软件公司外包管理制度

软件公司外包管理制度一、总则（一）目的为规范公司软件外包业务的管理，提高外包项目的质量和效率，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有软件外包项目，包括但不限于软件开发、软件测试、软件维护等外包业务。（三）基本原则1.合法合规原则：外包业务应符合国家法律法规及相关政策要求。2.质量第一原则：确保外包项目的交付成果满足公司需求和质量标准。3.成本效益原则：在保证项目质量的前提下，合理控制外包成本，提高经济效益。4.风险管理原则：对外包过程中的风险进行识别、评估和控制，降低风险影响。二、外包项目流程（一）项目需求分析1.业务部门提出软件外包需求，详细描述项目目标、功能要求、性能指标、时间要求等。2.与业务部门沟通，深入了解业务流程和业务规则，确保需求的准确性和完整性。3.对需求进行分析和评估，形成《软件外包项目需求规格说明书》，作为后续项目实施的依据。（二）供应商选择1.制定供应商筛选标准，包括技术能力、项目经验、信誉、价格等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。3.对供应商进行初步筛选，确定潜在供应商名单。4.向潜在供应商发送《软件外包项目需求邀请函》，邀请其提交项目解决方案和报价。5.组织对供应商的项目解决方案和报价进行评审，评估其技术可行性、经济合理性、项目计划合理性等。6.根据评审结果，选择合适的供应商，并与其签订《软件外包项目合同》。（三）项目启动1.成立项目管理小组，明确小组成员的职责和分工。项目管理小组一般包括项目经理、技术负责人、质量负责人、商务负责人等。2.组织项目启动会议，向供应商介绍项目背景、目标、需求、计划等，明确双方的工作界面和沟通方式。3.供应商制定项目实施计划，提交给项目管理小组审核。项目实施计划应包括项目进度安排、里程碑计划、资源配置计划等。4.项目管理小组根据供应商的项目实施计划，制定项目整体监控计划，明确监控点和监控方式。（四）项目执行1.供应商按照项目实施计划组织项目开发，定期向项目管理小组汇报项目进展情况。2.项目管理小组定期对项目进行检查和监督，及时发现和解决项目中出现的问题。3.建立有效的沟通机制，加强双方的沟通与协调。沟通方式包括定期会议、电话、邮件、即时通讯工具等。4.严格控制项目变更，如发生项目变更，应按照《项目变更管理流程》进行处理。（五）项目质量控制1.制定项目质量计划，明确质量目标、质量标准、质量控制措施等。2.供应商建立质量管理体系，对项目开发过程进行质量控制。3.项目管理小组定期对项目质量进行检查和评估，包括代码审查、测试报告审查、文档审查等。4.对发现的质量问题，及时要求供应商进行整改，整改完成后进行复查，确保问题得到彻底解决。（六）项目验收1.项目完成后，供应商提交项目验收申请，包括项目成果、测试报告、用户手册、维护手册等相关文档。2.项目管理小组组织对项目进行验收，验收内容包括功能测试、性能测试、安全测试、兼容性测试等。3.根据验收结果，出具《软件外包项目验收报告》。如验收合格，办理项目结算手续；如验收不合格，要求供应商进行整改，直至验收合格。（七）项目结算1.项目验收合格后，按照《软件外包项目合同》的约定，办理项目结算手续。2.供应商提交项目结算申请，包括项目费用明细、发票等相关资料。3.财务部门对项目结算申请进行审核，审核通过后支付项目款项。三、外包合同管理（一）合同签订1.合同文本应明确双方的权利和义务，包括项目内容、项目要求、项目进度、项目质量、项目费用、付款方式、验收标准、违约责任等条款。2.合同签订前，应进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。3.合同签订后，应及时进行编号、归档，并将合同副本分发给相关部门。（二）合同执行1.双方应严格按照合同约定履行各自的义务，确保项目顺利进行。2.如发生合同变更，应签订补充协议，并按照合同签订流程进行审核和签订。3.定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。（三）合同变更1.如因项目需求变更、市场变化、不可抗力等原因需要变更合同，应按照《项目变更管理流程》进行处理。2.变更合同应签订补充协议，明确变更的内容、变更的费用、变更的时间等条款。3.补充协议签订前，应进行法律审核，确保补充协议的合法性和有效性。（四）合同终止1.合同期满或双方协商一致，可以终止合同。2.合同终止前，应进行项目验收和结算，确保双方的权利和义务得到妥善处理。3.合同终止后，应及时进行合同归档和清理工作。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括技术能力、项目经验、信誉、价格等方面。2.