集团物资采购管理制度

集团物资采购管理制度总则1.目的为规范集团物资采购管理，加强内部控制，降低采购成本，保证物资质量，提高采购效率，满足集团生产经营需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的物资采购活动。3.基本原则按需采购原则：根据集团生产经营计划和实际需求，合理安排物资采购，避免盲目采购和积压浪费。质量优先原则：采购物资应符合国家相关标准和集团要求，确保物资质量可靠，满足生产经营需要。价格合理原则：在保证物资质量的前提下，通过市场调研、招标、谈判等方式，选择性价比高的物资供应商，降低采购成本。公开透明原则：采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，严格按照规定的程序和方法进行，确保采购过程透明，结果公正。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益，确保采购活动廉洁、公正。采购组织与职责1.采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责审议和决策重大物资采购事项。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成。2.采购管理部门集团总部设立采购管理部，负责集团物资采购的统一管理和协调工作。各子公司、分公司应设立相应的采购管理部门或指定专人负责物资采购管理工作。采购管理部门的主要职责包括：制定采购管理制度和流程：根据集团相关规定，制定本单位的采购管理制度和流程，并组织实施。编制采购计划：根据集团生产经营计划和实际需求，编制年度、季度和月度采购计划，并组织实施。供应商管理：建立供应商档案，对供应商进行评估、选择、考核和管理，确保供应商提供的物资质量可靠、价格合理、交货及时。采购执行：按照采购计划和审批程序，组织物资采购活动，与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。采购成本控制：通过市场调研、招标、谈判等方式，降低采购成本，提高采购效益。采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的风险，确保采购活动的顺利进行。采购信息管理：收集、整理和分析采购信息，为集团决策提供支持。3.需求部门各需求部门负责提出物资采购需求，提供物资规格、型号、数量等详细信息，并参与采购过程中的技术交流、验收等工作。采购计划管理1.采购计划的编制年度采购计划：各需求部门应于每年第四季度末，根据集团下一年度生产经营计划和预算，编制本部门的年度采购计划，并报采购管理部门汇总。采购管理部门对各需求部门的年度采购计划进行审核、平衡后，编制集团年度采购计划，报采购决策委员会审议批准。季度采购计划：采购管理部门应于每季度末，根据集团年度采购计划和本季度实际生产经营情况，编制下一季度采购计划，并报采购决策委员会备案。月度采购计划：各需求部门应于每月25日前，根据本部门的生产经营计划和实际需求，编制下月度采购计划，并报采购管理部门汇总。采购管理部门对各需求部门的月度采购计划进行审核、平衡后，编制集团月度采购计划，并组织实施。2.采购计划的调整因生产经营计划变更、市场需求变化等原因，需要调整采购计划的，需求部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容等，并报采购管理部门审核。采购管理部门审核同意后，报采购决策委员会批准。采购管理部门根据批准的采购计划调整申请表，及时调整采购计划，并组织实施。采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、通用性强的物资采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家相关法律法规和集团规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。2.询价采购对于金额较小、市场价格比较透明、技术要求不高的物资采购项目，可采用询价采购方式。询价采购应向至少三家以上供应商发出询价函，要求供应商报价，并对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。3.竞争性谈判采购对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的物资采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应按照国家相关法律法规和集团规定的程序进行，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。4.单一来源采购符合下列情形之一的物资采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照国家相关法律法规和集团规定的程序进行，包括成立采购小组、与供应商进行谈判、确定成交供应商等环节。供应商管理1.供应商选择供应商筛选：采购管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行筛选，选择符合集团要求的供应商作为潜在供应商。供应商评估：采购管理部门应对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估可采用实地考察、问卷调查、数据分析等方式进行。供应商选择：采购管理部门根据供应商评估结果，选择综合实力较强、信誉良好、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商作为集团的合格供应商，并与合格供应商签订合作协议。2.供应商考核考核指标：采购管理部门应建立供应商考核指标体系，对供应商的交货期、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行考核。考核指标应明确、具体、可量化，并根据集团实际情况进行调整。考核周期：采购管理部门应定期对供应商进行考核，考核周期可分为月度、季度、年度等。考核方式：采购管理部门可通过实地考察、数据分析、用户反馈等方式对供应商进行考核。考核结果应及时反馈给供应商，并要求供应商针对存在的问题进行整改。3.供应商淘汰对于考核不合格、出现严重质量问题、违反合作协议等情况的供应商，采购管理部门应及时将其列入淘汰名单，并停止与其合作。同时，采购管理部门应及时寻找新的供应商，确保物资采购的顺利进行。采购合同管理1.合同签订采购管理部门应根据采购计划和审批结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。2.合同执行采购管理部门应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况、到货时间等信息。如发现供应商未能按照合同约定履行义务，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题。如供应商未能按时交货、产品质量不符合要求等，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因市场变化、生产经营计划调整等原因需要变更合同内容的，采购管理部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。如因不可抗力、供应商违约等原因需要解除合同的，采购管理部门应按照合同约定和相关法律法规的规定，及时通知供应商，并办理合同解除手续。4.合同归档采购管理部门应建立采购合同档案，对采购合同的签订、执行、变更、解除等情况进行详细记录，并妥善保管。采购合同档案应包括合同文本、审批文件、往来信函、验收报告、付款凭证等资料。采购验收管理1.验收标准采购管理部门应根据采购合同和相关标准，制定物资验收标准。验收标准应明确物资的规格、型号、数量、质量、外观等方面的要求。2.验收程序到货通知：物资到货前，采购管理部门应及时通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。初步验收：物资到货后，需求部门应组织相关人员对物资的数量、规格、型号、外观等进行初步验收。初步验收合格后，需求部门应填写《物资初步验收报告》。质量检验：质量检验部门应按照验收标准对物资进行质量检验。质量检验合格后，质量检验部门应填写《物资质量检验报告》。最终验收：需求部门和质量检验部门完成初步验收和质量检验后，采购管理部门应组织相关人员对物资进行最终验收。最终验收合格后，采购管理部门应填写《物资最终验收报告》。3.验收结果处理验收合格：如物资验收合格，采购管理部门应按照采购合同约定及时办理付款手续。验收不合格：如物资验收不合格，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题。如供应商未能按时解决问题或解决后仍不符合要求的，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并要求供应商退换货或赔偿损失。采购付款管理1.付款申请采购管理部门应根据采购合同和物资验收情况，及时填写《采购付款申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、价格、合同编号、验收情况等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，报财务部门审核。2.付款审批财务部门应按照集团财务管理制度和审批流程，对采购付款申请表进行审核。审核内容包括采购合同的真实性、合法性、有效性，物资验收情况的真实性、准确性，发票的真实性、合法性等方面。审核通过后，报相关领导审批。3.付款执行财务部门根据领导审批结果，及时办理采购付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，可采用支票、汇票、电汇、网上银行等方式支付。采购风险管理1.风险识别采购管理部门应定期对采购过程中的风险进行识别，识别内容包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等方面。2.风险评估采购管理部门应采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。3.风险应对采购管理部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。风险应对措施可包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等方面。监督与检查1.内部审计监督集团内部审计部门应定期对集团物资采购管理情况进行审计监督，检查采购管理制度的执行情况、采购计划