酒店采购收货管理制度

酒店采购收货管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范酒店采购收货流程，确保所采购的物资和服务符合酒店运营需求，保证物资质量，控制采购成本，提高采购效率，加强采购过程中的监督与管理。2.适用范围本制度适用于酒店内所有物资及服务的采购收货活动，包括但不限于食品饮料、客房用品、办公用品、设备设施、维修材料等。3.基本原则按需采购原则：根据酒店实际经营需求，合理安排采购计划，避免盲目采购。质量优先原则：严格把控采购物资的质量，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守职业道德，廉洁奉公，杜绝不正当交易。二、采购组织与职责1.采购部门采购经理全面负责酒店采购工作的管理与指导，制定采购策略和计划。建立和维护供应商数据库，评估供应商资质和信誉。组织采购谈判，签订采购合同，确保采购条款符合酒店利益。监督采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题。定期分析采购数据，评估采购绩效，提出改进措施。采购专员根据采购计划，负责具体采购任务的实施，包括寻找供应商、询价、比价、议价等。起草采购订单，跟进订单执行进度，确保物资按时、按质、按量到货。收集供应商报价单、发票等相关资料，进行整理和归档。协助采购经理进行供应商评估和管理。2.收货部门收货主管负责收货部门的日常管理工作，制定收货流程和标准。组织收货人员培训，确保收货工作的准确性和高效性。监督收货过程，处理收货中的异常情况，及时向上级汇报。定期盘点库存，核对收货记录与库存数据，保证账实相符。收货员按照收货流程，对到货物资进行数量清点、质量检验和签收。填写收货单，详细记录物资的名称、规格、数量、供应商等信息。将收货物资及时搬运至指定存储区域，并做好标识。协助仓库管理人员进行物资的入库和存储管理。三、采购流程1.采购申请各部门根据实际经营需求，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、预计到货时间等信息。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，由采购经理进行初步审核，评估采购的必要性和合理性。对于金额较大或重要的采购项目，需提交至酒店管理层进行审批。审批通过后的采购申请表返回采购部门，作为采购执行的依据。3.供应商选择与评估采购专员根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。对潜在供应商进行资质审核，包括营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的查验。向供应商发放询价单，要求其提供产品报价、规格参数、交货期、售后服务等信息。采购专员对供应商的报价进行整理和比较，选择至少三家供应商进行进一步谈判。采购经理或采购专员与选定的供应商进行谈判，争取最优的采购价格、质量标准、交货期和售后服务条款。根据谈判结果，综合评估供应商的综合实力，选择最终的供应商，并建立供应商档案。4.采购合同签订采购部门根据谈判确定的采购条款，起草采购合同。采购合同经采购经理审核后，提交至酒店法务部门进行合法性审查。法务部门审查通过后，采购合同由酒店授权代表与供应商签订。采购合同签订后，采购专员负责将合同副本分发给相关部门，如收货部门、财务部门等。5.采购订单下达采购专员根据采购合同，在酒店采购管理系统中下达采购订单，明确物资的名称、规格、数量、交货期、交货地点等信息。采购订单下达后，采购专员及时将订单发送给供应商，并要求供应商确认订单回执。采购专员跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通订单进度，确保物资按时到货。四、收货流程1.到货通知采购专员在物资预计到货前，提前通知收货部门做好收货准备。通知内容包括物资名称、规格、数量、供应商、预计到货时间等信息。2.收货准备收货主管根据到货通知，安排收货员在指定时间和地点进行收货。收货员准备好收货所需的工具，如磅秤、卡尺、检验报告等，并确保收货区域的清洁和安全。3.数量清点物资到货后，收货员首先核对送货单与采购订单上的物资名称、规格、数量是否一致。按照送货单上的数量，对到货物资进行逐一清点，确保数量准确无误。对于贵重物品或易损物品，收货员应更加仔细地进行清点，并检查物品外观是否有损坏。4.质量检验根据采购合同和相关质量标准，收货员对到货物资进行质量检验。对于食品饮料类物资，收货员检查其生产日期、保质期、外观、包装等是否符合要求。对于客房用品、办公用品等物资，收货员检查其规格、型号、材质等是否与采购订单一致。对于设备设施类物资，收货员检查其外观、性能、配件等是否完好无损，并要求供应商提供质量检验报告。如发现物资质量问题，收货员应立即停止收货，并及时通知采购部门与供应商协商解决。5.签收确认经数量清点和质量检验合格的物资，收货员在送货单上签字确认，并填写收货单。收货单应详细记录物资的名称、规格、数量、供应商、收货日期、质量状况等信息。收货员将收货单的一联留存，作为收货记录，另一联交采购专员，一联交供应商作为结算凭证。6.物资入库收货员将验收合格的物资及时搬运至指定的仓库存储区域。根据物资的类别和特性，对物资进行合理的分类存放，并做好标识。收货员协助仓库管理人员将物资录入库存管理系统，更新库存信息。五、采购收货监督与控制1.内部监督酒店财务部门定期对采购收货业务进行审计，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性、收货记录的准确性等。酒店内部审计部门不定期对采购收货活动进行专项审计，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改情况。采购部门应建立内部监督机制，定期对采购专员和收货员的工作进行检查和评估，发现问题及时纠正。2.供应商评估与管理采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估，建立供应商评估档案。根据供应商评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期对供应商进行回访，了解其经营状况和合作需求，及时解决合作中出现的问题。3.库存管理仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。根据库存物资的使用情况和采购周期，合理制定库存补货计划，避免库存积压或缺货现象的发生。建立库存预警机制，当库存物资达到最低库存限额时，及时通知采购部门进行补货。4.成本控制采购部门应定期分析采购成本，对比不同供应商的价格和采购条款，寻找降低采购成本的机会。通过批量采购、集中采购、联合采购等方式，争取更优惠的采购价格。加强与供应商的谈判技巧，合理控制采购费用，如运输费、包装费等。六、采购收货相关记录与档案管理1.采购记录采购部门应建立完善的采购记录档案，包括采购申请表、采购订单、供应商报价单、采购合同、收货单等相关文件。采购记录应按照时间顺序进行整理和归档，保存期限为[具体期限]年，以便于查询和审计。2.收货记录收货部门应建立收货记录档案，详细记录每一批物资的收货情况，包括收货日期、物资名称、规格、数量、供应商、质量状况等信息。收货记录应妥善保存，保存期限为[具体期限]年，作为库存管理和成本核算的依据。3.供应商档案采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、报价记录、合作历史、评估结果等内容。供应商档案应定期更新和维护，确保信息的准确性和完整性。七、采购收货人员行为规范1.廉洁自律采购收货人员应严格遵守职业道德，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益。在采购收货过程中，应保持公正、公平、公开的原则，不得偏袒任何供应商。2.诚实守信采购收货人员应诚实守信，如实记录采购收货信息，不得虚报、瞒报、漏报。与供应商沟通时，应遵守承诺，及时履行合同约定的义务。3.保守机密采购收货人员应