项目过程文档管理制度

项目过程文档管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目过程文档管理，确保项目文档的完整性、准确性和规范性，提高项目管理效率，保障公司知识资产的有效积累和传承，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有项目，包括但不限于软件开发项目、工程建设项目、市场推广项目等。（三）定义1.项目过程文档：指项目从启动到结束过程中产生的各类文件、资料、记录等，包括项目计划、需求文档、设计文档、测试文档、项目报告等。2.文档责任人：指负责具体项目文档的撰写、收集、整理、审核和保管的人员。二、文档分类与编号（一）文档分类1.项目管理文档：包括项目计划、项目进度报告、项目变更申请与审批、项目风险管理文档等。2.需求文档：涵盖项目需求规格说明书、用户需求调研记录等。3.设计文档：如软件设计文档、系统架构设计文档、工程设计图纸等。4.测试文档：包含测试计划、测试用例、测试报告等。5.项目交付文档：如项目成果物、用户手册、操作指南等。6.其他文档：如项目会议纪要、项目培训资料、项目相关的往来邮件等。（二）文档编号为便于文档的识别、存储和检索，对各类文档进行统一编号。编号规则如下：项目名称缩写+文档类型缩写+年份+流水号例如："ERP项目需求文档2023001"三、文档管理职责（一）项目经理1.负责制定项目文档管理计划，明确项目各阶段文档的产出要求和责任人。2.组织项目团队成员撰写和收集项目文档，确保文档的按时完成和质量符合要求。3.对项目文档进行初审，审核文档的完整性、准确性和规范性，并提交给上级领导或相关部门审批。4.协调项目文档的存储、共享和使用，确保项目团队成员能够及时获取所需文档。（二）文档责任人1.按照项目经理的要求，负责具体项目文档的撰写、收集、整理和初步审核工作。2.确保所负责文档的内容真实、准确、完整，格式符合公司规定。3.及时将审核通过的文档提交给项目经理进行统一管理，并协助项目经理进行文档的存储和共享。（三）部门负责人1.对本部门所负责项目的文档管理工作进行监督和指导。2.审核本部门项目文档的合规性和有效性，确保文档符合公司业务需求和管理要求。（四）公司管理层1.审批重要项目的文档管理计划和关键文档。2.对公司整体项目文档管理工作进行决策和协调。四、文档撰写规范（一）内容要求1.文档应主题明确，内容详实，逻辑清晰，能够准确反映项目相关信息。2.语言表达应简洁明了，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和句子结构。3.对于引用的资料、数据等，应注明出处，确保文档的可追溯性。（二）格式要求1.文档应统一采用公司规定的格式模板，包括字体、字号、行距、页边距等。2.标题应层次分明，使用不同的字体和字号进行区分，一般分为一级标题、二级标题、三级标题等。3.文档中的图表、图片应清晰、准确，具有相应的编号和标题，并与正文内容紧密相关。（三）版本管理1.文档在撰写过程中可能会有多个版本，应明确版本标识规则，如V1.0、V1.1等。2.每次版本更新时，应记录更新的内容、时间和责任人，以便于追溯和查询。五、文档收集与整理（一）收集要求1.项目团队成员应按照项目文档管理计划的要求，及时将各自负责的文档提交给文档责任人。2.文档提交应确保内容完整、格式规范，并附带必要的说明和注释。3.对于跨部门协作的项目，相关部门应积极配合，及时提供所需的项目文档。（二）整理要求1.文档责任人收到文档后，应及时进行整理，按照文档分类和编号规则进行分类存放。2.对文档进行编号、编目，建立文档清单，记录文档的名称、编号、版本、撰写人、日期等信息，以便于查询和管理。3.对重要文档进行备份，确保文档的安全性和可靠性。六、文档审核与审批（一）审核流程1.文档责任人完成文档初稿后，应首先进行自我审核，检查文档的内容和格式是否符合要求。2.自我审核通过后，将文档提交给项目经理进行初审。项目经理应从项目整体角度出发，审核文档的完整性、准确性和与项目需求的一致性，并提出修改意见。3.项目经理初审通过后，对于重要文档或涉及多个部门的文档，应提交给相关部门负责人或公司管理层进行审批。审批人应在规定时间内完成审批，并签署审批意见。（二）审核内容1.文档内容是否完整，涵盖了项目相关的各个方面。2.文档表述是否准确，数据是否可靠，逻辑是否清晰。3.文档格式是否符合公司规定，排版是否整齐。4.文档与项目需求、设计方案等是否一致，是否满足项目管理的要求。七、文档存储与保管（一）存储方式1.