财务合同管理制度模板

财务合同管理制度模板一、总则1.目的为加强公司财务合同管理，规范财务合同的签订、履行、变更、终止等行为，防范财务风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门签订的涉及财务收支的各类合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、借款合同、担保合同等。3.基本原则合法性原则：财务合同的签订、履行等必须符合国家法律法规的规定。效益性原则：合同应有利于公司经济效益的提高，促进公司业务的发展。风险防范原则：充分评估合同风险，采取有效措施防范风险，保障公司财务安全。归口管理原则：财务合同归口财务部门统一管理，各部门配合做好相关工作。二、合同签订前的管理1.合同立项业务部门根据业务需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、金额、对方当事人、签订时间等内容，并经部门负责人审核签字。涉及重大合同或复杂业务的，业务部门应组织相关人员进行可行性研究和风险评估，并形成书面报告。2.合同审核财务部门收到《合同立项申请表》后，对合同涉及的财务条款进行审核，重点审核合同的价款、支付方式、结算周期、发票条款、违约责任等内容。财务部门审核人员应根据审核情况提出审核意见，对于不符合财务规定或存在财务风险的条款，应及时与业务部门沟通并要求修改。涉及法律风险的合同，财务部门应会同法务部门进行审核，确保合同合法合规。3.授权审批合同签订前，需按照公司授权审批制度进行审批。审批流程根据合同金额大小分为不同层级，如小额合同由部门负责人审批，大额合同需经分管领导、总经理等审批。审批人应认真审查合同内容，签署明确的审批意见，对于不符合规定的合同不得批准。4.合同谈判业务部门负责组织合同谈判工作，谈判人员应熟悉业务情况，具备良好的沟通能力和谈判技巧。谈判过程中，应明确双方的权利义务，争取有利的财务条款，如合理的价格、优惠的支付条件等。财务部门应参与重要合同的谈判，从财务角度提供专业意见，协助业务部门维护公司利益。三、合同签订管理1.合同文本拟定合同文本原则上由业务部门根据实际情况拟定，确保合同条款清晰、准确、完整，符合双方意愿和法律法规要求。对于格式合同，应选用国家或行业标准文本，并结合实际情况进行必要的修改和补充。财务部门应审核合同文本中的财务条款，确保其符合公司财务制度和财务管理要求。2.合同签署合同经双方协商一致后，由授权代表签字并加盖公司公章或合同专用章。合同签署应严格按照授权审批制度执行，未经授权不得擅自签署合同。合同一式多份，分别由业务部门、财务部门、法务部门等留存，确保各部门对合同执行情况进行有效跟踪和监督。四、合同履行管理1.业务部门职责业务部门负责合同的具体履行工作，按照合同约定及时组织生产、交付货物或提供服务等。定期向财务部门通报合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付情况等，确保财务部门及时掌握合同动态。对于合同履行过程中出现的问题或变更事项，应及时与对方协商解决，并通知财务部门做好相应调整。2.财务部门职责财务部门根据合同约定的支付条款，及时办理款项收付手续。审核业务部门提交的付款申请，确保付款依据充分、手续齐全，严格按照合同约定的金额、方式、时间等进行支付。对合同款项的收付情况进行记录和核算，定期与业务部门核对账目，确保财务数据准确无误。关注合同履行过程中的财务风险，如发现对方存在违约行为或可能导致公司财务损失的情况，及时向业务部门和公司领导汇报，并采取相应措施。3.监督与检查公司建立合同履行监督检查机制，定期对合同履行情况进行检查和评估。财务部门会同业务部门等对合同款项收付、执行进度等进行核对，发现问题及时督促整改。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险事项，应及时召开专题会议研究解决，并形成报告提交公司领导。五、合同变更管理1.变更申请合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同内容的，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、涉及金额等，并经部门负责人审核签字。涉及财务条款变更的，应同时提交财务部门审核。2.变更审核财务部门收到《合同变更申请表》后，对变更涉及的财务条款进行审核，评估变更对公司财务状况和资金流的影响。审核通过后，报公司领导审批，按照授权审批制度履行相应的审批程序。3.变更执行经批准的合同变更事项，业务部门应及时与对方协商签订变更协议，并确保变更后的合同条款符合法律法规和公司规定。财务部门根据变更协议调整相关财务记录和账务处理，确保财务数据与合同实际执行情况一致。六、合同终止管理1.终止条件合同履行完毕、双方协商一致解除合同、因不可抗力或其他法定事由导致合同无法履行等情况下，合同可以终止。2.终止申请业务部门在合同满足终止条件时，应填写《合同终止申请表》，说明合同终止的原因、时间等，并经部门负责人审核签字。涉及财务结算的，应提交财务部门审核。3.终止审核财务部门对合同终止涉及的财务事项进行审核，包括款项收付、发票开具、资产清理等，确保财务结算工作准确无误。审核通过后，报公司领导审批，按照授权审批制度履行相应的审批程序。4.终止执行经批准的合同终止事项，业务部门应及时与对方办理终止手续，清理相关资产和债权债务。财务部门按照合同终止协议进行财务结算，如收回款项、支付尾款、开具发票等，并做好财务档案管理工作。七、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关附件、审批文件等资料整理齐全，移交财务部门统一保管。财务部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料完整无缺。2.档案整理与归档财务部门对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行编号，建立合同档案目录。将整理好的合同档案及时归档，存入专门的档案柜或电子档案系统，便于查询和使用。3.档案保管期限合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司规定执行，一般为[x]年。对于涉及重要经济事项、法律纠纷等的合同档案，应适当延长保管期限。4.档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅合同档案的，需填写《合同档案查阅申请表》或《合同档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的原因、内容、期限等，并经部门负责人或公司领导审批。查阅或借阅人员应在指定地点查阅或借阅档案，不得擅自复印、涂改、损坏档案资料。查阅或借阅完毕后，应及时归还档案，并办理相关手续。八、财务风险管理1.风险识别与评估财务部门会同业务部门、法务部门等定期对合同进行风险识别和评估，重点关注合同的信用风险、市场风险、法律风险、财务风险等。建立风险评估指标体系，对合同风险进行量化分析，评估风险等级，为风险应对提供依据。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于低风险合同，可采取常规管理措施；对于中等风险合同，应加强监控和管理，采取必要的风险控制手段；对于高风险合同，应谨慎决策，采取风险规避、转移或降低等措施。加强对对方当事人的信用管理，建立信用档案，定期评估对方信用状况，防范信用风险。在合同中明确违约责任和争议解决方式，降低法律风险。同时，充分利用保险、担保等手段，转移部分风险。3.风险监控与预警建立合同风