公司设计章管理制度

公司设计章管理制度一、总则（一）目的为加强公司设计章的管理，规范设计章的使用流程，确保设计章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在涉及设计业务相关活动中对设计章的使用与管理。（三）设计章定义本制度所指设计章是公司用于设计文件、图纸、方案等相关业务资料确认的专用印章，具有特定的法律效力和用途。二、设计章的刻制与备案（一）刻制申请1.因业务需要使用设计章的部门，应填写《设计章刻制申请表》，详细说明刻制设计章的原因、使用范围、预计使用频率等信息。2.《设计章刻制申请表》需经部门负责人签字确认，并提交至公司行政部门审核。（二）审核批准1.行政部门收到《设计章刻制申请表》后，对申请内容进行审核，重点审查申请理由的合理性、使用范围的必要性以及预计使用频率的准确性。2.审核通过后，将申请表提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司业务发展需求和管理规定，对设计章刻制申请进行最终审批。（三）刻制与备案1.经审批同意刻制设计章后，行政部门负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。2.设计章刻制完成后，行政部门应及时将印章印模留存备案，并将印章移交至申请使用的部门负责人签收。同时，在公司印章管理台账中详细记录设计章的刻制时间、启用时间、使用部门、保管人等信息。三、设计章的保管（一）保管责任人1.设计章由各部门指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保印章的安全存放与正确使用。2.部门负责人对本部门设计章的保管情况负有监督责任，定期检查印章保管情况，确保印章保管安全、规范。（二）保管要求1.设计章应存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防潮、防火等设施。2.印章保管人不得将设计章转借他人使用，不得在未经授权的情况下携带印章外出。如因工作需要必须携带印章外出，应事先填写《设计章外出使用申请表》，经部门负责人和公司分管领导批准后，由两人以上共同携带，并采取必要的安全措施。3.印章保管人应严格遵守印章保管制度，不得擅自委托他人代管设计章。如因特殊原因需要临时交接印章保管工作，应提前向部门负责人报告，并办理书面交接手续。交接双方应对印章的数量、完好情况等进行详细核对，并在交接记录上签字确认。四、设计章的使用（一）使用范围1.设计章仅限于在公司内部设计业务相关的文件、图纸、方案、报告等资料上加盖，用于确认设计成果、表明公司对设计内容的认可。2.具体使用范围包括但不限于：与客户签订的设计合同、设计方案图纸、设计变更单、设计成果交付文件等。（二）使用流程1.申请：使用设计章的部门或个人应填写《设计章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称及编号、用章位置、预计用章日期等信息。2.审核：《设计章使用申请表》需经部门负责人审核签字，确保用章事由真实、合理，用章文件符合公司业务要求和管理规定。对于涉及重要设计项目或金额较大的合同等文件，还需提交至公司分管领导进行二次审核。分管领导根据公司相关政策和业务实际情况，对用章申请进行严格把关，确保公司利益不受损害。3.盖章：经审核批准后，印章保管人按照批准的用章内容和要求，在指定文件的规定位置加盖设计章。盖章应清晰、端正，确保印章内容完整、可识别。4.登记：印章使用完毕后，印章保管人应及时在《设计章使用登记表》上记录用章日期、用章文件名称及编号、用章申请人、盖章情况等信息，并将《设计章使用申请表》和用章文件原件一并存档保管。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即使用设计章，但无法按照正常流程进行申请审批时，印章保管人应及时与部门负责人和公司分管领导取得联系，说明情况并征得同意后先行盖章。事后，使用部门或个人应在[具体时长]内补办申请审批手续，并将相关情况详细记录在《设计章使用登记表》备注栏中。2.对于涉及法律纠纷或重大风险的设计业务文件，在用章前应组织公司法律合规部门、财务部门等相关人员进行会审，确保文件内容合法合规，避免给公司带来潜在风险。五、设计章的停用与销毁（一）停用条件1.因公司业务调整、设计项目结束或其他原因，设计章不再使用时，应由使用部门填写《设计章停用申请表》，说明停用原因及预计停用日期。2.《设计章停用申请表》经部门负责人签字确认后，提交至公司行政部门审核。（二）审核批准行政部门收到《设计章停用申请表》后，对申请内容进行审核。审核通过后，将申请表提交至公司分管领导审批。分管领导批准后，设计章进入停用流程。（三）停用处理1.设计章停用后，保管人应立即将印章封存，并交回公司行政部门。行政部门负责在公司印章管理台账中注明印章停用日期，并将印章与相关档案资料一并妥善保管。2.在印章停用期间，任何部门或个人不得擅自使用已停用的设计章。如发现违规使用情况，公司将依法追究相关责任人的责任。（四）销毁程序1.对于长期不再使用且无保留价值的设计章，由行政部门定期清理，并填写《设计章销毁申请表》，详细说明销毁原因、印章名称、数量等信息。2.《设计章销毁申请表》经公司分管领导批准后，行政部门会同公司审计部门、法务部门等相关人员共同监督印章销毁过程。销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁完成后，参与销毁的人员应在《设计章销毁记录》上签字确认，并将销毁记录存档保管。六、监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责定期对设计章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、用章登记是否完整等。2.各部门负责人应加强对本部门设计章使用情况的日常监督，确保印章使用符合公司规定和业务要求。发现问题应及时纠正，并向公司行政部门报告。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用设计章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用设计章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任