公司服务商管理制度

公司服务商管理制度一、总则（一）目的为加强公司对服务商的管理，规范服务商的服务行为，确保服务商提供优质、高效、安全的服务，保障公司业务的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于与公司合作的各类服务商，包括但不限于技术服务提供商、产品供应商、物流服务商、咨询服务机构等。（三）基本原则1.公平公正原则：对所有服务商一视同仁，在选择、评价、合作过程中遵循公平公正的原则，确保竞争环境公平。2.合作共赢原则：与服务商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。3.服务质量至上原则：强调服务商提供的服务质量，以满足公司业务需求和客户期望为首要目标。4.规范管理原则：通过完善的制度和流程，对服务商进行规范化管理，确保合作过程有序、可控。二、服务商的选择与准入（一）需求评估1.各业务部门根据业务发展需要，提前规划服务商需求，并填写《服务商需求申请表》，详细说明所需服务的内容、标准、时间要求等。2.申请表提交至公司采购部门或相关管理部门，由其组织对需求进行评估和审核，确保需求的合理性和必要性。（二）服务商搜索与筛选1.采购部门或相关管理部门通过多种渠道搜索潜在服务商，如网络搜索、行业推荐、供应商名录等。2.根据需求对潜在服务商进行初步筛选，筛选条件可包括服务商的资质、信誉、业绩、服务能力、价格等方面。3.对于筛选出的服务商，要求其提供详细的公司介绍、资质证明、业绩案例、服务方案等资料，以便进一步了解其情况。（三）尽职调查1.对经过初步筛选的服务商进行尽职调查，调查内容可包括：公司基本情况，如注册信息、股权结构、经营状况等。资质证书，如营业执照、行业许可证、相关认证等。信誉状况，通过查询信用记录、客户评价等方式了解其信誉。服务团队情况，包括团队成员的专业背景、经验等。财务状况，评估其财务稳定性。2.尽职调查可通过实地考察、问卷调查、访谈等方式进行，确保调查结果真实可靠。（四）合作谈判1.采购部门或相关管理部门与筛选出且通过尽职调查的服务商进行合作谈判，明确双方的权利和义务。2.谈判内容包括服务内容、服务标准、价格、付款方式、服务期限、违约责任等条款。3.形成《合作谈判纪要》，记录谈判过程和达成的共识。（五）合同签订1.根据合作谈判结果，起草合作合同文本，合同应明确双方的权利和义务，符合法律法规要求。2.合同文本提交至公司法务部门进行审核，确保合同的合法性和风险可控性。3.审核通过后，由公司授权代表与服务商签订正式合作合同。（六）准入备案1.采购部门或相关管理部门负责将新准入的服务商信息录入公司服务商管理系统，建立服务商档案。2.服务商档案内容包括服务商基本信息、资质证书、合作合同、服务记录等。三、服务商的日常管理（一）沟通与协调1.建立定期沟通机制，公司相关部门与服务商定期召开沟通会议，及时交流业务进展、问题及解决方案等。2.设立专门的沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，方便双方随时沟通。3.对于紧急问题或重要事项，应及时进行专项沟通和协调，确保问题得到快速解决。（二）服务监督与评估1.制定详细的服务监督计划，明确监督的内容、方式、频率等。2.服务监督可通过定期检查、不定期抽查、数据分析等方式进行，确保服务商按照合同约定提供服务。3.建立服务评估指标体系，定期对服务商的服务质量进行评估，评估指标可包括服务及时性、准确性、完整性、客户满意度等。4.根据服务评估结果，对服务商进行分类管理，对于服务质量优秀的服务商给予奖励或更多合作机会，对于服务质量不达标的服务商进行警告、整改或终止合作。（三）文档管理1.要求服务商按照公司规定的格式和内容提交各类服务文档，如项目计划、工作报告、测试报告、验收报告等。2.公司相关部门负责对服务商提交的文档进行审核和归档管理，确保文档的完整性和可追溯性。3.定期对文档进行整理和分析，以便总结经验教训，为后续合作提供参考。（四）费用管理1.根据合作合同约定的付款方式和标准，及时审核服务商的费用申请。2.对于费用支付过程中出现的问题，如发票不符、费用计算错误等，及时与服务商沟通解决。3.建立费用统计和分析机制，定期对服务商的费用支出情况进行统计和分析，评估费用合理性。四、服务商的变更与终止（一）变更管理1.服务商提出变更合作内容、服务标准、价格等事项的，应提前向公司提交书面变更申请。2.公司相关部门对变更申请进行评估和审核，如涉及重大变更，应组织相关部门进行讨论和决策。3.变更申请经批准后，双方签订变更协议，并对合作合同进行相应修改。（二）终止管理1.合作期满，如双方不再续签合同，合作自然终止。2.在合作期间，如出现以下情形之一，公司有权提前终止合作：服务商严重违反合作合同约定，经多次警告仍不整改的。服务商提供的服务质量严重下降，影响公司业务正常开展的。服务商出现重大经营问题或信誉危机，可能给公司带来损失的。法律法规规定的其他情形。3.终止合作前，公司应提前通知服务商，并按照合同约定进行清算和交接工作。4.对终止合作的服务商进行评价和总结，分析合作过程中的问题和经验教训，为后续合作提供参考。五、考核与奖惩（一）考核机制1.建立服务商考核制度，明确考核周期、考核指标、考核方式等。2.考核周期可分为月度、季度、年度考核，考核指标应与服务监督和评估指标体系相结合。3.考核方式包括服务商自评、公司相关部门评价、客户评价等，综合计算考核得分。（二）奖励措施1.对于考核结果优秀的服务商，给予以下奖励：颁发荣誉证书或奖牌。给予一定金额的奖金。在后续合作中给予更多的合作机会或优惠政策。2.对在服务过程中表现突出、为公司做出重大贡献的服务商，进行特别奖励，如公开表彰、战略合作等。（三）惩罚措施1.对于考核结果不合格的服务商，给予以下惩罚：发出书面警告，要求其限期整改。暂停部分合作业务或降低合作额度。要求其支付违约金。2.对于严重违反合作合同约定或服务质量长期不达标、经多次整改仍无效的服务商，终止合作，并依法追究其违约责任。六、保密与知识产权管理（一）保密协议1.在与服务商签订合作合同的同时，要求其签订保密协议，明确保密的范围、期限、违约责任等。2.保密范围应包括公司的商业秘密、技术秘密、客户信息、业务数据等。3.保密期限应根据实际情况合理确定，一般不低于合作终止后[x]年。（二）知识产权归属1.明确在合作过程中产生的知识产权归属，如专利、商标、著作权等。2.对于由公司提供技术或资源支持产生的知识产权，原则上归公司所有；对于由服务商独立完成或双方共同完成的知识产权，根据合同约定确定归属。3.要求服务商在合作过程中遵守知识产权法律法规，不得侵犯第三方的知识产权。（三）保密与知识产权监督1.定期对服务商的保密和知识产权管理情况进行检查和监督，确保其履行保密协议和知识产权相关约定。2.如发现服务商存在保密或知识产权违规行为，及时要求其整改，并追究其违约责任。七、应急管理（一）应急预案制定1.针对与服务商合作可能出现的突发事件，如服务中断、数据泄露、质量事故等，制定应急预案。2.应急预案应包括应急组织机构、应急响应流程、应急处置措施等内容。（二）应急演练1.定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高应急处置能力。2.演练内容可包括模拟突发事件场景、应急响应流程演练、应急处置措施演练等。（三）应急处置1.突发事件发生时，服务商应立即启动应急预案，并及时通知公司相关部门。2.公司相关部