造价公司内控管理制度VIP

造价公司内控管理制度总则目的本制度旨在加强造价公司内部管理与控制，规范业务流程，防范经营风险，确保公司稳健运营，提高经济效益，保障公司和股东的合法权益。适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位及其工作人员，涵盖公司所有业务活动，包括但不限于工程造价咨询、招标代理、项目管理等相关业务。基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、行业规范和政策要求，确保公司经营活动合法合规。2.全面性原则：贯穿公司经营管理的全过程，涵盖各项业务、各个部门和各个环节，不留管理死角。3.制衡性原则：在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督的机制，同时兼顾运营效率。4.适应性原则：根据公司内外部环境变化适时修订和完善，确保制度适应公司发展需要。5.成本效益原则：内控措施实施应权衡成本与效益，以合理的控制成本实现最佳的控制效果。组织架构与职责分工组织架构公司设立股东会、董事会、监事会，下设管理层，管理层包括总经理、副总经理等职位，同时设置多个职能部门，如市场部、造价一部、造价二部、招标代理部、项目管理部、财务部、人力资源部、行政部等。职责分工1.股东会：决定公司的经营方针和投资计划，选举和更换董事、监事，审议批准董事会、监事会报告等重大事项。2.董事会：对股东会负责，执行股东会决议，决定公司的经营计划和投资方案，制定公司的年度财务预算方案、决算方案等。3.监事会：对公司财务以及公司董事、高级管理人员履行职责的合法合规性进行监督检查。4.管理层总经理：全面负责公司的日常经营管理工作，组织实施董事会决议，制定公司的具体经营计划和方案等。副总经理：协助总经理工作，分管相关业务部门，负责具体业务的指导和管理。5.职能部门市场部：负责市场开拓、客户关系维护、业务宣传推广等工作。造价一部、造价二部：承担工程造价咨询业务，包括工程预算、结算、招标控制价编制等。招标代理部：开展招标代理相关业务，如招标公告发布、招标文件编制、开标评标等。项目管理部：负责项目全过程管理，包括项目进度、质量、安全等方面的监督和协调。财务部：负责公司财务管理和会计核算，制定财务管理制度，编制财务报表，进行资金管理等。人力资源部：负责人事招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等工作。行政部：负责公司行政管理事务，包括办公用品采购、办公设施维护、文件档案管理等。业务流程控制工程造价咨询业务流程1.业务承接市场部获取项目信息后，进行初步评估，判断项目的可行性和风险。若决定承接，与客户签订业务委托合同，明确双方权利义务、服务内容、收费标准、项目期限等条款。2.项目组组建根据项目规模和复杂程度，由部门负责人挑选合适的造价专业人员组成项目组，指定项目负责人。项目负责人组织项目组人员熟悉项目资料，制定工作计划和实施方案。3.项目实施造价人员按照相关计价规范和标准，对工程项目进行计量、计价，收集相关资料并进行分析。项目组内部定期召开会议，汇报工作进展，讨论解决遇到的问题。对于重大问题或涉及多方意见不一致的情况，及时向部门负责人和公司管理层汇报。4.成果审核项目完成初稿后，先由项目组内部进行自审，检查数据准确性、计算过程合理性、结论可靠性等。自审通过后，提交部门负责人审核，部门负责人对成果质量进行全面审查，提出修改意见。对于重要项目或金额较大的项目，公司组织内部专家或外聘专家进行会审，确保成果质量。5.报告出具与交付根据审核意见修改完善后，由项目负责人出具正式工程造价咨询报告。报告加盖公司公章及造价师执业章后，按照合同约定及时交付客户，并办理签收手续。6.项目总结项目结束后，项目负责人组织项目组人员进行总结，分析项目实施过程中的经验教训，形成总结报告。总结报告提交部门负责人和公司管理层，为后续项目提供参考。招标代理业务流程1.业务承接市场部获取招标代理项目信息后，进行项目分析，评估公司是否具备承接能力和资源。与招标人沟通，了解项目基本情况、招标要求、预算金额等关键信息。若符合承接条件，签订招标代理委托合同，明确服务范围、收费标准、招标程序、时间节点等内容。2.招标前期准备组建招标项目团队，明确各成员职责。协助招标人编制招标方案，包括招标方式、评标办法、资格审查条件等。根据招标方案编制招标文件，包括招标公告、投标人须知、评标标准、合同条款等内容。发布招标公告，采用多种渠道向潜在投标人发出邀请，确保信息公开、准确、及时。3.投标报名与资格审查接收潜在投标人的报名资料，进行登记和初步审查。根据资格审查条件对投标人进行资格预审，确定合格投标人名单。向合格投标人发放招标文件，并收取一定金额的投标保证金。4.开标、评标与定标按照招标文件规定的时间、地点组织开标会议，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标报价等主要内容。组建评标委员会，评标委员会按照既定的评标标准和方法对投标文件进行评审。评标委员会推荐中标候选人，招标人根据评标委员会的推荐意见确定中标人。5.中标通知与合同签订向中标人发出中标通知书，同时通知未中标人并退还其投标保证金。协助招标人与中标人签订合同，对合同条款进行审核，确保合同合法合规、明确双方权利义务。6.项目归档招标代理项目结束后，整理项目全过程资料，包括招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同等。