财务支出管理制度规定

财务支出管理制度规定一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范财务支出行为，合理控制费用支出，提高资金使用效益，保障公司各项业务的顺利开展，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司的财务支出管理。（三）基本原则1.合法性原则：财务支出必须符合国家法律法规和公司相关规定。2.合理性原则：支出应与公司业务活动相关，具有必要性和合理性，避免浪费。3.真实性原则：支出凭证应真实、准确、完整地反映经济业务内容。4.审批合规原则：严格按照规定的审批流程进行审批，确保支出合规。5.效益性原则：注重资金使用效益，优先安排有利于公司发展的重点项目和业务。二、财务支出分类及定义（一）日常费用支出指公司日常经营活动中发生的各项费用，包括办公费、差旅费、业务招待费、通讯费、运输费、水电费、物业费等。（二）薪酬福利支出包括员工工资、奖金、津贴、补贴、社会保险、住房公积金、福利费等。（三）固定资产购置支出用于购买公司生产经营所需的房屋、建筑物、机器设备、运输工具等固定资产的支出。（四）无形资产购置支出如购买专利、商标、著作权等无形资产的费用。（五）投资支出包括对外投资、股权投资、债权投资等支出。（六）其他支出不属于上述分类的其他财务支出，如捐赠支出、罚款支出等。三、财务支出审批流程（一）一般审批流程1.费用报销经办人：填写费用报销单，详细注明费用发生的事由、金额、日期等，并附上相关发票、收据等原始凭证。部门负责人：对费用的真实性、合理性进行审核，签署意见。财务部门：审核报销凭证的合法性、合规性、完整性，计算可报销金额，签署审核意见。分管领导：根据审批权限对报销事项进行审批。总经理：对重大支出或超出分管领导审批权限的支出进行最终审批。2.采购付款采购部门：提交采购申请单，注明采购物品或服务的名称、规格、数量、金额等，附上采购合同或协议。部门负责人：审核采购申请的必要性和合理性，签署意见。财务部门：审核采购合同条款、付款方式、金额等，计算应付金额，签署审核意见。分管领导：根据审批权限对采购付款事项进行审批。总经理：对重大采购付款或超出分管领导审批权限的支出进行最终审批。3.资金借款借款人：填写借款申请单，注明借款事由、金额、借款期限等。部门负责人：审核借款的必要性和合理性，签署意见。财务部门：审核借款申请，评估借款人还款能力，签署审核意见。分管领导：根据审批权限对借款事项进行审批。总经理：对重大借款或超出分管领导审批权限的借款进行最终审批。（二）特殊审批流程对于重大投资项目、大额资金支出、涉及关联交易等特殊事项，应按照公司相关规定进行专项审批，可能包括提交项目可行性报告、组织专家评审、董事会或股东会审议等程序。四、日常费用支出管理（一）办公费1.定义：指公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、档案袋等办公用品的购置费用。2.管理规定各部门应根据实际需求制定办公用品采购计划，经部门负责人审核后提交给行政部门统一采购。行政部门应建立办公用品库存管理制度，定期盘点，确保办公用品的合理库存。办公用品采购应选择正规供应商，采购价格应合理，并要求供应商提供发票等有效凭证。员工领用办公用品应填写领用登记表，行政部门应定期统计各部门办公用品领用情况。（二）差旅费1.定义：指员工因公务需要出差而发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.管理规定员工出差应填写出差申请单，注明出差事由、目的地、预计出差时间等，经部门负责人审批后报分管领导批准。出差费用标准应根据公司规定执行，包括交通工具乘坐标准、住宿标准、餐饮补贴标准等。员工应选择经济实惠的交通方式和住宿酒店，并要求提供正规发票。出差归来后应及时填写差旅费报销单，附上出差申请单、发票、行程单等凭证，按照审批流程进行报销。（三）业务招待费1.定义：指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括宴请、礼品、娱乐等支出。2.