对申请准入的供应商进行资质审核，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证件的审核。3.对供应商进行实地考察，了解其公司规模、技术实力、管理水平、质量控制等情况。4.审核通过的供应商纳入公司供应商名录，并定期进行评估和更新。（二）供应商评估1.建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。评估内容包括项目质量、项目进度、技术能力、服务水平、价格合理性等方面。2.评估方式包括问卷调查、现场考察、项目评审、客户反馈等。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与约束1.对优秀供应商给予表彰和奖励，如优先合作、增加合作机会、提供培训支持等。2.对不合格供应商进行警告、限期整改、暂停合作等处理措施，情节严重的取消其供应商资格。3.建立供应商信用档案，记录供应商的基本信息、合作项目情况、评估结果等，作为供应商管理的重要依据。五、项目风险管理（一）风险识别1.对软件外包项目可能面临的风险进行识别，包括技术风险、质量风险、进度风险、成本风险、人员风险、法律风险等。2.风险识别应贯穿项目全过程，定期进行风险识别和更新。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，评估其发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如专家打分法、层次分析法、决策树法等。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.对风险应对措施进行跟踪和监控，确保风险得到有效控制。（四）风险监控1.建立风险监控机制，定期对项目风险进行监控和评估。2.及时发现新的风险，并对已识别的风险进行重新评估，调整风险应对措施。六、项目文档管理（一）文档分类1.项目文档分为需求文档、设计文档、开发文档、测试文档、验收文档、维护文档等。2.需求文档包括《软件外包项目需求规格说明书》、需求变更记录等。3.设计文档包括总体设计文档、详细设计文档等。4.开发文档包括代码清单、数据库设计文档等。5.测试文档包括测试计划、测试用例、测试报告等。6.验收文档包括项目验收申请、项目验收报告等。7.维护文档包括维护手册、问题处理记录等。（二）文档编制要求1.文档应格式规范、内容完整、逻辑清晰、语言准确。2.文档应按照项目进度及时编制，确保与项目实际情况相符。3.文档编制过程中应进行审核和评审，确保文档质量。（三）文档管理1.建立项目文档管理平台，对项目文档进行集中管理。2.明确文档管理人员的职责和权限，确保文档的安全和保密。3.定期对项目文档进行备份，防止文档丢失或损坏。4.项目结束后，将项目文档进行归档保存，保存期限按照公司相关规定执行。七、沟通管理（一）沟通计划1.制定项目沟通计划，明确沟通目标、沟通方式、沟通频率、沟通对象等。2.沟通计划应根据项目需求和项目特点进行制定，并在项目启动阶段确定。（二）沟通方式1.沟通方式包括定期会议、电话、邮件、即时通讯工具等。2.定期会议包括项目启动会议、项目周会、项目月会、项目总结会议等。3.电话沟通应注意沟通时间和沟通内容的简洁明了。4.邮件沟通应注意邮件主题的明确、邮件内容的规范、邮件附件的大小和格式等。5.即时通讯工具沟通应注意沟通对象的选择和沟通内容的保密。（三）沟通协调1.加强双方的沟通与协调，及时解决项目中出现的问题。2.建立有效的沟通机制，确保信息的及时传递和共享。3.定期对沟通效果进行评估，不断改进沟通方式和沟通效率。八、项目变更管理（一）变更申请1.如发生项目变更，应由业务部门或供应商提出变更申请，详细描述变更的内容、变更的原因、变更的影响等。2.变更申请应提交给项目管理小组进行审核。（二）变更评估1.项目管理小组对变更申请进行评估，评估其技术可行性、经济合理性、项目进度影响等。2.评估通过后，编制《项目变更评估报告》，明确变更的必要性和可行性。（三）变更审批1.《项目变更评估报告》提交给公司相关领导进行审批。2.领导审批通过后，方可实施变更。（四）变更实施1.供应商按照变更要求组织项目实施，确保变更的顺利进行。2.项目管理小组对变更实施过程进行监控，及时发现和解决变更实施过程中出现的问题。（五）变更验收1.变更实施完成后，按照项目验收流程进行验收。2.验收合格后，对项目文档进行更新，确保文档与项目实际情况相符。九、监督与考核（一）监督机制1.建立项目监督机制，定期对项目进行检查和监督。2.监督内容包括项目进度、项目质量、项目成本、项目文档等方面。3.监督方式包括现场检查、会议汇报、文档审查等。（二）考核指标1.制定项目考核指标，包括项目进度指标、项目质量指标、项目成本指标、客户满意度指标等。2.项目进度指标包括项目按时完成率、里程碑按时完成率等。3.项目质量指标包括软件缺陷