项目执行保密管理制度

项目执行保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目执行过程中的保密管理，保护公司的商业秘密和知识产权，维护公司的合法权益，确保项目的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及项目执行的部门、员工以及参与项目的外部合作单位和个人。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立健全保密制度、加强保密教育、强化保密措施等手段，预防和减少项目执行过程中保密信息的泄露风险。2.全程管控原则对项目执行的全过程进行保密管理，包括项目策划、实施、验收等各个环节，确保保密措施贯穿始终。3.最小化原则根据项目执行的实际需要，确定保密信息的范围和知悉人员，严格限制保密信息的传播和使用，确保保密信息的知悉范围最小化。4.依法管理原则严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，依法开展保密管理工作，确保保密管理活动的合法性和规范性。二、保密范围（一）商业秘密1.公司的技术秘密，包括但不限于产品设计、工艺流程、技术诀窍、技术方案、技术资料、实验数据、研发成果等。2.公司的经营秘密，包括但不限于市场策略、营销计划、客户信息、销售渠道、合作伙伴资料、财务数据、采购信息等。3.公司的管理秘密，包括但不限于内部管理制度、业务流程、决策文件、会议纪要、人事信息、薪酬福利等。（二）项目相关信息1.项目的计划、进度、预算、成本、质量等情况。2.项目的技术方案、设计图纸、技术文件、测试报告等技术资料。3.项目的客户需求、项目目标、项目成果等信息。4.项目执行过程中产生的各类文档、数据、记录等。（三）其他保密信息公司认为需要保密的其他信息，包括但不限于与公司签订保密协议的第三方提供的保密信息、公司在业务活动中获取的尚未公开的信息等。三、保密措施（一）人员管理1.保密培训新员工入职时，必须参加公司组织的保密培训，了解公司的保密制度和保密要求，明确保密责任和义务。定期对员工进行保密培训，提高员工的保密意识和保密技能，培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密技术和方法等。2.签订保密协议公司与员工签订保密协议，明确员工在项目执行过程中的保密义务和违约责任。保密协议应包括保密范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容。对于涉及重要项目或核心技术的员工，应签订专项保密协议，进一步明确保密责任和义务。3.背景审查在招聘项目执行人员时，应对其进行背景审查，了解其工作经历、职业道德、保密意识等情况，确保招聘人员具备良好的保密素质。对于涉及公司核心机密的岗位，应进行严格的背景调查，包括但不限于犯罪记录查询、信用调查等。（二）文件管理1.文件分类将项目执行过程中产生的文件分为绝密、机密、秘密三个等级，根据文件的重要性和保密程度确定相应的管理措施。绝密文件是指涉及公司核心商业秘密和重大利益的文件，如公司的核心技术资料、战略规划、财务报表等，应采取最严格的保密措施进行管理。机密文件是指涉及公司重要商业秘密和较大利益的文件，如项目的技术方案、设计图纸、客户信息等，应采取较高的保密措施进行管理。秘密文件是指涉及公司一般商业秘密和一定利益的文件，如项目的日常文档、会议纪要、内部管理制度等，应采取适当的保密措施进行管理。2.文件标识在文件首页显著位置标注文件的密级和保密期限，如"绝密★5年"、"机密★3年"、"秘密★2年"等。对于电子文件，应在文件名、文件属性或存储介质上标注密级和保密期限。3.文件存储纸质文件应存放在专门的保密文件柜中，由专人负责保管，文件柜应加锁并设置密码。电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问。对于重要的电子文件，应进行加密存储，并定期备份。4.文件借阅严格控制文件的借阅范围和借阅期限，借阅文件必须填写借阅申请表，注明借阅人姓名、部门、借阅文件名称、借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人和保密管理部门审批后，方可借阅。绝密文件一般不予借阅，确因工作需要借阅的，必须经公司主管领导批准。借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自复印、转借、泄露文件内容。借阅期限届满后，应及时归还文件，如因特殊原因需要延长借阅期限的，应办理续借手续。5.文件销毁对于已失去保存价值的文件，应按照公司的文件销毁制度进行销毁。文件销毁前，应填写文件销毁申请表，注明文件名称、文号、密级、数量、销毁原因等信息，经部门负责人和保密管理部门审批后，方可销毁。文件销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧、电子数据擦除等，确保文件信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由审批人签字确认。（三）会议管理1.会议保密要求涉及项目执行的重要会议，应明确会议的保密要求，要求参会人员不得泄露会议内容。会议组织者应提前确定参会人员名单，控制会议规模，避免无关人员参会。2.会议记录会议记录应明确记录会议的主要内容、讨论结果、决策事项等，记录人应按照会议的保密要求对会议记录进行管理。会议记录应存放在专门的保密文件柜中，由专人负责保管，未经授权不得查阅和复印。3.会议资料管理会议过程中产生的各类资料，如会议文件、报告、演示文稿等，应按照文件管理的要求进行分类、标识、存储和保管。会议结束后，会议组织者应及时收回会议资料，确保资料不被泄露。对于需要留存的会议资料，应按照规定进行归档和保管。（四）办公区域管理1.门禁管理在公司办公区域设置门禁系统，限制无关人员进入。员工应妥善保管门禁卡，不得转借他人使用。对于涉及项目执行的重要区域，如研发中心、实验室、资料室等，应设置专门的门禁设施，严格控制人员进出，并进行身份验证和登记。