钢材公司送货管理制度

钢材公司送货管理制度一、总则1.目的为了规范钢材公司送货管理流程，确保货物准确、及时、安全送达客户手中，提高客户满意度，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有钢材产品的送货业务，包括国内客户和国际客户。3.职责分工销售部门：负责接收客户订单，与客户沟通送货时间、地点等具体要求，并及时将订单信息传递给物流部门。物流部门：负责根据销售部门提供的订单信息，安排车辆、司机及送货路线，确保货物按时、安全送达。同时，负责与客户协调送货交接事宜，收集客户反馈信息并及时反馈给相关部门。仓库部门：负责按照订单要求准备货物，确保货物质量合格、数量准确，并办理货物出库手续。质量检验部门：负责对即将发出的货物进行质量检验，确保货物符合质量标准。财务部门：负责根据送货情况核算运费、货款等费用，并进行相关财务处理。二、订单接收与处理1.订单接收销售部门通过电话、邮件、传真或客户管理系统等方式接收客户订单。订单应包含客户名称、联系人、联系电话、送货地址、货物规格、数量、交货日期等详细信息。销售部门在收到订单后，应及时对订单信息进行核对，确保信息准确无误。如发现订单信息不完整或有疑问，应及时与客户沟通确认。2.订单审核销售部门对核对无误的订单进行审核，主要审核订单的交货日期、货物规格、数量等是否符合公司生产能力和库存情况。对于超出公司生产能力或库存不足的订单，销售部门应及时与客户协商解决方案，如调整交货日期、部分交货等，并将协商结果反馈给相关部门。3.订单传递销售部门审核通过的订单，应及时传递给物流部门、仓库部门和质量检验部门。传递方式可采用电子文档或纸质文件，确保各部门能够及时获取订单信息。物流部门根据订单信息安排送货计划，仓库部门根据订单要求准备货物，质量检验部门对货物进行质量检验。三、货物准备1.仓库备货仓库部门接到订单后，按照订单要求的货物规格、数量进行备货。备货过程中应确保货物质量合格，无损坏、变形等情况。仓库管理人员对准备好的货物进行标识，注明货物规格、数量、订单编号等信息，以便于识别和管理。备货完成后，仓库部门应及时通知质量检验部门进行货物检验。2.质量检验质量检验部门接到仓库部门通知后，按照公司质量标准对货物进行检验。检验内容包括外观质量、尺寸精度、化学成分等。对于检验合格的货物，质量检验部门出具质量检验报告，并在货物外包装上加盖合格标识。对于检验不合格的货物，质量检验部门应及时通知仓库部门和相关部门，分析原因并采取相应措施进行处理。如因客户特殊要求或其他原因需要对货物进行特殊检验项目的，质量检验部门应按照客户要求或相关标准进行检验，并出具检验报告。四、送货安排1.车辆调度物流部门根据订单信息、货物数量、送货地点等因素，合理安排送货车辆。优先选择车况良好、载重量合适的车辆，并确保车辆具备必要的运输安全设备，如灭火器、防滑链等。物流部门根据送货路线和送货时间，合理安排司机的出车任务。司机应熟悉送货路线和客户地址，确保能够按时、准确送达货物。在车辆调度过程中，如遇车辆故障或其他特殊情况无法按时出车，物流部门应及时调整车辆安排，并通知销售部门和客户。2.司机安排物流部门根据送货任务安排经验丰富、责任心强的司机负责送货。司机应具备驾驶证、从业资格证等相关证件，并遵守交通法规，确保行车安全。司机在出车前应接受物流部门的安全培训和任务交底，了解货物情况、送货路线、客户要求等信息。同时，应检查车辆状况，确保车辆正常运行。司机在送货过程中应严格遵守公司规定和交通法规，不得擅自更改送货路线或延误送货时间。如因特殊情况需要更改路线或延误时间，应及时向物流部门报告，并取得同意。3.送货前准备司机在出车前应到仓库部门办理货物交接手续，核对货物规格、数量、质量等信息，并在货物交接清单上签字确认。司机应根据货物性质和运输要求，对货物进行妥善装载和固定，防止货物在运输过程中发生碰撞、损坏。对于易损、易腐等特殊货物，应采取相应的防护措施。司机应检查车辆的行驶证、驾驶证、保险证等证件是否齐全有效，并携带必要的文件和资料，如送货单、质量检验报告等。五、货物运输1.运输过程管理司机在运输过程中应保持车辆匀速行驶，避免急刹车、急转弯等危险驾驶行为。同时，应注意观察车辆运行情况，如发现异常应及时停车检查并报告物流部门。司机应按照规定的时间和路线行驶，确保货物按时送达。如因交通拥堵、道路施工等原因导致无法按时送达，应及时向物流部门报告，并与客户沟通协调。在运输过程中，司机应注意保护货物安全，防止货物被盗、被抢、受潮、雨淋等情况发生。如发生货物损失或其他意外情况，司机应立即采取措施，并及时向物流部门报告。