民宿公司采购管理制度

民宿公司采购管理制度总则1.目的为加强民宿公司采购管理，规范采购流程，降低采购成本，确保采购物资的质量和及时性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于民宿公司所有采购活动，包括但不限于客房用品、餐饮食材、家具设备、办公用品等各类物资的采购。3.采购原则按需采购原则：根据民宿运营实际需求进行采购，避免盲目采购造成库存积压。质量优先原则：确保所采购物资符合质量标准，满足民宿经营和客人需求。价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判，争取最优价格。阳光采购原则：采购过程公开、透明，接受监督，防止腐败行为。采购组织与职责1.采购部门负责制定采购计划，寻找合格供应商，进行采购谈判和合同签订。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。定期评估供应商，建立供应商档案。2.需求部门提出物资采购需求，明确规格、数量、质量等要求。参与采购过程中的验收工作，对采购物资的适用性负责。3.财务部门审核采购预算，监督采购资金的使用。负责采购款项的支付和账务处理。4.质量控制部门（如有）制定采购物资的质量检验标准和流程。对采购物资进行抽检或验收，确保质量合格。采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细注明物资名称、规格、型号、数量、需求日期等信息。将《采购申请表》提交给部门负责人审核，审核通过后交采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步评估，核实库存情况。根据采购金额大小，按照公司审批权限进行审批。金额较小的采购由采购部门负责人审批；金额较大的采购需报公司高层领导审批。3.供应商选择与评估采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证等。邀请至少三家供应商进行报价，根据报价、质量、信誉等因素进行综合评估，选择合适的供应商。建立供应商档案，记录供应商基本信息、合作历史、评估结果等。4.采购合同签订与选定的供应商协商采购合同条款，明确物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。采购合同经法务部门审核后，由采购部门与供应商签订。合同签订后，采购部门将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，制作《采购订单》，发送给供应商。《采购订单》应包含合同主要条款，确保供应商准确理解采购要求。6.采购跟踪与催货采购部门定期跟踪采购订单执行情况，与供应商保持沟通，了解物资生产进度和发货情况。如发现供应商可能无法按时交货，及时与供应商协商解决，并采取相应措施确保民宿运营不受影响。7.到货验收物资到货前，采购部门通知需求部门和质量控制部门（如有）做好验收准备。验收人员按照质量检验标准对采购物资进行数量、质量验收。验收合格的物资办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门负责与供应商协商退换货事宜。8.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项。审核通过后，按照合同约定的付款方式支付采购款项。采购预算管理1.预算编制采购部门会同财务部门及其他相关部门，根据民宿年度经营计划和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应明确各类物资的采购金额、采购时间等。2.预算执行采购部门严格按照采购预算执行采购任务，控制采购成本。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程进行审批。3.预算监控财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现偏差并提出改进措施。供应商管理1.供应商开发采购部门根据民宿业务需求，主动寻找新的供应商，拓宽采购渠道。对新供应商进行全面评估，确保其具备提供合格物资的能力。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、服务水平、信誉等。采购部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、待改进供应商和不合格供应商。3.供应商激励与淘汰对优秀供应商给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先付款等。对待改进供应商提出改进要求，限期整改；对不合格供应商予以淘汰，不再与其合作。4.供应商关系维护采购部门与供应商保持密切沟通，及时解决合作过程中出现的问题。定期组织供应商会议，加强双方合作与交流。采购风险管理1.风险识别采购部门和相关人员识别采购过程中可能面临的风险，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。3.风险应对根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。如选择多家供应商，降低供应商违约风险；加强质量检验，降低质量风险；签订价格调整条款，应对价格波动风险等。采购文档管理1.采购申请文件保存《采购申请表》及相关审批文件。2.采购合同文件包括采购合同正本、副本及补充协议等。3.采购订单文件记录采购订单的下达、执行情况等。4.验收文件验收报告、检验记录等。5.付款文件付款申请、发票、付款凭证等。6.供应商文件供应商档案、评估报告、合作记录等。采购文档应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.采购考核建立采购人员考核制度，考核指标包