管理规定业务招待应遵循必要性、适度性原则，严格控制招待标准。业务招待前应填写业务招待申请单，注明招待对象、事由、预计费用等，经部门负责人审核后报分管领导批准。业务招待费用报销时应附上业务招待申请单、发票、消费清单等凭证，注明招待事项的详细情况。公司应定期对业务招待费进行统计分析，评估招待效果，发现问题及时整改。（四）通讯费1.定义：指公司为员工工作需要而支付的通讯费用，包括固定电话、移动电话、网络费用等。2.管理规定公司根据员工岗位性质和工作需要制定通讯费补贴标准，按月发放。员工应提供与工作相关的通讯费用发票，按照公司规定的报销流程进行报销。对于超出补贴标准的通讯费用，需经部门负责人审核，分管领导批准后报销。（五）运输费1.定义：指公司因业务需要发生的货物运输、车辆租赁等费用。2.管理规定运输业务应选择正规的运输公司，并签订运输合同，明确双方权利义务。运输费用结算应按照合同约定执行，要求运输公司提供发票等有效凭证。公司应定期对运输费用进行统计分析，评估运输成本，优化运输方案。（六）水电费、物业费1.定义：指公司办公场所发生的水电费、物业管理费等费用。2.管理规定行政部门应与水电供应部门、物业公司签订合同，明确费用标准和结算方式。每月按时缴纳水电费、物业费，取得正规发票后按照审批流程进行报销。公司应加强对水电费、物业费的管理，采取节能降耗措施，降低费用支出。五、薪酬福利支出管理（一）工资核算与发放1.工资核算：人力资源部门每月根据员工考勤、绩效考核等情况，核算员工工资。2.工资发放：财务部门按照工资核算结果，通过银行代发等方式将工资发放到员工工资账户。3.工资发放流程人力资源部门提交工资发放清单，包括员工姓名、工资项目、金额等。财务部门审核工资发放清单，确保数据准确无误。总经理审批工资发放清单。财务部门进行工资发放操作，并记录相关凭证。（二）奖金发放1.奖金核算：根据公司绩效考核制度和员工个人绩效评估结果，核算员工奖金。2.奖金发放：奖金发放时间和方式根据公司规定执行，一般与工资一并发放。3.奖金发放流程人力资源部门提交奖金发放清单，注明奖金计算依据和金额。财务部门审核奖金发放清单，与绩效考核结果进行核对。分管领导审批奖金发放清单。总经理审批奖金发放清单（如有需要）。财务部门进行奖金发放操作，并记录相关凭证。（三）社会保险与住房公积金1.参保与缴存：人力资源部门按照国家规定，为员工办理社会保险和住房公积金参保、缴存手续。2.费用核算与缴纳：财务部门根据参保、缴存基数和比例，核算公司应承担的社会保险和住房公积金费用，并按时缴纳。3.缴纳流程人力资源部门提交社会保险和住房公积金缴纳明细。财务部门审核缴纳明细，计算应缴纳金额。总经理审批缴纳申请。财务部门通过银行转账等方式缴纳社会保险和住房公积金费用，并取得相关缴费凭证。（四）福利费管理1.福利费范围：包括节日福利、生日福利、体检费、职工教育经费等。2.福利费标准：公司根据实际情况制定福利费标准，并按照规定进行计提和使用。3.福利费发放与使用节日福利、生日福利等实物福利由行政部门统一采购和发放，应取得正规发票。体检费、职工教育经费等费用应按照规定的报销流程进行报销，要求提供相关发票和证明材料。财务部门应单独核算福利费，定期对福利费使用情况进行统计分析。六、固定资产购置支出管理（一）固定资产定义与分类1.定义：指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。2.分类：包括房屋及建筑物、机器设备、运输工具、电子设备、办公家具等。（二）固定资产购置审批1.购置申请：使用部门根据业务需要提出固定资产购置申请，填写固定资产购置申请表，注明购置资产的名称、规格、数量、预算金额、购置理由等。2.部门审核：部门负责人对购置申请的必要性和合理性进行审核，签署意见。3.财务审核：财务部门审核购置预算、资金来源等，评估资产购置的经济性，签署审核意见。4.分管领导审批：根据审批权限对购置申请进行审批。5.总经理审批：对重大固定资产购置或超出分管领导审批权限的申请进行最终审批。（三）固定资产采购1.采购方式：根据固定资产的性质和金额大小，可采用招标采购、询价采购、竞争性谈判等方式进行采购。2.