记录相关操作。3.员工在使用数据过程中，应妥善保管数据，不得擅自传播、泄露或篡改数据。如发现数据存在问题或异常情况，应及时反馈给数据管理部门。（三）数据共享1.公司内部不同部门之间的数据共享，应遵循以下流程：数据需求部门填写数据共享申请表，详细说明共享数据的名称、类型、用途、共享对象等信息，并提交给本部门负责人审核。部门负责人审核通过后，将申请表提交给数据提供部门负责人。数据提供部门负责人对共享数据的安全性和合规性进行评估，如同意共享，应在申请表上签字确认。申请表经双方部门负责人签字后，提交给数据管理委员会审批。数据管理委员会根据公司数据管理政策和业务需求，对共享申请进行审批。审批通过后，数据管理部门按照审批意见进行数据共享配置，确保共享数据的安全传输和访问。2.与外部合作伙伴的数据共享，除遵循上述内部共享流程外，还应签订数据共享协议，明确双方的权利和义务，包括数据的使用范围、保密责任、安全保障措施等内容。协议签订后，报数据管理委员会备案。六、数据安全与保密（一）安全措施1.建立数据安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.定期进行数据安全漏洞扫描和评估，及时发现并修复潜在的安全隐患。3.对数据访问进行严格的身份认证和授权管理，采用多种认证方式，如用户名/密码、数字证书、指纹识别等，确保只有合法用户能够访问数据。4.实施数据脱敏处理，在数据共享、测试、分析等场景下，对涉及敏感信息的数据进行脱敏处理，防止敏感信息泄露。（二）保密制度1.明确公司数据的保密范围，包括但不限于客户信息、商业秘密、技术数据、财务数据等。2.对涉及保密数据的员工进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。3.严格限制保密数据的访问权限，只有经过授权的人员才能接触和处理保密数据。4.在数据存储、传输、处理过程中，采取加密、匿名化等措施，确保保密数据的安全性。5.对违反保密制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的法律责任。（三）应急处理1.制定数据安全应急预案，明确数据安全事件发生时的应急处理流程和责任分工。2.定期组织数据安全应急演练，提高员工应对数据安全事件的能力和协同配合水平。3.一旦发生数据安全事件，应立即启动应急预案，采取措施进行应急处置，如隔离受攻击的系统、恢复数据备份、调查事件原因等，并及时向上级报告。4.对数据安全事件进行总结和分析，评估事件造成的影响，提出改进措施，防止类似事件再次发生。七、数据备份与恢复（一）备份策略1.根据数据的重要性、变更频率和恢复时间目标（RTO），制定不同的数据备份策略，如全量备份、增量备份、差异备份等。2.重要数据应每天进行备份，对于变更频繁的数据，可增加备份频率。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并定期进行异地存储。3.定期对备份数据进行完整性检查，确保备份数据的可用性。（二）恢复测试1.定期进行数据恢复测试，验证备份数据的可恢复性。恢复测试应模拟实际的数据丢失场景，按照恢复流程进行操作。2.对恢复测试结果进行记录和分析，如发现恢复过程中存在问题，应及时调整备份策略或恢复流程。3.确保数据恢复测试过程符合公司数据安全要求，防止因测试操作导致数据泄露或损坏。（三）恢复流程1.当需要进行数据恢复时，由相关业务部门提出申请，说明数据丢失的原因、时间范围和恢复要求等信息。2.申请提交给数据管理部门，数据管理部门根据备份记录和恢复策略，确定可用的备份数据，并组织进行数据恢复操作。3.在数据恢复过程中，应密切监控恢复进度，及时处理可能出现的问题。恢复完成后，对恢复的数据进行验证和测试，确保数据的准确性和完整性。4.数据恢复完成后，应及时将恢复情况报告给数据管理委员会和相关业务部门。八、数据质量监控与评估（一）质量标准1.制定明确的数据质量标准，包括数据的准确性、完整性、一致性、及时性等方面的要求。2.数据质量标准应根据公司业务需求和行业规范进行制定，并随着业务的发展和变化及时进行调整。（二）监控机制1.建立数据质量监控体系，通过数据质量管理工具和人工检查相结合的方式，对数据质量进行实时监控。2.定期生成数据质量报告，展示数据质量的现状、存在的问题及趋势分析。报告应发送给相关部门负责人和数据管理委员会成员。3.对监控发现的数据质量问题进行分类和分级管理，根据问题的严重程度采取相应的处理措施。（三）评估与改进1.定期对公司的数据管理工作进行评估，包括数据管理制度的执行情况、数据质量状况、数据安全保障措施等方面。2.根据评估结果，总结经验教训，发现存在的问题和不足，制定改进计划和措施，并明确责任人和时间节点。3.持续跟踪改进措施的执行情况，确保数据管理水平不断提高，数据质量持续优化。九、数据审计与合规（一）审计机制1.建立数据审计制度，定期对公司的数据管理活动进行审计，包括数据收集、存储、使用、共享、备份等环节。2.审计人员应具备专业的审计知识和技能，熟悉公司数据管理制度和业务流程。审计过程中应保持独立性和客观性。3.审计工作应制定详细的审计计划，明确审计范围、方法、时间安排等内容。审计结束后，出具审计报告，提出审计意见和建议。（二）合规检查1.定期开展数据合规检查，确保公司的数据管理活动符合国家法律法规及相关政策要求，以及公司内部的数据管理制度。2.对检查发现的合规问题进行及时整改，跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。3.将数据合规检查结果纳入公司绩效考核体系，对数据合规工作表现优秀