铝材公司行政管理制度

铝材公司行政管理制度一、总则（一）目的为规范公司行政管理工作，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本行政管理制度。（二）适用范围本制度适用于铝材公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：制度制定符合国家法律法规及相关政策要求。2.合理性原则：各项规定合理、公平，充分考虑公司实际情况和员工利益。3.规范性原则：明确工作流程、标准和责任，保证行政管理工作的规范化。4.效益性原则：以提高公司整体效益为出发点，优化资源配置，降低管理成本。二、组织架构与职责（一）组织架构公司行政管理组织架构包括行政部门、各职能部门及基层员工。行政部门负责统筹协调公司行政管理工作，各职能部门在其职责范围内开展工作，基层员工严格执行各项管理制度。（二）职责分工1.行政部门职责负责公司行政管理制度的制定、修订和完善，并监督执行。统筹公司行政事务，包括文件管理、会议组织、办公用品采购与管理、车辆调度等。协调公司内部各部门之间的工作关系，确保信息畅通和工作协同。负责公司办公区域的安全保卫、环境卫生管理等工作。处理公司对外公共关系，接待来访客人，安排商务活动等。2.各职能部门职责负责本部门行政事务的管理，执行公司行政管理制度。配合行政部门完成相关行政工作，如提供文件资料、参与会议等。负责本部门办公用品的申请、使用和保管。维护本部门办公区域的环境卫生和安全秩序。3.基层员工职责严格遵守公司行政管理制度，服从管理。按照规定使用办公用品，爱护办公设施。保持工作区域的整洁卫生，积极参与公司组织的环境卫生维护活动。及时反馈行政工作中存在的问题和建议。三、文件管理（一）文件分类1.行政文件：包括公司决议、通知、报告、请示等。2.业务文件：与公司业务相关的合同、协议、技术文件等。3.外来文件：上级部门、政府部门、合作伙伴等发来的文件。（二）文件编号对重要文件进行编号管理，便于查询和追溯。编号规则如下：[公司简称][年份][文件类别代码][顺序号]例如：LC2023XZ001，其中"LC"为铝材公司简称，"2023"为年份，"XZ"为行政文件类别代码，"001"为顺序号。（三）文件起草与审核1.文件起草由相关部门或人员负责，内容应准确、清晰、简洁，符合公司政策和法律法规要求。2.文件起草完成后，需经部门负责人审核，重要文件还需报分管领导审批。审核内容包括文件的准确性、完整性、合规性等。（四）文件印发1.经审核批准的文件，由行政部门统一印发。印发前需对文件格式、排版等进行检查，确保文件质量。2.文件印发后，行政部门应及时将文件分发给相关部门和人员，并做好发放记录。（五）文件归档与保管1.文件办理完毕后，应及时归档。归档文件应分类整理，按编号顺序存放，便于查找和使用。2.行政部门负责建立文件档案管理制度，指定专人负责文件的保管工作。档案管理人员应定期对文件进行清查、核对，确保文件的安全和完整。3.电子文件应进行备份，并存储在安全的介质上。备份文件应定期进行检查和更新，防止数据丢失。（六）文件查阅与借阅1.公司员工因工作需要查阅文件，应填写《文件查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到行政部门查阅。2.如需借阅文件，需填写《文件借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和行政部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管文件，不得擅自转借、复印、涂改或丢失。归还文件时，档案管理人员应进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。四、会议管理（一）会议分类1.公司例会：包括周例会、月例会等，由公司领导主持，各部门负责人参加，主要总结工作进展，安排下一阶段工作任务。2.专题会议：针对特定问题或工作事项召开的会议，如项目研讨会、质量分析会等，由相关部门负责人或指定人员主持，相关人员参加。3.临时会议：因工作需要临时召开的会议，由召集人确定参会人员和会议内容。（二）会议组织1.会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关人员。2.会议组织人员应做好会议准备工作，包括布置会场、准备会议资料、调试音响设备等。3.重要会议应安排专人做好会议记录，记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、会议决议等。会议记录应准确、完整，会后及时整理归档。（三）会议纪律1.参会人员应提前到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议主持人请假。2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需要处理，应向会议主持人请假后离开。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、打瞌睡或做与会议无关的事情。4.会议形成的决议和工作安排，参会人员应认真贯彻执行，如有不同意见，应在会议上提出，不得会后擅自更改。五、办公用品管理（一）办公用品分类1.办公文具：如笔、纸、笔记本、文件夹等。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等。