行政管理规定管理制度

行政管理规定管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政管理，规范公司行政事务处理流程，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：行政管理活动必须遵守国家法律法规和公司的相关规定。2.规范性原则：各项行政事务处理应遵循统一的标准和流程，确保工作的规范化和标准化。3.高效性原则：以提高工作效率为目标，优化行政事务处理流程，减少不必要的环节和延误。4.服务性原则：行政管理部门应树立服务意识，为公司各部门和员工提供优质、高效的服务。二、行政管理架构与职责（一）行政管理部门架构公司行政管理部门设行政总监一名，下辖行政经理、行政专员等岗位。（二）各岗位职责1.行政总监全面负责公司行政管理工作，制定行政管理战略和计划。组织和协调公司行政资源，确保各项行政工作的顺利开展。监督和指导行政部门各项工作，提升团队整体绩效。与其他部门保持良好沟通与协作，为公司运营提供有力支持。2.行政经理协助行政总监制定行政管理工作计划，并负责组织实施。负责公司行政文件的起草、审核、发布和归档管理。组织安排公司会议、活动等，做好相关筹备和协调工作。管理公司办公区域，包括办公设施设备的维护与管理。负责公司车辆、食堂、保洁等后勤服务的管理与监督。3.行政专员按照行政经理的安排，具体执行各项行政事务工作。负责公司文件的收发、登记、传递和保管工作。协助组织会议、活动，做好会议记录和活动现场布置等工作。参与公司办公区域的日常管理，如办公用品的采购与发放等。负责公司员工的考勤统计与管理工作。三、办公环境管理（一）办公区域规划1.根据公司组织架构和业务需求，合理划分办公区域，明确各部门的办公位置。2.办公区域应设置会议室、洽谈室、休息区等功能区域，满足公司日常办公和交流的需要。（二）办公设施设备管理1.办公设施设备包括办公桌椅、电脑、打印机、复印机、空调等，由行政部门统一采购和配置。2.行政部门应建立办公设施设备台账，记录设备的型号、数量、购置时间、使用部门等信息。3.定期对办公设施设备进行检查和维护，确保设备正常运行。对于故障设备，及时联系维修人员进行维修，维修记录应存档。4.员工应爱护办公设施设备，不得擅自拆卸、改装或损坏。如有损坏，应照价赔偿。（三）环境卫生管理1.办公区域应保持整洁、卫生，每天由保洁人员进行清扫。2.员工应保持个人办公区域的整洁，不得在办公区域内乱扔垃圾、堆放杂物。3.公司定期组织环境卫生检查，对表现优秀的部门和个人进行表彰，对不符合要求的部门和个人进行督促整改。（四）安全管理1.建立健全安全管理制度，加强员工的安全意识教育。2.办公区域应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保器材完好有效。3.严禁在办公区域内吸烟、使用明火，严禁私拉乱接电线。4.下班时，员工应关闭电脑、打印机等设备电源，关好门窗，确保办公区域安全。四、文件与档案管理（一）文件管理1.文件分类：公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别。2.文件起草：文件起草应符合公司的格式规范和语言要求，内容应准确、清晰、完整。3.文件审核：重要文件需经相关部门负责人和领导审核，确保文件的准确性和合规性。4.文件发布：审核通过的文件由行政部门统一编号、印发，并在公司内部发布。5.文件传阅：文件传阅应按照规定的流程进行，确保相关人员及时了解文件内容，并签字确认。6.文件存档：文件处理完毕后，应及时进行存档，以便日后查阅和参考。（二）档案管理1.档案分类：公司档案分为人事档案、财务档案、业务档案等类别。2.档案收集：各部门应定期将本部门产生的档案资料整理后移交至行政部门。3.档案整理：行政部门对接收的档案资料进行分类、编号、装订等整理工作。4.档案保管：档案应妥善保管在专门的档案室，确保档案的安全和完整。档案室应具备防火、防潮、防虫等条件。5.档案查阅：因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经相关领导批准后，在行政部门指定地点查阅。查阅人员不得擅自复印、摘抄档案内容。6.档案销毁：对于过期或无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。五、会议与活动管理（一）会议管理1.会议分类：公司会议分为定期会议和不定期会议，定期会议包括周会、月会、季度会等，不定期会议根据工作需要临时召开。2.会议组织：会议由行政部门负责组织，提前确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等，并通知相关人员。3.会议准备：行政部门应提前做好会议资料的准备工作，如会议文件、汇报材料等，并确保会议设备正常运行。4.