将项目资料归档保存，建立完善的项目档案管理制度，便于查询和追溯。项目管理业务流程1.项目启动公司承接项目管理业务后，成立项目管理团队，明确项目经理及团队成员职责。项目经理组织团队成员与客户沟通，了解项目目标、需求、期望等，制定项目总体计划。项目总体计划包括项目进度计划、质量计划、安全计划、成本计划等内容。2.项目实施按照项目总体计划组织实施，定期召开项目进度会议，检查项目进展情况，及时解决出现的问题。对项目质量进行全程监控，确保项目符合相关质量标准和要求。加强项目安全管理，制定安全管理制度和应急预案，确保项目施工安全。严格控制项目成本，对费用支出进行审核和监控，确保成本不超预算。3.项目协调与沟通协调项目各方关系，包括业主、设计单位、施工单位、监理单位等，及时解决各方之间的矛盾和问题。定期向业主汇报项目进展情况，及时反馈业主意见和建议，确保业主对项目进展满意。与设计单位沟通，及时解决设计变更等问题，确保设计文件满足项目需求。对施工单位进行管理和监督，确保施工单位按照合同要求和施工规范进行施工。与监理单位密切配合，共同做好项目质量、进度、安全等方面的管理工作。4.项目验收项目完成后，组织相关人员进行项目验收，包括工程质量验收、资料验收等。编制项目验收报告，总结项目实施情况、成果及经验教训。协助业主办理项目竣工验收备案等相关手续。5.项目后评价项目验收合格后，对项目进行后评价，评估项目目标完成情况、经济效益、社会效益等。分析项目实施过程中的优点和不足，提出改进建议和措施，为后续项目提供参考。风险评估与控制风险识别1.市场风险：市场竞争激烈，业务获取难度增大；市场价格波动，影响公司业务收入和利润。2.业务风险：业务操作失误，导致咨询报告、招标文件等成果质量不高，引发客户投诉和法律纠纷；项目管理不善，导致项目进度延误、质量问题、成本超支等。3.人员风险：专业技术人员流失，影响公司业务开展；人员职业道德缺失，出现违规违纪行为，损害公司声誉和利益。4.财务风险：资金周转困难，影响公司正常运营；财务核算不准确，税务处理不当，导致公司面临财务风险。5.法律风险：法律法规政策变化，影响公司业务合规性；合同签订和履行过程中存在法律漏洞，引发法律纠纷。风险评估1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.风险发生的可能性分为高、中、低三个等级，影响程度分为重大、较大、一般、较小四个等级。3.根据风险评估结果，绘制风险矩阵图，直观展示各类风险的等级和分布情况。风险应对策略1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度重大的风险，如法律法规重大变化导致业务无法开展，采取停止相关业务或退出市场等措施。2.风险降低：通过加强内部控制、完善业务流程、提高人员素质等方式，降低风险发生的可能性和影响程度。例如，加强项目审核，提高业务成果质量，降低业务风险。3.风险分担：将部分风险转移给其他方，如通过购买保险转移部分业务风险；与合作方签订风险分担协议，明确双方在风险发生时的责任和义务。4.风险承受：对于风险发生可能性低且影响程度较小的风险，公司选择承受风险，同时密切关注风险变化情况，适时调整应对策略。信息与沟通信息收集与整理1.各部门定期收集、整理本部门业务相关信息，包括市场动态、行业政策法规、项目进展情况、客户反馈等。2.市场部负责收集市场信息，分析市场趋势和竞争对手情况，为公司决策提供参考。3.财务部及时收集财务数据，进行财务分析，为公司财务管理和决策提供支持。4.项目部门定期汇报项目进展情况，包括项目进度、质量、成本等方面的信息，及时反馈项目中出现的问题。信息传递与共享1.建立内部信息管理系统，实现公司内部信息的快速传递和共享。各部门可以通过信息系统发布和获取相关信息。2.定期召开公司内部会议，如周会、月会、季度会等，在会议上各部门汇报工作进展和问题，公司领导进行决策和协调。3.对于重要信息和紧急事项，通过电话、邮件、即时通讯工具等方式及时通知相关人员，确保信息传递的及时性和准确性。沟通机制1.建立良好的内部沟通机制，鼓励员工之间、部门之间进行沟通交流，营造开放、和谐的工作氛围。2.设立意见箱、举报邮箱等，鼓励员工提出合理化建议和举报违规违纪行为，对相关信息及时进行处理和反馈。3.加强与客户的沟通，定期回访客户，了解客户需求和满意度，及时解决客户提出的问题，提高客户忠诚度。4.积极与行业协会、政府部门等外部机构沟通交流，及时了解行业动态和政策法规变化，为公司发展争取有利条件。内部监督监督机构与职责1.公司监事会负责对公司财务以及公司董事、高级管理人员履行职责的合法合规性进行监督检查。2.内部审计部门定期对公司内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查业务流程的合规性、财务数据的真实性、内部控制的有效性等。3.各部门负责人对本部门业务活动进行日常监督，确保本部门工作符合公司制度和流程要求。监督方式与频率1.内部审计部门采用定期审计和不定期专项审计相结合的方式进行监督。定期审计每年至少开展一次全面审计，不定期专项审计根据公司实际情况和需要适时开展。2.监事会通过列席董事会会议、检查公司财务账目等方式履行监督职责，发现问题及时提出整改意见。3.各部门负责人通过日常工作检查、项目跟踪等方式对本部门业务进行实时监督，发现问题及时纠正。问题整改与跟踪1.对于监督检查中发现的问题，相关部门要及时制定整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。2.整改措施要具有针对性和可操作性，确保问题