高校物质采购管理制度

高校物质采购管理制度总则目的为规范高校物质采购行为，加强学校物质采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。适用范围本制度适用于学校各部门、各学院及附属单位所进行的各类物质采购活动，包括教学设备、办公设备、实验器材、图书资料、后勤物资等。基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，依法依规开展采购活动。2.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，确保所有潜在供应商有平等机会参与竞争，遵循公平公正的评标原则。3.效益原则：在满足教学、科研和管理需求的前提下，注重资金使用效益，降低采购成本。4.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合实际需求的物资，确保所购物资能够满足学校各项工作的正常开展。采购组织与职责采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校采购工作的政策、制度和流程。2.审定年度采购预算和采购计划。3.对重大采购项目的采购方式、采购文件、评标结果等进行审核。4.协调解决采购工作中的重大问题。采购执行部门学校设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。2.制定和完善采购工作流程，规范采购操作。3.组织编制采购预算和采购计划，经批准后组织实施。4.负责采购项目的信息发布、供应商征集、采购文件编制、开标评标、合同签订等工作。5.建立供应商档案，对供应商进行管理和评价。6.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和核实。7.整理和保管采购项目的相关文件资料，建立采购档案。使用部门使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术论证、验收等工作。其主要职责包括：1.根据学校教学、科研和管理工作的实际需要，提出物资采购申请。2.对采购物资的技术参数、规格型号、质量要求等进行详细描述，确保采购需求的准确性。3.参与采购项目的技术论证和评标工作，提供专业意见和建议。4.负责采购物资的验收工作，及时反馈验收结果。5.配合采购部门做好采购项目的相关工作，如合同签订、付款申请等。监督部门学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其主要职责包括：1.监督采购活动是否遵守国家法律法规和学校的采购制度。2.检查采购工作流程是否规范，采购文件是否合规。3.对评标过程进行监督，确保评标结果公平公正。4.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。采购预算与计划采购预算编制1.各使用部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，提出本部门的采购预算申请。2.采购预算申请应详细列出采购物资的名称、规格型号、数量、预算金额等，并说明采购的必要性和预期效益。3.采购部门对各使用部门的采购预算申请进行汇总审核，结合学校财力状况，编制学校年度采购预算草案。4.学校年度采购预算草案经学校财务部门审核、采购工作领导小组审议通过后，报学校党委常委会审定，纳入学校年度财务预算。采购计划制定1.根据学校年度采购预算，采购部门制定年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间安排、采购责任人等。2.采购计划应根据采购项目的轻重缓急进行合理安排，优先保障教学、科研等重点工作的物资需求。3.对于临时性、紧急性采购项目，使用部门可提出申请，经学校分管领导批准后，采购部门可在采购预算范围内及时组织采购。采购方式公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到100万元以上；工程采购项目单项合同估算价达到200万元以上。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。4.采购部门应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。4.采购部门应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购部门代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.谈判小组应与供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，在谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，并将论证情况报学校采购工作领导小组批准。4.采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价。询价小组由采购部门代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。采购程序采购申请1.使用部门根据实际需求填写《高校物质采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字盖章后提交给采购部门。2.采购申请表应附相关的技术资料、论证报告等，确保采购需求的合理性和准确性。采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初审，审核采购需求是否合理、预算是否在规定范围内等。2.初审通过后，采购申请提交给采购部门负责人进行审批。采购部门负责人根据学校采购政策和实际情况，对采购申请进行审批，并签署意见。3.对于金额较大或重要的采购项目，采购申请还需提交学校采购工作领导小组进行审议批准。采购实施1.根据采购审批结果，采购部门按照确定的采购方式组织实施采购活动。采用公开招标方式的，采购部门应发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标等工作。采用邀请招标方式的，采购部门应向特定的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标等工作。采用竞争性谈判方式的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。采用单一来源采购方式的，采购部门应组织相关人员进行论证，并与单一供应商进行协商。采用询价方式的，采购部门应成立询价小组，向供应商发出询价通知书。2.在采购过程中，采购部门应严格按照采购文件规定的程序和要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。3.采购部门应及时与供应商沟通，了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交学校法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送学校财务部门、使用部门等相关单位备案。验收付款1.采购物资到货后，使用部门应按照采购合同的要求及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、性能等方面。2.使用部门应填写《高校物质采购验收单》，详细记录验收情况。验收合格的，验收人员应签字确认；验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.采购部门根据验收情况和采购合同的约定，办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收单、发票等相关凭证，经采购部门负责人审核、学校财务部门审批后，按照规定的付款方式支付货款。供应商管理供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。3.采购部门应要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明等相关证明材料，对供应商的资格进行审核。供应商选择与评价1.采购部门应通过多种渠道选择供应商，如公开征集、供应商推荐、网络搜索等。2.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等。3.根据供应商评价结果，采购部门对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。供应商档案管理1.采购部门应为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、资格审查材料、评价记录、合同履行情况等。2.供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。3.采购部门应定期对供应商档案进行整理和分析，为供应商管理提供依据。采购监督与投诉处理采购监督1.采购监督小组应全程参与采购活动，对采购工作流程、采购文件、评标过程、合同签订等进行监督检查。2.采购部门应定期向采购监督小组汇报采购工作进展情况，接受监督检查。3.采购监督小组发现采购活动存在违规行为的，应及时要求采购部门进行整改，并将情况报告学校采购工作领导小组。投诉处理1.供应商或其他利害关系人认为采购活动不符合法律法规和学校采购制度规定的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向学校采购监督小组提出投诉。2.采购监督小组收到投诉后，应及时进行调查核实，并在规定时间内作出处理决定。3.投诉处理决定应书面通知投诉人和与投诉事项有关的当事人。当事人对投诉处理决定不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。采购档案管理档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收文件、付款凭证等相关资料。档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，确保档案资料的齐全、完整、规范。2.采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立档案目录，便于查询和检索。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。一般采购项目的档案保存期限不少于十五年，重大采购项目的档案保存期限不少于二十年。档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，查阅人员应填写《高校物质采购档案查阅申请表》，经采购部门负