行政文档归类管理制度

行政文档归类管理制度一、总则（一）目的为了加强公司行政文档的管理，确保文档的完整性、准确性和可查阅性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各部门、各岗位所产生的行政文档，包括但不限于文件、报告、合同、会议纪要、通知、信函等。（三）管理原则1.集中统一原则：公司行政文档由行政部门集中管理，确保文档管理的规范化和标准化。2.分类清晰原则：根据文档的性质、来源、用途等进行分类，便于查找和使用。3.安全保密原则：严格控制文档的访问权限，确保文档的安全性和保密性。4.及时归档原则：各类文档应在规定时间内及时归档，避免积压和丢失。二、文档分类（一）按文档性质分类1.政策法规类：国家、地方政府及行业主管部门颁发的相关政策、法规、条例等文件。2.公司制度类：公司制定的各项规章制度、管理办法、流程等文件。3.业务文档类：与公司业务相关的合同、协议、项目文档、业务报表等。4.行政办公类：公司日常行政事务中产生的文件，如通知、报告、请示、会议纪要、信函等。5.人事档案类：员工个人档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。6.财务档案类：财务报表、账目凭证、审计报告、税务文件等。7.技术资料类：公司技术研发、产品设计、工艺流程等方面的文件资料。（二）按文档来源分类1.内部文件：公司内部各部门、各岗位自行产生的文件。2.外部文件：来自公司外部的文件，如政府部门文件、合作伙伴文件、客户文件等。（三）按文档用途分类1.通用文档：适用于公司全体员工的一般性文件，如公司简介、规章制度手册等。2.部门专用文档：仅适用于特定部门的文件，如销售部门的销售合同模板、研发部门的技术规范等。3.个人专用文档：与员工个人相关的文件，如员工工作计划、述职报告等。三、文档编号（一）编号规则1.政策法规类：编号格式为"ZF[年份][序号]"，例如"ZF2023001"，其中"ZF"代表政策法规类，"2023"为年份，"001"为序号。2.公司制度类：编号格式为"ZD[年份][序号]"，例如"ZD2023002"，其中"ZD"代表公司制度类，"2023"为年份，"002"为序号。3.业务文档类：编号格式为"YW[年份][部门代码][序号]"，例如"YW202301003"，其中"YW"代表业务文档类，"2023"为年份，"01"为部门代码（具体部门代码见附件），"003"为序号。4.行政办公类：编号格式为"xG[年份][月份][序号]"，例如"xG202305005"，其中"xG"代表行政办公类，"2023"为年份，"05"为月份，"005"为序号。5.人事档案类：编号格式为"RS[年份][员工编号]"，例如"RS20230010"，其中"RS"代表人事档案类，"2023"为年份，"0010"为员工编号。6.财务档案类：编号格式为"CW[年份][序号]"，例如"CW2023004"，其中"CW"代表财务档案类，"2023"为年份，"004"为序号。7.技术资料类：编号格式为"JS[年份][项目代码][序号]"，例如"JS202302006"，其中"JS"代表技术资料类，"2023"为年份，"02"为项目代码（具体项目代码见附件），"006"为序号。（二）编号分配1.编号由行政部门负责统一分配，各部门应按照编号规则对本部门产生的文档进行编号。2.新的文档编号应在文档产生时及时确定，避免编号重复或遗漏。四、文档收集与整理（一）收集职责1.各部门应指定专人负责本部门文档的收集工作，确保文档的及时、完整收集。2.对于重要文件或紧急文件，应及时报送行政部门。（二）收集范围1.部门日常工作中产生的各类文件、报告、报表等。2.参加外部会议带回的文件资料。3.与外部单位往来的信函、传真、电子邮件等。4.员工个人提交的工作计划、总结、述职报告等。（三）整理要求1.收集到的文档应进行初步整理，去除无关的附件、复印件等，确保文档内容完整、清晰。2.按照文档分类标准对文档进行分类，同一类文档应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对于纸张文档，应在文档右上角空白处加盖"文件章"，注明文档编号、日期、部门等信息。4.对于电子文档，应按照分类目录进行存储，并在文件名中体现文档编号、日期、主题等信息。五、文档归档（一）归档时间1.行政办公类文档应在文件办理完毕后的[x]个工作日内归档。2.业务文档类、人事档案类、财务档案类、技术资料类等应在每年年底前完成当年文件的归档工作。3.政策法规类、公司制度类文档应在发布后及时归档。（二）归档流程1.各部门整理好的文档应填写《文档归档清单》（见附件），一式两份，一份随文档一起交行政部门，一份自留备查。2.行政部门收到各部门交来的文档后，应进行核对，确保文档编号、分类准确无误。