会议记录：会议期间，行政专员应做好会议记录，记录会议主要内容、讨论结果、决议事项等。5.会议纪要：会议结束后，行政部门应及时整理会议纪要，经领导审核后发布给参会人员，并跟踪决议事项的执行情况。（二）活动管理1.活动策划：公司组织的各类活动，如员工生日会、团建活动、年会等，由行政部门负责策划。活动策划应充分考虑员工需求和公司文化，制定详细的活动方案。2.活动组织：按照活动方案，行政部门负责活动的组织实施，包括场地布置、物资采购、人员安排等。3.活动宣传：活动前，行政部门应通过公司内部公告、邮件、微信群等渠道进行活动宣传，提高员工的参与度。4.活动预算：活动应编制预算，经领导审批后执行。行政部门应严格控制活动费用，确保费用支出合理。5.活动总结：活动结束后，行政部门应及时对活动进行总结，收集员工反馈意见，为今后组织类似活动提供经验参考。六、车辆与交通管理（一）车辆管理1.车辆配置：公司根据业务需要配置公务车辆，车辆由行政部门统一管理和调度。2.车辆使用登记：员工因工作需要使用车辆，应提前填写车辆使用申请表，经部门负责人和行政部门审批后，到行政部门领取车辆钥匙。3.车辆调度：行政部门根据车辆使用情况和工作需要，合理调度车辆，确保车辆使用效率最大化。4.车辆维护与保养：行政部门应定期安排车辆进行维护保养，确保车辆性能良好，安全运行。车辆维修应填写维修申请表，经审批后到指定维修厂进行维修。5.车辆费用管理：车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、维修费等，由行政部门统一核算和报销。（二）交通管理1.员工应遵守交通规则，文明出行。2.因工作需要乘坐公共交通工具的，按照公司相关规定给予交通补贴。3.公司提倡员工绿色出行，鼓励员工步行、骑自行车或乘坐公共交通工具上下班。七、后勤服务管理（一）食堂管理1.食堂运营：公司食堂由行政部门统一管理或委托专业餐饮公司运营。2.食品安全管理：食堂应严格遵守食品安全法律法规，确保食品安全。餐饮公司应具备相关资质，食堂工作人员应持健康证上岗。3.菜品供应：食堂应提供丰富多样、营养均衡的菜品，满足员工的口味需求。4.食堂卫生管理：食堂应保持环境整洁，餐具应定期消毒。5.员工反馈：行政部门应定期收集员工对食堂的意见和建议，及时改进食堂服务质量。（二）宿舍管理1.公司为员工提供宿舍的，应制定宿舍管理制度，明确入住条件、管理要求等。2.员工应遵守宿舍管理制度，爱护宿舍设施设备，保持宿舍卫生。3.行政部门应定期对宿舍进行检查，确保宿舍安全和卫生。4.如有员工违反宿舍管理制度，行政部门有权按照规定进行处理，直至取消其住宿资格。八、印章与证照管理（一）印章管理1.印章种类：公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章保管：印章由行政部门指定专人保管，保管人员应妥善保管印章，确保印章安全。3.印章使用：印章使用应填写印章使用申请表，经相关领导审批后，由保管人员进行盖章操作。盖章时应做好登记记录，注明盖章时间、文件名称、盖章份数等信息。4.印章交接：印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章的，应办理印章交接手续，交接双方应签字确认。（二）证照管理1.证照种类：公司证照包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等。2.证照保管：证照由行政部门指定专人保管，保管人员应妥善保管证照，确保证照安全。3.证照使用：因工作需要使用证照的，应填写证照使用申请表，经相关领导审批后，由保管人员提供证照复印件，并做好登记记录。如需使用原件，应经公司法定代表人批准，并在使用过程中做好跟踪管理。4.证照年检与换证：行政部门应及时关注证照的年检和换证时间，按照规定办理相关手续，确保证照的有效性。九、保密管理（一）保密范围公司商业秘密包括但不限于技术秘密、经营秘密、客户信息等。（二）保密措施1.与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和责任。2.对涉及公司商业秘密的文件、资料等进行加密存储和传输。3.限制知悉商业秘密的人员范围，对相关人员进行保密培训。4.在办公区域设置保密标识，提醒员工注意保密。（三）保密监督与检查1.行政部门定期对公司保密制度的执行情况进行监督检查。2.如发现员工有违反保密制度的行为，应及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。十、员工行为规范（一）仪容仪表1.员工应保持整洁、得体的仪容仪表，穿着符合公司职业形象的服装。2.男士应保持面部清洁，头发整齐，不得留胡须；女士应化淡妆，头发梳理整齐。（二）言行举止1.员工应使用文明礼貌用语，尊重他人，不得在办公区域内大声喧哗、争吵。2.行为举止应端庄大方，不得有不雅行为。（三）工作纪律1.遵守公司的考勤制