2.运输安全司机应严格遵守交通法规，确保行车安全。定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。车辆应配备必要的安全设备，如灭火器、防滑链等，并确保设备处于良好状态。司机应熟悉安全设备的使用方法，如遇紧急情况能够正确使用。物流部门应定期对司机进行安全培训，提高司机的安全意识和应急处理能力。同时，应建立健全安全管理制度，对运输过程中的安全事故进行及时处理和分析总结。六、送货交接1.到达交货地点司机按照送货单上的送货时间和地点，提前与客户取得联系，确认送货事宜。如客户要求变更送货时间或地点，司机应及时向物流部门报告，并按照物流部门的指示进行处理。司机到达交货地点后，应将车辆停放在指定位置，并做好车辆安全防护措施。同时，应清理车辆周围环境，确保交货现场整洁有序。2.货物交接司机与客户进行货物交接时，应首先向客户出示送货单，并核对客户身份信息。确认无误后，按照送货单上的货物规格、数量逐一与客户进行清点交接。客户在验收货物时，如发现货物存在质量问题或数量不符等情况，应及时向司机提出。司机应与客户共同查看货物情况，并做好记录。对于客户提出的问题，司机应及时向物流部门报告，并协助物流部门与客户协商解决方案。货物交接完成后，司机和客户应在送货单上签字确认。送货单应一式三联，司机留存一联，客户留存一联，交回公司财务一联。3.客户反馈收集司机在送货交接过程中，应主动收集客户对货物质量、服务态度等方面的反馈意见。客户反馈意见应详细记录，并及时反馈给物流部门和销售部门。物流部门和销售部门应根据客户反馈意见，及时分析原因并采取相应措施进行改进。对于客户提出的合理建议和要求，应积极采纳并落实，不断提高客户满意度。七、运费结算1.运费核算财务部门根据送货单上的送货信息，如送货里程、货物重量、运输方式等，按照公司制定的运费标准核算运费。运费核算过程中，如发现送货信息有误或运费标准存在疑问，财务部门应及时与物流部门和销售部门沟通核实。2.运费支付运费核算完成后，财务部门根据公司财务制度和合同约定，及时支付运费给司机或物流合作方。如因客户原因导致运费支付延迟或无法支付，财务部门应及时与销售部门沟通协调，共同采取措施解决问题。3.费用报销司机在送货过程中发生的路桥费、油费、停车费等费用，按照公司费用报销制度进行报销。司机应在送货完成后及时整理相关费用发票，并填写费用报销单，经物流部门负责人审核签字后，交财务部门报销。八、送货记录与档案管理1.送货记录物流部门应建立送货记录台账，详细记录每一次送货的订单信息、送货时间、送货地点、司机信息、货物交接情况等内容。送货记录台账应定期进行整理和归档，保存期限不少于[X]年。以便于查询和统计分析送货业务情况。2.档案管理销售部门、物流部门、仓库部门、质量检验部门等相关部门应按照各自职责，对送货业务过程中产生的订单文件、送货单、质量检验报告、客户反馈意见等资料进行整理和归档。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。如因工作需要查阅档案，应按照公司档案管理制度办理相关手续。九、异常情况处理1.货物损坏或丢失在运输过程中如发生货物损坏或丢失情况，司机应立即停止运输，并及时向物流部门报告。物流部门接到报告后，应迅速组织人员前往现场查看情况，并采取相应措施进行处理。如货物损坏或丢失是由于运输过程中的不可抗力因素或其他不可预见、不可避免的原因造成的，物流部门应及时与客户沟通协调，争取客户理解，并按照公司规定和合同约定承担相应责任。如货物损坏或丢失是由于司机或其他相关人员的过错造成的，公司将按照相关规定对责任人进行处罚，并责令其承担相应的赔偿责任。2.客户拒收货物如客户因货物质量问题、规格不符等原因拒收货物，司机应及时与物流部门和销售部门沟通协调。物流部门应安排车辆将货物运回公司仓库，并通知质量检验部门对货物进行重新检验。质量检验部门对退回的货物进行重新检验后，如确认货物存在质量问题或规格不符等情况，公司应及时采取措施进行处理，如换货、补货、退款等，并承担相应的运输费用。同时，应分析原因，采取措施防止类似问题再次发生。如客户拒收货物是由于其他不合理原因造成的，公司应与客户协商解决，如协商无果可通过法律途径解决。3.交通拥堵或道路施工在运输过程中如遇到交通拥堵或道路施工等情况，司机应及时向物流部门报告，并根据实际情况选择合适的路线行驶。如因交通拥堵或道路施工导致无法按时送达货物，司机应及时与客户沟通协调，说明情况并争取客户理解。物流部门应根据交通拥堵或道路施工情况，及时调整送货计划，合理安排车辆和司机