高校学院公章管理制度

高校学院公章管理制度一、总则（一）目的为了加强学院公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护学院的正常工作秩序和合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学院各系、各部门及全体教职员工。（三）定义学院公章是指学院在对外交往、对内行文、签订合同等活动中使用的具有法律效力的印章，包括学院行政公章、党委公章、系部公章等。二、公章的刻制与启用（一）公章的刻制1.学院公章的刻制须经学院党委或行政批准，由学院办公室统一办理。2.刻制公章时，应选择具有公安机关颁发《特种行业许可证》的正规印章制作单位，并严格按照国家有关规定和学院的要求进行刻制。3.新刻制的公章，应在印章制作完成后，及时将印模报学院办公室备案。（二）公章的启用1.新公章启用前，须由学院办公室发文通知学院各系、各部门，并在学院公告栏进行公示。2.公章启用时，应在《公章使用登记表》上注明启用日期、启用范围等信息。3.原公章停用或作废时，应及时将其交回学院办公室，并办理相关手续。三、公章的保管（一）保管责任1.学院行政公章由学院办公室指定专人负责保管，党委公章由学院党委办公室指定专人负责保管，系部公章由各系部指定专人负责保管。2.公章保管人员应严格遵守公章管理制度，妥善保管公章，确保公章安全。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.公章保管人员不得擅自将公章转借他人或带出办公室使用，确因工作需要带出的，须经学院领导批准，并办理相关手续。3.公章保管人员应定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告学院领导，并采取相应的措施进行处理。四、公章的使用（一）使用原则1.公章的使用必须严格按照规定的范围和程序进行，未经批准不得擅自使用。2.使用公章时，应确保盖章内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、空白合同等文件上加盖公章。（二）使用范围1.学院行政公章的使用范围包括：学院对外发布的公文、函件、证明材料等；学院与校内外单位签订的合同、协议等；学院教职工的各类证书、证明等；其他需要加盖学院行政公章的文件、材料等。2.学院党委公章的使用范围包括：学院党委发布的文件、通知、决定等；学院党委与校内外单位签订的党建合作协议等；学院党员的各类组织关系证明、入党材料等；其他需要加盖学院党委公章的文件、材料等。3.系部公章的使用范围包括：系部对外发布的公文、函件、证明材料等；系部与校内外单位签订的合作协议等；系部学生的各类证书、证明等；其他需要加盖系部公章的文件、材料等。（三）使用程序1.用章申请人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章范围等信息，并经部门负责人签字同意后，报学院领导审批。2.学院领导审批同意后，用章申请人将《公章使用申请表》交公章保管人员，由公章保管人员按照审批意见进行用章，并在《公章使用登记表》上登记盖章时间、盖章内容、盖章人等信息。3.用章完毕后，公章保管人员应及时将公章收回，并妥善保管。（四）特殊情况的处理1.如遇紧急情况或特殊原因，无法事先办理用章审批手续的，用章申请人应电话或口头向学院领导报告，经同意后可先行用章，但事后应及时补办审批手续。2.涉及学院重大事项、重要文件等的用章，须经学院党政主要领导共同审批后方可用章。五、公章的停用与销毁（一）停用原因1.公章因磨损、损坏等原因无法正常使用的；2.公章因机构调整、名称变更等原因不再使用的；3.其他需要停用公章的情况。（二）停用程序1.公章保管人员发现公章需要停用时，应及时报告学院领导，并填写《公章停用申请表》，说明停用原因、停用时间等信息。2.学院领导审批同意后，公章保管人员应将公章交回学院办公室，并办理相关交接手续。（三）销毁程序1.停用的公章由学院办公室统一保管，定期进行清理。2.对于需要销毁的公章，应填写《公章销毁申请表》，经学院领导审批同意后，由学院办公室会同纪检监察部门共同进行销毁，并在《公章销毁登记表》上登记销毁时间、销毁方式、监销人等信息。3.销毁公章时，应采用粉碎、熔化等方式进行，确保公章无法恢复使用。六、监督与检查（一）监督检查部门学院办公室负责对公章的使用情况进行监督检查，纪检监察部门负责对公章管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.公章的保管是否安全可靠，是否存在擅自转借、带出办公室等情况；2.公章的使用是否符合规定的范围和程序，是否存在未经批准擅自使用、在空白纸张等文件上加盖公章等情况；3.《公章使用申请表》、《公章使用登记表》、《公章停用申请表》、《公章销毁申请表》等相关记录是否完整、准确；4.其他与公章管理有关的事项。（三）违规处理1.对于违反公章管理制度的行为，学院将视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、撤职等处分；2.因违反公章管理制度给学院造成损失的，责任人应承担相应的赔偿责任；3.构