高等学院合同管理制度

高等学院合同管理制度一、总则（一）目的为加强高等学院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学院合法权益，根据国家法律法规及相关政策，结合学院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、校企合作合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和学院利益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同内容应公平合理，权利义务对等，不得显失公平。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会学院设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构。合同管理委员会由学院领导、相关职能部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议合同管理制度、流程等重大事项。2.审议重大合同，对合同的必要性、合法性、可行性等进行审查。3.协调解决合同管理中的重大问题。（二）合同归口管理部门根据合同类别，确定相应的合同归口管理部门，负责合同的日常管理工作。具体职责如下：1.制定本部门合同管理实施细则。2.负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作。3.建立本部门合同台账，定期统计、分析合同执行情况。4.参与合同纠纷的处理。（三）合同承办部门合同承办部门负责具体业务合同的发起、谈判、起草等工作，并配合合同归口管理部门做好合同的审核、签订、履行等工作。其主要职责包括：1.对合同项目进行可行性研究和风险评估。2.负责与合同对方进行沟通、协商，拟定合同条款。3.组织合同签订前的准备工作，如提交相关资料、办理审批手续等。4.负责合同的履行，及时解决履行过程中出现的问题。（四）法务部门法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见和建议，参与合同纠纷的处理等工作。（五）审计部门审计部门负责对合同履行情况进行审计监督，对重大合同进行专项审计。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需要，开展项目调研、谈判等工作，拟定合同初稿。2.合同初稿提交合同归口管理部门审核，合同归口管理部门对合同条款的完整性、准确性、合法性等进行审查，并提出修改意见。3.合同承办部门根据审核意见对合同初稿进行修改完善后，提交法务部门进行合法性审查。4.法务部门对合同进行合法性审查，出具法律意见书。合同承办部门根据法律意见书对合同进行进一步修改。5.修改后的合同提交合同管理委员会审议（重大合同）或学院领导审批（一般合同）。6.经审批通过的合同，由合同承办部门与合同对方签订。（二）合同文本要求1.合同应采用书面形式，内容应完整、准确、清晰，包括但不限于合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。2.合同中涉及知识产权、保密条款等重要内容的，应明确约定双方的权利义务。3.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。（三）授权委托1.学院对外签订合同，应由法定代表人或其授权的代理人进行。授权代理人应持有学院法定代表人签署的授权委托书，授权委托书应明确授权范围、期限等内容。2.合同承办部门应妥善保管授权委托书，不得转借、涂改或超期使用。四、合同履行管理（一）履行责任1.合同签订后，合同承办部门应按照合同约定全面履行义务，确保合同顺利履行。2.合同履行过程中，如发现问题或出现纠纷，合同承办部门应及时与合同对方沟通协商，采取有效措施解决问题，并向合同归口管理部门报告。（二）跟踪与监督1.合同归口管理部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查、统计和分析，及时掌握合同履行进度。2.合同承办部门应定期向合同归口管理部门报送合同履行情况报告，包括合同执行情况、存在的问题及解决措施等。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.符合法定或约定解除条件的，合同承办部门应及时通知合同对方解除合同，并签订书面解除协议。五、合同档案管理（一）归档范围合同签订、履行过程中形成的各类文件、资料，包括合同文本、审批文件、往来信函、会议纪要、补充协议、履行记录等，均应归档保存。（二）归档要求1.合同承办部门应在合同签订或履行完毕后及时整理相关资料，移交合同归口管理部门归档。2.归档资料应齐全、完整、真实，字迹清晰，载体应符合长期保存要求。3.合同归口管理部门应按照档案管理规定对归档资料进行分类、编号、装订，并建立合同档案台账。（三）查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同归口管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.如需借阅合同档案，应填写《合同档案借阅申请表》，经合同归口管理部门负责人和学院分管领导批准后，办理借阅手续，并在规定期限内归还。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防合同承办部门在合同签订和履行过程中，应加强风险防范意识，严格按照合同约定履行义务，避免发生合同纠纷。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据资料，分析纠纷原因，提出解决方案，并向合同归口管理部门报告。2.合同归口管理部门组织相关部门和人员进行研究讨论，制定纠纷处理策略。3.根据纠纷处理策略，合同承办部门与合同对方进行协商解决。协商不成的，可以根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。4.在纠纷处理过程中，合同承办部门应及时向学院领导汇报进展情况，配合学院做好相关工作。七、合同监督与考核（一）监督检查1.学院定期对合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行的合法性、合规性等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对合同承办部门和合同归口管理部门的合同管理工作进行考核评