公务卡痕迹管理制度

公务卡痕迹管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范公务卡使用行为，提高公务支出透明度，防范财务风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公务活动中使用公务卡的管理。（三）基本原则1.严格规范原则公务卡的使用必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保公务支出真实、合法、合规。2.便捷高效原则在保证合规的前提下，充分发挥公务卡的便捷支付功能，提高公务支出效率。3.痕迹管理原则对公务卡的使用进行全过程痕迹记录，便于监督和管理。二、公务卡管理职责分工（一）财务部门1.负责公务卡的申请、办理、注销等工作。2.制定公务卡报销流程和相关财务管理制度。3.审核公务卡报销凭证，办理报销手续。4.定期与银行核对公务卡交易明细，监控公务卡使用情况。（二）持卡人所在部门1.负责本部门公务卡的日常使用管理，督促持卡人及时还款。2.审核本部门公务卡报销事项的真实性、合理性。（三）持卡人1.妥善保管公务卡及密码，不得将公务卡转借他人使用。2.在规定的信用额度内使用公务卡，按时还款。3.按照公司财务制度和本管理制度的规定，及时报销公务卡消费支出。三、公务卡申请与启用（一）申请条件1.公司正式员工，因工作需要经常发生公务支出的人员。2.具有完全民事行为能力。（二）申请流程1.持卡人填写《公务卡申请表》，详细注明个人基本信息、联系方式、申请公务卡的用途等内容。2.将《公务卡申请表》提交所在部门负责人审核，部门负责人签署意见后报财务部门。3.财务部门对申请材料进行审核，审核通过后统一向合作银行申请办理公务卡。（三）启用与初始密码设置1.公务卡由银行直接邮寄给持卡人，持卡人收到公务卡后，应及时按照银行要求启用公务卡，并设置交易密码。2.持卡人应妥善保管公务卡密码，不得将密码告知他人。如因密码泄露导致的经济损失，由持卡人自行承担。四、公务卡使用规范（一）适用范围1.本公司因公务活动发生的差旅费、会议费、招待费等公务支出。2.购买办公用品、设备、耗材等公务用品支出。3.其他符合公务卡使用规定的支出。（二）使用要求1.公务卡只能用于公务活动支出，不得用于个人消费。2.持卡人在使用公务卡时，应确保交易真实、合法，不得恶意透支或套现。3.对于超过规定信用额度的公务支出，持卡人应提前向财务部门申请临时调增信用额度。（三）报销期限1.持卡人应在公务卡消费交易成功后的规定时间内（一般为[x]个工作日），将公务卡消费凭证及相关审批单提交所在部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将报销材料提交财务部门。财务部门应在收到报销材料后的[x]个工作日内完成审核，并办理报销手续。（四）报销凭证要求1.持卡人应取得真实、合法、有效的原始发票及相关消费凭证，并在发票上注明公务卡消费日期、消费金额、消费内容等信息。2.发票必须加盖发票专用章，发票内容应与公务活动内容相符。对于不符合规定的发票，财务部门不予报销。五、公务卡报销流程（一）报销申请持卡人登录公司财务管理系统，填写公务卡报销申请表，详细注明公务卡消费日期、消费金额、消费内容、交易流水号等信息，并上传公务卡消费凭证及相关审批单的电子扫描件。（二）部门审核持卡人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核。审核通过后，在报销申请表上签署意见，并提交财务部门。（三）财务审核财务部门对报销申请进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销金额是否符合公司财务制度规定。审核通过后，生成报销凭证，并将报销款项支付到持卡人指定的银行账户。（四）还款1.财务部门在完成公务卡报销手续后，按照银行规定的还款方式和还款时间，统一将报销款项偿还至公务卡账户。2.持卡人应及时关注公务卡还款情况，确保公务卡按时足额还款，避免产生逾期利息和不良信用记录。六、公务卡交易明细查询与监控（一）交易明细查询1.持卡人可通过银行提供的网上银行、手机银行等渠道，随时查询公务卡交易明细。2.财务部门定期从银行获取公务卡交易明细，与公司财务管理系统中的报销记录进行核对，确保交易信息一致。（二）异常交易监控1.财务部门负责对公务卡交易进行实时监控，如发现异常交易（如大额、频繁交易，疑似套现等），应及时与持卡人联系核实情况。2.对于发现的异常交易，财务部门有权暂停该公务卡的使用，并要求持卡人作出书面说明。如持卡人无法提供合理说明，财务部门有权拒绝报销相关费用，并追究持卡人的责任。七、公务卡保管与挂失（一）保管要求1.持卡人应妥善保管公务卡，避免卡片遗失、损坏或被盗。如发现公务卡遗失或被盗，应立即挂失。2.公务卡遗失或被盗期间发生的非本人交易，持卡人应及时向银行和财务部门报告，并配合调查处理。如因持卡人未及时挂失导致的经济损失，由持卡人自行承担。（二）挂失与补办1.持卡人发现公务卡遗失或被盗后，应立即拨打银行客服电话进行挂失，并在挂失后的[x]个工作日内到银行办理补办手续。2.持卡人在补办公务卡期间，可申请暂时使用备用公务卡或采用其他符合规定的支付方式进行公务支出。八、公务卡变更与注销（一）变更1.持卡人因工作岗位变动、联系方式变更等原因，需要变更公务卡相关信息的，应及时填写《公务卡信息变更申请表》，提交所在部门负责人审核，审核通过后报财务部门。2.财务部门审核通过后，通知银行办理公务卡信息变更手续。（二）注销1.持卡人不再使用公务卡时，应提前向所在部门负责人提出申请，经部门负责人同意后，将公务卡交回财务部门。2.财务部门核实公务卡无未结清款项后，通知银行办理公务卡注销手续。九、监督与检查（一）内部监督1.财务部门定期对公务卡使用情况进行检查，重点检查公务卡报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及公务卡使用是否符合规定。2.公司审计部门不定期对公务卡使用情况进行审计，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（二）外部监督接受财政、审计等部门的监督检查，如实提供公务卡使用情况及相关资料。对监督检查中发现的问题，及时进行整改，并按照规定进行处理。十、违规处理（一）违规行为界定1.持卡人将公务卡转借他人使用的。2.恶意透支或套现公务卡的。3.伪造、变造公务卡消费凭证或报销资料的。4.其他违反公务卡使用规定的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于批评教育、责令退还违规报销款项、暂停公务卡使用、扣减绩效奖金