造价咨询资料管理制度

造价咨询资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司造价咨询业务资料的管理，规范资料的收集、整理、归档、保管和使用，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高造价咨询工作质量和效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有造价咨询项目资料的管理，包括但不限于项目前期资料、过程中资料、成果文件资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司设立专门的资料管理岗位或部门，对造价咨询资料进行集中统一管理。2.分类分级原则：按照资料的类别、性质、重要程度等进行分类分级管理，便于查找和使用。3.真实性原则：资料应如实反映造价咨询项目的实际情况，确保资料的真实性和可靠性。4.完整性原则：全面收集造价咨询项目各阶段的资料，保证资料的完整性。5.保密性原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，对涉及商业秘密、客户隐私等资料进行保密管理。二、资料管理职责（一）资料管理部门职责1.制定和完善公司造价咨询资料管理制度，并组织实施。2.负责造价咨询项目资料的收集、整理、归档、保管和查阅服务等工作。3.定期对资料进行检查、盘点，确保资料的安全和完整。4.对资料管理工作进行总结、分析，提出改进建议和措施。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目资料的收集、整理和审核工作，确保资料的真实性、准确性和完整性。2.按照公司资料管理制度的要求，及时将项目资料提交给资料管理部门归档。3.在项目实施过程中，妥善保管项目资料，防止资料丢失、损坏或泄密。4.配合资料管理部门做好资料的查阅、借阅等工作。（三）项目团队成员职责1.按照项目负责人的要求，及时收集、整理和提交本人工作范围内的项目资料。2.对所提交资料的真实性、准确性负责。3.遵守公司资料管理制度，不得擅自复制、传播或泄露项目资料。三、资料分类与编号（一）资料分类1.项目前期资料：包括项目立项批复、可行性研究报告、设计任务书、招标文件、投标文件等。2.项目过程资料：包括工程变更单、现场签证单、会议纪要、来往信函、询价记录、市场价格信息等。3.造价咨询成果文件资料：包括工程造价咨询报告、工程量清单、招标控制价、投标报价分析等。4.其他资料：与造价咨询项目相关的其他文件、资料，如合同协议、审计报告、验收报告等。（二）资料编号1.资料编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于资料的识别和管理。2.编号格式：[年份][项目编号][资料类别代码][顺序号]。年份：资料形成年份的后两位数字。项目编号：按照公司项目编号规则编制的项目代码。资料类别代码：根据资料分类设置的代码，如"Q"代表项目前期资料，"G"代表项目过程资料，"C"代表造价咨询成果文件资料，"T"代表其他资料。顺序号：同一类别资料的顺序编号，从001开始。3.示例：23005G010，表示2023年的005号项目的项目过程资料中的第10份资料。四、资料收集与整理（一）资料收集1.项目负责人应在项目启动时，制定资料收集计划，明确资料收集的范围、内容、时间节点等要求。2.项目团队成员应按照资料收集计划，及时收集各自工作范围内的项目资料，并提交给项目负责人审核。3.在项目实施过程中，如发现资料缺失或不完整，项目负责人应及时组织补充收集。4.对于来自客户、供应商、相关部门等外部单位的资料，项目负责人应指定专人负责接收、登记，并进行初步审核。（二）资料整理1.项目负责人应对收集到的项目资料进行整理，按照资料类别和编号顺序进行分类排序。2.对资料进行核对、校验，确保资料的真实性、准确性和完整性。对于存在问题的资料，应及时与相关人员沟通核实，进行修正或补充。3.对资料进行编目，编制资料目录清单，注明资料名称、编号、日期、来源、页数等信息，便于查阅和检索。4.对于电子资料，应按照规定的命名规则进行命名，并存储在指定的电子文件夹中，确保电子资料与纸质资料的一致性和关联性。五、资料归档（一）归档范围1.经过整理、审核后的项目前期资料、项目过程资料、造价咨询成果文件资料及其他资料均应归档。2.与项目相关的重要来往信函、会议纪要、电子邮件等应作为附件一并归档。（二）归档时间1.项目完成后，项目负责人应在[规定时间]内将项目资料整理完毕，提交给资料管理部门归档。2.资料管理部门应在收到项目资料后的[规定时间]内完成归档工作。（三）归档要求1.归档资料应齐全完整、字迹清晰、签字盖章手续完备。2.纸质资料应采用A4纸张打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐。3.电子资料应采用通用格式存储，并刻录成光盘或存储在服务器指定位置，同时建立电子资料索引目录。4.归档资料应编制归档清单，一式两份，一份由资料管理部门留存，一份随资料一同归档。六、资料保管（一）保管方式1.设立专门的资料档案室或资料保管区域，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保资料的安全保管。2.对纸质资料和电子资料应分别进行保管，纸质资料应分类存放于档案柜中，电子资料应存储在服务器或光盘等存储介质上，并进行备份。（二）保管期限1.造价咨询项目资料的保管期限应按照国家有关法律法规和公司规定执行。一般情况下，项目资料的保管期限为[X]年。2.对于涉及重要项目、重大决策、法律纠纷等资料，应适当延长保管期限。（三）保管检查1.资料管理部门应定期对资料保管情况进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，并做好检查记录。2.检查内容包括资料的完整性、准确性、存储介质的安全性、保管环境等。如发现问题，应及时采取措施进行处理。七、资料查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅造价咨询资料的，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人批准后，到资料管理部门查阅。2.资料管理部门应按照申请表的要求，提供相应的资料，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅资料名称等信息。3.查阅人员应在资料管理部门指定的地点查阅资料，不得擅自将资料带出资料室。如需复印或摘录资料，应经资料管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅造价咨询资料的，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人和资料管理部门负责人批准后，方可借阅。2.资料管理部门应按照申请表的要求，提供相应的资料，并与借阅人办理资料交接手续，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、应归还日期等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、标记、污损或丢失。如因保管不善造成资料损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。八、资料保密（一）保密措施1.对涉及商业秘密、客户隐私等造价咨询资料，应严格按照公司保密制度进行管理。2.资料管理部门应与接触资料的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.资料查阅和借阅场所应相对独立，限制无关人员进入。4.对电子资料应设置访问权限，采用加密存储等技术手段，防止资料泄露。（二）保密责任1.资料管理部门工作人员应严格遵守保密制度，对所管理的资料负有保密责任。2.项目团队成员在项目实施过程中，应对涉及的资料保密，不得泄露给无关人员。3.如发现资料有泄露风险或已经发生泄露事件，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司领导。九、资料销毁（一）销毁条件1.造价咨询资料保管期限届满，且不再需要继续保存的，可以进行销毁。2.因其他原因需要销毁的资料，应经公司领导批准后进行。（二）销毁程序1.资料管理部门应定期对保管期满的资料进行清理，编制《资料销毁清单》，注明资料名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《资料销毁清单》经部门负责人和公司领导批准后，由资料管理部门组织实施销毁。3.销毁方式可采用