3.办公耗材：如墨盒、硒鼓、打印纸、墨盒等。4.其他用品：如饮水机、茶叶、纸杯等。（二）办公用品采购1.行政部门负责制定办公用品采购计划，根据公司实际需求和库存情况，定期采购办公用品。2.采购人员应选择信誉良好、质量可靠、价格合理的供应商进行采购。采购前应进行市场调研，比较不同供应商的产品质量和价格，确保采购的办公用品符合公司要求。3.办公用品采购应严格按照公司财务制度办理相关手续，采购发票应及时交财务部门报销。（三）办公用品发放1.行政部门应建立办公用品发放管理制度，明确发放标准和流程。2.员工如需领取办公用品，应填写《办公用品领用申请表》，经所在部门负责人批准后，到行政部门领取。3.行政部门应按照规定的发放标准发放办公用品，不得超标准发放。对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应建立领用登记制度，明确使用责任人。（四）办公用品保管1.行政部门应设立专门的办公用品仓库，对采购回来的办公用品进行分类存放，妥善保管。2.仓库管理人员应定期对办公用品进行盘点，确保账物相符。如发现办公用品短缺或损坏，应及时查明原因，并进行处理。3.办公用品仓库应保持整洁、通风，防止办公用品受潮、变质或损坏。六、车辆管理（一）车辆配备公司根据工作需要配备公务车辆，车辆主要用于公司业务往来、员工出差、接待客户等。（二）车辆调度1.行政部门负责车辆的调度管理，根据工作任务和用车需求，合理安排车辆。2.员工如需使用车辆，应提前填写《用车申请表》，注明用车时间、地点、事由等信息，经所在部门负责人批准后，交行政部门调度。3.行政部门调度人员应根据车辆使用情况和驾驶员工作安排，及时安排车辆，并通知驾驶员做好出车准备。（三）车辆使用1.驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车。出车前应检查车辆状况，确保车辆性能良好，如发现问题应及时报告并维修。2.驾驶员应按照规定的时间和路线行驶，不得擅自改变行车路线或延长用车时间。如有特殊情况需要改变行车路线或延长用车时间，应提前向行政部门报告。3.车辆使用过程中，驾驶员应妥善保管车辆钥匙和行驶证，不得转借他人。如因驾驶员保管不善导致车辆钥匙或行驶证丢失，应承担相应责任。（四）车辆维修与保养1.行政部门应建立车辆维修与保养管理制度，定期对车辆进行检查和保养，确保车辆性能良好。2.车辆出现故障或需要维修时，驾驶员应及时报告行政部门，由行政部门安排维修厂家进行维修。维修前应填写《车辆维修申请表》，注明维修项目、维修预算等信息，经行政部门负责人批准后，方可维修。3.维修厂家应提供正规的维修发票和维修清单，行政部门应严格审核维修费用，确保维修费用合理、合规。（五）车辆费用管理1.车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、维修保养费等。行政部门应建立车辆费用报销制度，明确报销标准和流程。2.驾驶员应及时收集车辆费用发票，并按照规定的报销流程进行报销。报销发票应真实、合法、有效，否则不予报销。3.行政部门应定期对车辆费用进行统计和分析，控制车辆费用支出，降低公司运营成本。七、安全保卫管理（一）安全保卫制度1.公司建立健全安全保卫制度，加强安全保卫工作，确保公司财产和员工生命安全。2.行政部门负责制定安全保卫工作计划和措施，组织实施安全保卫工作。3.公司设立安全保卫岗位，配备专职或兼职安全保卫人员，负责公司办公区域的安全保卫工作。（二）人员出入管理1.公司办公区域实行门禁管理制度，员工应凭工作证或门禁卡进入办公区域。外来人员进入公司办公区域，应在门卫处登记，并经被访人员同意后，方可进入。2.门卫人员应严格履行职责，对出入人员和车辆进行检查和登记，严禁无关人员和车辆进入公司办公区域。3.如发现可疑人员或车辆，门卫人员应及时报告行政部门或相关领导，并采取必要的措施。（三）安全巡逻1.安全保卫人员应定期对公司办公区域进行安全巡逻，检查门窗、水电设施、消防器材等是否完好，及时发现和排除安全隐患。2.巡逻人员应做好巡逻记录，记录巡逻时间、地点、发现的问题及处理情况等。如发现重大安全问题，应及时报告行政部门或相关领导，并采取紧急措施。（四）消防安全管理1.公司应按照国家消防安全法规要求，配备必要的消防器材和设施，并定期进行检查和维护，确保消防器材和设施完好有效。2.公司应组织员工进行消防安全培训，提高员工的消防安全意识和自防自救能力。3.办公区域内严禁吸烟和使用明火，如需动火作业，应办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。4.如发生火灾事故，员工应立即拨打火警电话，并按照公司制定的火灾应急预案进行疏散和扑救。八、环境卫生管理（一）环境卫生制度1.公司建立环境卫生管理制度，加强环境卫生管理，营造整洁、舒适的办公环境。2.行政部门负责制定环境卫生工作计划和标准，组织实施环境卫生工作。3.各部门应负责本部门办公区域的环境卫生管理，保持办公区域的整洁卫生。（二）公共区域卫生1.行政部门应安排专人负责公司公共区域的卫生清扫工作，包括走廊、楼梯、电梯、卫生间等。公共区域应每天清扫，保持干净整洁。2.卫生间应定期消毒，保持通风良好，无异味。3.公司应在公共区域设置垃圾桶，并定期清理，确保垃圾及时清运。（三）办公区域卫生1.各部门员工应保持本部门办公区域的整洁卫生，桌面物品摆放整齐，文件资料归类存放。2.办公区域内不得随意丢弃垃圾，应将垃圾放