建立公司统一的文档存储服务器，按照项目名称和文档分类进行文件夹结构设置，对项目过程文档进行集中存储。2.对于纸质文档，应进行扫描备份，并将电子文档存储在服务器相应位置，同时保留纸质文档的原件，按照一定的规则进行分类存放，便于查阅。（二）访问权限1.根据项目团队成员的工作职责和文档的保密级别，设置不同的文档访问权限。一般分为只读、可编辑、可下载等权限。2.严格控制敏感文档的访问范围，只有经过授权的人员才能访问相关文档。3.定期对文档访问权限进行审查和调整，确保权限设置的合理性和安全性。（三）保管期限1.根据项目的性质和重要程度，确定文档的保管期限。一般项目文档的保管期限为项目结束后[X]年，重要项目文档的保管期限可适当延长。2.在保管期限届满后，按照公司档案管理规定进行文档的销毁或存档处理。八、文档共享与使用（一）共享原则1.项目过程文档应在项目团队内部及时共享，确保项目成员能够获取所需的文档信息，以便于协同工作。2.对于涉及公司机密或知识产权的文档，应严格按照公司保密制度进行管理，限制共享范围。3.在确保安全和合规的前提下，鼓励公司内部其他部门或项目团队对项目过程文档进行合理使用和借鉴，促进公司知识资产的共享和传承。（二）共享方式1.通过公司内部的文档管理系统进行文档共享，项目团队成员可根据自己的权限访问和下载相关文档。2.定期召开项目文档分享会，由文档责任人或相关项目成员对项目文档进行讲解和交流，促进知识共享和经验传承。（三）使用规范1.使用项目过程文档时，应确保文档的完整性和准确性，不得擅自修改或删除文档内容。2.如需引用项目文档中的内容，应注明出处，尊重原作者的知识产权。3.对于共享的项目文档，应妥善保管，不得随意传播或泄露给外部人员。九、文档变更管理（一）变更申请1.当项目文档需要进行变更时，文档责任人或相关项目成员应填写《项目文档变更申请表》，说明变更的原因、内容、影响范围等。2.变更申请应提交给项目经理进行审核，项目经理应评估变更的必要性和可行性，并提出审核意见。（二）变更审批1.对于涉及重要内容或较大影响的文档变更，项目经理审核通过后，应提交给相关部门负责人或公司管理层进行审批。2.审批人应根据变更申请的内容和影响，做出是否批准变更的决定，并签署审批意见。（三）变更实施1.变更申请获得批准后，文档责任人应按照审批意见进行文档变更的实施。2.变更实施完成后，应对变更后的文档进行审核和验证，确保文档的质量和一致性。3.及时更新文档清单和文档版本记录，记录文档变更的相关信息。十、文档安全管理（一）安全措施1.对文档存储服务器采取安全防护措施，如安装防火墙、杀毒软件等，防止外部网络攻击和病毒入侵。2.定期对服务器进行数据备份，备份数据存储在异地，以防止数据丢失。3.对文档访问进行权限控制，设置不同的用户账号和密码，并定期更换密码，确保账号安全。（二）保密要求1.项目团队成员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的项目文档进行保密。2.在文档的撰写、存储、共享和使用过程中，采取必要的保密措施，防止文档泄露。3.对于离职或调岗的项目团队成员，应及时收回其对相关项目文档的访问权限。十一、文档销毁管理（一）销毁申请1.当文档保管期限届满或因其他原因需要销毁时，由文档责任人填写《项目文档销毁申请表》，说明销毁文档的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.销毁申请应提交给项目经理进行审核，项目经理应核实申请销毁文档的必要性和合规性，并提出审核意见。（二）销毁审批1.对于涉及重要项目或大量文档的销毁申请，项目经理审核通过后，应提交给相关部门负责人或公司管理层进行审批。2.审批人应根据公司档案管理规定和项目实际情况，做出是否批准销毁的决定，并签署审批意见。（三）销毁实施1.销毁申请获得批准后，由文档责任人组织实施文档销毁工作。2.文档销毁应采用安全、可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保文档信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。十二、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的文档管理监督小组，定期对项目过程文档管理工作进行检查和监督。2.监督小组应检查文档的撰写、收集、整理、审核、存储、共享等环节是否符合本制度的要求，发现问题及时提出整改意见。（二）考核办法1.将项目过程文档管理工作纳入项目团队成员的绩效考核体系，考核指标包