运输行业合同管理制度

运输行业合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司运输合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类运输合同，包括但不限于公路运输合同、铁路运输合同、水路运输合同、航空运输合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门发起：业务部门根据运输业务需求，填写《运输合同申请表》，详细说明运输货物的名称、数量、起运地、目的地、运输方式、运输时间等信息，并提交给合同管理部门。2.合同管理部门审核：合同管理部门对《运输合同申请表》进行审核，重点审核业务的真实性、合法性、条款的合理性等。审核通过后，将申请表转交给法务部门。3.法务部门审查：法务部门对合同条款进行法律审查，确保合同内容符合法律法规要求，不存在法律风险。审查通过后，将合同草案返回给合同管理部门。4.合同谈判：合同管理部门组织业务部门与对方当事人进行合同谈判，就合同条款进行协商、修改和确定。谈判过程中应充分考虑公司利益，争取有利的合同条件。5.合同签订：经谈判达成一致后，由授权代表签订运输合同。合同签订后，合同管理部门负责将合同原件进行归档保存，并将合同副本分发给相关部门。（二）合同签订要求1.合同主体资格审查：在签订合同前，应审查对方当事人的主体资格，包括营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等，确保对方具有签订合同的合法资格和履约能力。2.合同条款明确：合同条款应清晰、明确、具体，避免模糊不清或歧义。主要条款应包括运输货物的详细信息、运输费用及支付方式、运输时间、运输质量标准、违约责任等。3.合同格式规范：合同应采用公司统一规定的格式文本，如有特殊要求需要修改格式文本的，应经合同管理部门和法务部门同意。4.授权签订：签订合同的授权代表应具有公司明确的授权，授权范围应明确具体。在签订合同前，应核对授权代表的身份和授权文件。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门根据合同约定，制定详细的运输履行计划，明确运输任务的具体安排，包括运输车辆调度、驾驶员安排、货物装卸时间等。2.履行计划应提交给合同管理部门备案，合同管理部门负责跟踪履行计划的执行情况。（二）运输过程监控1.业务部门应建立运输过程监控机制，实时掌握运输车辆的运行状态、货物运输情况等。通过GPS定位系统、视频监控等手段，对运输过程进行全程监控。2.如发现运输过程中出现异常情况，如车辆故障、交通事故、货物损坏等，业务部门应及时采取措施进行处理，并向合同管理部门报告。3.合同管理部门根据业务部门报告的情况，及时与对方当事人沟通协调，协商解决问题，确保合同履行不受影响。（三）货物交付与验收1.运输车辆到达目的地后，驾驶员应按照合同约定的时间和地点，将货物交付给对方当事人。2.对方当事人应在收到货物后，按照合同约定的验收标准进行验收。如发现货物存在数量短缺、质量损坏等问题，应及时向业务部门提出异议。3.业务部门应及时处理对方当事人提出的异议，如属于运输过程中造成的问题，应按照合同约定承担相应的责任。（四）运输费用结算1.业务部门应按照合同约定的运输费用标准和支付方式，及时与对方当事人进行运输费用结算。2.在结算运输费用前，业务部门应核对运输任务完成情况、货物验收情况等，确保结算金额准确无误。3.财务部门负责对运输费用结算进行审核，审核通过后办理付款手续。四、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应填写《运输合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。2.《运输合同变更申请表》应提交给合同管理部门，合同管理部门审核后转交给法务部门。（二）变更审查与批准1.法务部门对合同变更申请进行法律审查，评估变更事项的合法性和风险。2.经法务部门审查通过后，由合同管理部门组织相关部门进行协商，就变更事项达成一致意见。3.变更事项经协商一致后，报公司领导审批。公司领导批准后，方可进行合同变更。（三）变更合同签订1.合同变更经批准后，业务部门与对方当事人重新签订变更后的运输合同。变更后的合同签订流程与原合同签订流程相同。2.合同管理部门负责将变更后的合同原件进行归档保存，并将变更情况及时通知相关部门。五、合同终止管理（一）终止条件1.运输合同履行完毕，双方的权利义务已经全部实现，合同自然终止。2.合同双方协商一致，提前解除合同。3.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，导致合同无法继续履行，经双方协商一致，可以终止合同。4.一方违反合同约定，另一方依法解除合同。（二）终止通知1.当出现合同终止情形时，合同一方应及时向对方发出《运输合同终止通知》，明确告知合同终止的原因、时间等信息。2.《运输合同终止通知》应经合同管理部门审核后发出，并留存相关记录。（三）终止清算1.合同终止后，业务部门应组织相关人员对合同履行情况进行清算，包括运输费用结算、货物交付情况、违约责任承担等。2.财务部门负责对清算结果进行审核，确保清算工作准确无误。3.合同管理部门负责将合同终止的相关资料进行归档保存，包括终止通知、清算报告等。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同管理部门负责收集合同的相关资料，包括合同原件、《运输合同申请表》、谈判记录、变更申请及审批文件、终止通知及清算报告等。2.档案收集应确保资料的完整性和准确性，不得遗漏重要信息。（二）档案整理1.合同管理部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号。2.整理后的合同档案应编制目录，便于查阅和检索。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室。档案保管应确保安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。2.定期对合同档案进行检查和清理，对超过保管期限或已无保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.涉及公司商业秘密或其他敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。七、合同风险防范（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期组织对运输合同进行风险识别与评估，分析合同在签订、履行、变更、终止等过程中可能存在的风险。2.风险识别与评估应涵盖法律风险、市场风险、信用风险、操作风险等多个方面。（二）风险防范措施1.针对识别出的风险，制定相应的风险防范措施。如加强合同条款审查，防范法律风险；对合作方进行信用评估，防范信用风险等。2.定期对风险防范措施的执行情况进行检查和评估，及时发现并解决存在的问题。（三）应急处理机制1.建立合同风险应急处理机制，当发生重大合同风险事件时，能够迅速启动应急预案，采取有效的应对措施。2.应急处理机制应明确应急处理流程、责任分工、沟通协调机制等，确保在风险事件发生时能够及时、有效地进行处理，降低损失。八、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门负责对运输合同的签订、履行、变更、终止等情况进行定期监督检查。2.监督检查内容包括合同签订是否符合流程、履行是否按时完成、变更是否合规、终止是否妥善等。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价制度，对业务部门及相关人员在合同管理工作中的表现进