3.核对无误的文档应按照档案管理要求进行装订、编目、上架等操作，建立档案索引，便于查询。4.行政部门应定期对归档文档进行检查，发现问题及时通知相关部门进行整改。六、文档查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅文档的，应填写《文档查阅申请表》（见附件），经所在部门负责人批准后，到行政部门查阅。2.涉及公司机密的文档，需经公司分管领导批准后方可查阅。3.外部单位因合作、审计等原因需要查阅公司文档的，应提前向公司行政部门提交查阅申请，经公司领导批准后，由行政部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.申请人填写《文档查阅申请表》，注明查阅文档的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经相关领导批准后，交行政部门档案管理人员。3.档案管理人员根据申请表提供的信息，查找相应文档，提供给申请人查阅。4.申请人查阅完毕后，应在《文档查阅登记表》（见附件）上签字确认，归还文档。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅文档的，应填写《文档借阅申请表》（见附件），经所在部门负责人和行政部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.涉及公司机密的文档，原则上不允许借阅，如确因工作需要借阅的，需经公司分管领导批准，并严格按照保密要求进行管理。（四）借阅流程1.申请人填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档的名称、编号、借阅期限等信息。2.申请表经相关领导批准后，交行政部门档案管理人员。3.档案管理人员根据申请表提供的信息，查找相应文档，办理借阅手续，将文档交给申请人。4.申请人借阅期满后，应及时归还文档，档案管理人员应检查文档是否完好无损，如有损坏或丢失，应按照相关规定进行处理。七、文档保管与维护（一）保管环境1.行政部门应设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保文档的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[x]℃[x]℃之间，湿度控制在[x]%[x]%之间。（二）保管期限1.政策法规类、公司制度类文档应长期保管。2.业务文档类、行政办公类文档根据其重要性和实际需要确定保管期限，一般为[x]年至[x]年不等。3.人事档案类、财务档案类、技术资料类等按照国家相关法律法规和公司规定执行保管期限。（三）定期盘点1.行政部门应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保文档的数量、质量与档案记录一致。2.盘点过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理。（四）文档维护1.对于纸质文档，应定期进行检查，发现纸张破损、字迹模糊等情况，应及时进行修复或复印备份。2.对于电子文档，应定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，要及时更新杀毒软件，防止病毒感染。八、文档销毁（一）销毁条件1.超过保管期限且无继续保存价值的文档。2.因公司机构调整、业务变更等原因不再使用的文档。3.涉及公司机密但已过保密期限且经公司领导批准销毁的文档。（二）销毁流程1.行政部门应定期清理库存档案，确定需要销毁的文档清单，并填写《文档销毁申请表》（见附件）。2.《文档销毁申请表》经公司分管领导批准后，方可进行销毁操作。3.销毁文档时，应至少有两名工作人员在场监督，并做好销毁记录，记录内容包括销毁日期、文档名称、编号、数量等。4.销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保文档无法恢复。5.销毁记录应保存[x]年以上。九、保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的文档。2.公司内部尚未公开的政策、规划、决策等文件。3.客户信息、合作伙伴信息等敏感文档。（二）保密措施1.对涉及保密的文档，应在文档上加盖"机密"、"秘密"等保密标识。2.严格控制保密文档的查阅和借阅权限，仅限经过授权的人员查阅和借阅。3.查阅和借阅保密文档时，应在专门的场所进行，不得将文档带出公司或转借他人。4.对保密文档的存储设备应进行加密处理，并妥善保管，防止丢失或被盗。5.员工离职时，应将其所持有的保密文档全部归还公司，并办理交接手续。（三）保密责任1.公司全体员工应严格遵守保密制度，对所接触到