2.办公设备管理员工使用的办公设备，如电脑、打印机、复印机、传真机等，应设置必要的安全防护措施，如设置开机密码、安装杀毒软件、定期更新系统补丁等，防止信息泄露。对于存储有保密信息的办公设备，应进行加密处理，并严格限制访问权限。未经授权，不得在办公设备上存储、处理和传输保密信息。3.网络管理公司应建立健全网络安全管理制度，加强网络安全防护，防止外部网络攻击和内部网络泄密。员工应遵守公司的网络使用规定，不得在公司网络上访问非法网站、下载未经授权的软件和文件，不得利用公司网络进行与工作无关的活动。对于涉及项目执行的网络系统，应设置访问权限，对数据传输进行加密处理，确保网络信息的安全。（五）移动存储设备管理1.移动存储设备使用规定员工如需使用移动存储设备存储、传输保密信息，必须经过部门负责人和保密管理部门审批，并确保移动存储设备已进行加密处理。禁止使用未经公司认可的移动存储设备存储、传输保密信息。2.移动存储设备标识对用于存储保密信息的移动存储设备应进行标识，注明设备的密级、使用人、使用部门等信息。3.移动存储设备保管员工应妥善保管移动存储设备，防止丢失、被盗或损坏。如发现移动存储设备丢失或被盗，应立即报告部门负责人和保密管理部门，并采取必要的措施防止信息泄露。4.移动存储设备使用记录员工使用移动存储设备存储、传输保密信息时，应进行记录，包括使用时间、使用人、存储文件名称、传输文件内容等信息，记录应妥善保存，以备查询。（六）对外交流与合作管理1.合作单位选择在选择对外合作单位时，应充分考虑其保密能力和信誉，与其签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。对于涉及公司核心机密的合作项目，应选择具有良好保密记录和较强保密管理能力的合作单位，并在合作协议中明确保密条款和违约责任。2.信息共享与披露在与合作单位进行信息共享与披露时，应严格控制共享和披露的范围，确保共享和披露的信息符合公司的保密要求。如需向合作单位提供保密信息，应提前填写信息共享申请表，注明信息内容、共享目的、共享对象、保密期限等信息，经部门负责人和保密管理部门审批后，方可提供。在与合作单位交流过程中，应注意保护公司的保密信息，避免因疏忽或不当行为导致信息泄露。3.参观与考察管理如有外部单位来公司参观考察涉及项目执行的相关区域或设施，应提前进行审批，并安排专人陪同，明确参观考察的范围和注意事项，防止参观人员接触到公司的保密信息。对于参观考察过程中涉及的项目执行情况、技术资料等信息，应按照公司的保密要求进行管理，不得随意向参观人员透露。四、保密监督与检查（一）监督检查机构公司设立保密管理部门，负责对项目执行过程中的保密工作进行监督检查。保密管理部门应定期或不定期对各部门的保密工作进行检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）监督检查内容1.保密制度的执行情况，包括人员管理、文件管理、会议管理、办公区域管理、移动存储设备管理、对外交流与合作管理等方面的制度执行情况。2.保密措施的落实情况，如保密培训、签订保密协议、文件标识与存储、会议记录与资料管理、门禁与办公设备管理、网络安全防护等措施的落实情况。3.保密信息的知悉范围和使用情况，是否存在超范围知悉和违规使用保密信息的情况。4.保密工作中存在的问题和隐患，以及对发现问题的整改情况。（三）监督检查方式1.定期检查保密管理部门应定期对各部门的保密工作进行全面检查，检查周期一般为每季度一次。定期检查应制定详细的检查计划，明确检查内容、检查方法、检查人员等，并形成检查报告。2.不定期抽查保密管理部门应不定期对各部门的保密工作进行抽查，抽查内容和方式可根据实际情况灵活确定。不定期抽查应及时发现和纠正保密工作中存在的问题，确保保密措施的有效落实。3.专项检查针对项目执行过程中的重点环节或存在的突出问题，保密管理部门可组织开展专项检查。专项检查应深入查找问题根源，提出针对性的整改措施，确保项目执行过程中的保密工作得到有效保障。（四）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，保密管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限、整改责任人等信息。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整改计划，认真组织实施整改措施，并在规定期限内将整改情况报告保密管理部门。3.保密管理部门应对责任部门的整改情况进行跟踪检查，确保整改措施得到有效落实。如整改不到位，应责令责任部门重新整改，直至达到要求为止。五、保密责任与奖惩（一）保密责任1.公司责任公司应建立健全保密管理制度，加强保密教育和培训，提供必要的保密设施和条件，确保项目执行过程中的保密工作得到有效保障。公司应定期对保密制度的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题，对违反保密制度的行为进行严肃处理。2.部门责任各部门负责人是本部门保密工作的第一责任人，应负责组织实施本部门的保密工作，确保本部门员工遵守公司的保密制度和保密要求。各部门应定期对本部门的保密工作进行自查，发现问题及时整改，并向保密管理部门报告自查情况。3.员工责任员工应自觉遵守公司的保密制度和保密要求，履行保密义务，保守公司的商业秘密和项目相关信息。员工在项目执行过程中，如发现保密信息有泄露风险或已经发生泄露事件，应立即报告部门负责人和保密管理部门，并采取必要的措施防止损失扩大。（二）奖励1.对于在项目执行过程中严格遵守保密制度，为公司保密工作做出突出贡献的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于颁发荣誉证书、奖金、晋升等。2.对及时发现和制止保密信息泄露事件，避免公司遭受重大损失的员工，公司将视情节给予相应的奖励。（三）惩罚1.对于违反公司保密制度，泄露公司商业秘密或项目相关信息的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚，并依法追究其法律