采购合同：采购部门应与供应商签订采购合同，明确资产的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购验收：固定资产到货后，使用部门和资产管理部门应共同进行验收，检查资产的数量、规格、质量等是否符合合同要求，验收合格后填写固定资产验收单。（四）固定资产入账与折旧1.入账：财务部门根据固定资产购置发票、验收单等凭证，按照公司财务制度进行固定资产入账。2.折旧：按照国家规定和公司财务政策，对固定资产计提折旧，折旧方法一经确定不得随意变更。（五）固定资产处置1.处置申请：固定资产使用部门或资产管理部门提出固定资产处置申请，填写固定资产处置申请表，注明处置资产的名称、规格、数量、处置原因、预计处置收入等。2.部门审核：部门负责人对处置申请进行审核，签署意见。3.财务审核：财务部门审核处置资产的账面价值、处置收入等，评估处置的合理性，签署审核意见。4.分管领导审批：根据审批权限对处置申请进行审批。5.总经理审批：对重大固定资产处置或超出分管领导审批权限的申请进行最终审批。6.处置方式：固定资产处置方式包括出售、报废、捐赠等，处置过程中应按照规定办理相关手续，取得相应的凭证。七、无形资产购置支出管理（一）无形资产定义与分类1.定义：指企业拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产。2.分类：包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术等。（二）无形资产购置审批与固定资产购置审批流程类似，使用部门提出购置申请，经部门负责人、财务部门、分管领导、总经理审批后进行采购。（三）无形资产采购1.采购方式：可通过自行研发、购买、接受投资等方式取得无形资产。购买无形资产应签订购买合同，明确双方权利义务。2.采购验收：对于外购无形资产，应按照合同要求进行验收，检查无形资产的相关证书、文件等是否齐全。（四）无形资产入账与摊销1.入账：财务部门根据无形资产购置发票、合同等凭证，按照公司财务制度进行无形资产入账。2.摊销：按照国家规定和公司财务政策，对无形资产进行摊销，摊销期限应合理确定。（五）无形资产处置1.处置申请：使用部门或资产管理部门提出无形资产处置申请，填写无形资产处置申请表，注明处置原因、预计处置收入等。2.部门审核：部门负责人对处置申请进行审核，签署意见。3.财务审核：财务部门审核处置无形资产的账面价值、处置收入等，评估处置的合理性，签署审核意见。4.分管领导审批：根据审批权限对处置申请进行审批。5.总经理审批：对重大无形资产处置或超出分管领导审批权限的申请进行最终审批。6.处置方式：无形资产处置方式包括转让、出售、报废等，处置过程中应按照规定办理相关手续，取得相应的凭证。八、投资支出管理（一）投资决策程序1.投资项目立项：投资部门或相关业务部门提出投资项目建议，进行项目可行性研究，编制可行性研究报告。2.项目评估：组织相关部门和专家对投资项目进行评估，评估内容包括市场前景、技术可行性、经济效益、风险评估等。3.投资决策：根据评估结果，提交投资决策方案，经公司董事会或股东会审议通过后实施。（二）投资资金管理1.资金筹集：根据投资项目需求，合理筹集投资资金，可通过自有资金、银行贷款、发行债券等方式筹集。2.资金使用：投资资金应专款专用，按照投资项目预算进行使用，确保资金用于项目建设和运营。3.资金监控：财务部门应定期对投资资金使用情况进行监控，及时发现和解决资金使用过程中存在的问题。（三）投资收益管理1.收益核算：财务部门应按照财务制度对投资收益进行核算，准确计算投资收益金额。2.收益分配：根据公司规定和投资协议，对投资收益进行分配，分配方案需经公司董事会或股东会审议通过。（四）投资风险管理1.风险评估：对投资项目进行风险评估，识别可能面临的市场风险、信用风险、操作风险等。2.风险控制：制定风险控制措施，如分散投资、设定止损点、加强投资项目管理等，降低投资风险。九、其他支出管理（一）捐赠支出1.捐赠审批：公司发生捐赠支出应填写捐赠申请表，注明捐赠对象、金额、捐赠理由等，经部门负责人审核后报分管领导批准，重大捐赠需经总经理审批。2.捐赠实施：按照批准的捐赠申请表